公函標準格式及範例參考

公函一般由十個部分組成：

1.編號

為了方便整理、保存和查對，公函需要加上編號， 編號寫在信封的左上角。

例如：(a) B/1/99 (b)學字第92號

2.寫信人的地址

信紙的右上角必須寫上寫信人的地址，可用華文或英文書寫。

例如：(a)和平路198號

新加坡郵區123194

(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，

#03-108 Singapore l23194

3.收信人的姓名，職銜和地址

(a)收信人的姓名，寫在編號之下，但位置不可高過寫信人的地址，先寫姓名，姓名後面必須加上稱呼。

例如：劉維國先生

林月芳小姐

在收信人姓名下面寫收信人職銜，

例如：

勿洛聯絡所管理委員會主席

新世界書局經理

(b) 如果你不知道那個團體的負責人的姓名，

可以寫執事先生成寫他的職銜，

如：新城女子中學校長。

4.稱呼：

(a)正文的開頭寫收信人的稱呼，後面必須加冒號“：”不空格。

(b)可以用普通的稱呼：如”王先生”或在姓氏的後面加職銜“王經理”。也可用“經理先生”這樣的稱呼。

(c)自稱：可用我、本人、我校、我會、我所、本部、本局。

稱呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊。

5.標題

(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應加上標題。

(b)標題寫在稱呼下面的中央位置，標題下面必須畫上橫線;

寫標題的目的是要把正文的內容簡要地列出來。

例如：

請主持開幕典禮

接受友誼賽邀請

6.正文

正文可用下列任何一種格式。

(a)空格式，每段開頭都空二格。

(b)齊頭式，每段都頂格寫。

正文是公函中的主體部分，要求敍述清楚、簡潔。有時為了方便閲讀，視內容性質的不同，可加上序數號碼。

7.署名

(a)寫在正文的右下方。

(b)寫信人若有職銜，須寫清楚。

(c)署名後，一般用“啟”，為了表示慎重，可以用“謹啟”，或為了表示尊敬，可以用“敬啟”。

8.日期

寫在編號下面，通常可用中文或阿拉伯文寫出。例如：

(a)26-4-20xx (建議)√

(b)20xx年2月26日

(c)20xx年四月二十六日

切記不可混雜式的日期: 20xx年四月二十六日 (×)

9.副本

有的公函有必要交給有關方面查閲，就須寫上副本寄送的個人或團體。它通常寫在公函的左下方。例如：副本：公共關係主任

10.附件

如果公函還附有其他文件，必須在左下角列明。

例如：

附件：關於公司名稱變更的通知函。特此函告

範例：申請函一份

關於開設保險費專用銀行帳户的申請函

中國銀行北京***支行：

根據中國保監會20xx年12年月15日發佈實施的保監會令(20xx)15號文件，《保險經紀機構管理規定》第八十八條的規定，我公司現申請開設獨立的客户資金專用賬户。公司開設客户資金專用賬户用於存放下列款項：

一、投保人、被保險人支付給保險公司的保險費;

二、為投保人、被保險人和受益人代領的保險金或者保險賠款。

公司在與保險公司約定的期限內將保險費交付保險公司。

根據第八十九條規定我公司已建立專門賬簿，記載保險經紀業務收支情況。

特此申請，請批准。

****(北京)保險經紀有限公司

二〇〇九年十二月一日