公司企業公函

公司辦公管理規定公函

關於辦公易耗品管理規定的公告

一、適用人羣

本規定自執行之日起，規定本身適應全體在職員工。

二、機構部門

由行政部統一申購，部門負責人審核，總經理審批。

三、操作細則

行政部門定期對庫存辦公用品做及時的補充，填寫《物品申購單》，經總經理審批後，進行採購。如部門有特殊需採購物品，可以由申購人填寫《物品申購單》，經部門負責人審核，交由行政部給總經理審批後，行政部才能進行採購。 鑑於公司目前申購量不是很多，申購安排在每月20號前後一週左右。錯過申購的時間，行政部安排在次月申購。經總經理特批臨時採購的物品，無需行政部向總經理申請，由部門負責人自行填寫《物品申購單》報總經理審批後，交行政部進行採購。 採購物品由行政專員進行跟蹤，催促供應商及時供貨。

收到採購物品時，核對物品與申購物品是否一致(物品名稱，品牌，規格型號，顏色等)，確定沒有疑問後，簽收。如有疑問及時與供應商聯繫退換或拒收。

行政人員收到物品後，及時做好登記工作(或電子檔)，登記完才可以分配給申購人或部門，申購人或部門應核對物品，並在《辦公用品領用單》上簽字確認。非部門或個人申購的辦公用品應當天入庫，擺放整齊，不可堆積在外和拖延至次日。

所有領用的辦公用品必須在《辦公用品領用單》上簽字。行政專員有責任監督領用的物品是否符合領用人的崗位需要，並且控制領用期間和領用量。

辦公用品應妥善保管，並專人鎖起，看管。如發現無故遺失或受損，應及時向上級領導彙報損失、轉換存放地點、替換鎖芯或其他方法。

行政專員應經常檢查物品多缺情況，合理分配物品的數量和擺放地，不佔用員工的工作區域，影響員工工作為前提。 及時更新電子檔的內容。做到每週核對辦公用品出入庫情況，每月盤點辦公用品庫存量。

四、行政專員職責

行政專員必須秉着無私無利，平等待人為原則。具有監督管理的責任，發現有違規行為應立刻舉報。

行政專員對公司日常辦公用品進行採購(詳見日常辦公用品一覽表)，不得隨意採購物品，採購物品與申購事實不符的由行政專員自行賠付(按採購價)，數額巨大可由部門分攤賠付，公司不承擔誤購的費用。

行政專員發現有違規行為不舉報，一經發現，擇重處理。

嚴禁以公司名義，採購和領用與本職工作無關的私人用品或代辦他人需採購的物品，一經發現開除處理。

五、申購人注意事項

申購人所需申請的物品必須與申請事實相符，不得私自挪移，不得擅自帶離公司，如有發現按公司相關規定給予處罰。

申購人不得在申請後，經常叨嘮行政專員，因以公司的團結精神為主導，行政部收到採購物品統計入庫後，及時分發到所需崗位或部門。

以上制度由行政部提出，望公司領導同意，給予批准實施。

行政部辦公室

20xx年五月十五日

公司公函範文

公 函

××公司：

貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉，特函告如下：

一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險和戰爭險。如貴方願投保綜合險，我方可以稍高的保費代保此險。

二、破碎險。破碎險是一種特別保險，需收取額外保費。該險現行保險費率為2%，損失只賠超過5%的部分。

三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發票金額另加10%投保，我方當照此辦理。

我方希望上述答覆將滿足貴方的要求，並等候貴方的答覆。

××公司

×年×月×日