答覆函格式範文

答覆函的怎麼寫?下面就是小編給大家整理收集的答覆函格式範文，供大家閲讀與參考。

答覆函格式範文

概述

答覆即覆函，屬公函的一種。

覆函是機關、單位為答覆來函一方面商洽、詢問或聯繫事宜而使用的一種公文，既可用於上級機關對下級單位的答覆之用，也可用於平行機關或不相隸屬機關的答覆。覆函如屬上級機關對下級機關所要求事項的答覆，同時具有某種批覆、批示的性質。

答覆函是對詢價函的回覆。答覆函也由開頭、正文、結尾三部分組成。

1 開頭

與普通書信一樣，其頂格書寫稱謂，即詢價者的尊稱。稱謂後面加冒號。

2 正文

分三步完成：回答詢價函中的問題，有問必答;以熱情的口吻歡迎對方儘快訂貨;可提供一些對方所問範圍之外的信息，既體現了服務的熱情與周到，也可起到一定的促銷作用。

3 結尾

與普通信函一樣，為落款和日期。落款標明覆函者的姓名，日期為覆函時間，要年、月、日俱全。

××××商貿公司：

感謝你們八月十三日的詢問信。我們很高興對皮鞋、皮包向您們報價。

前封函中我們已説清了可以立即從倉庫發貨的品種。至於其他品種，我們所説的發貨日期只是大概的估計，但不會超過所説日期一個月。

我們報價的所有品種都由高質量皮料製成，設計多樣，色彩豐富，是可以滿足像您們這種高級時髦貿易的要求。

盼望收到您們的訂貨，並寄上商品目錄一份，您們也許會對我們的其他一些產品產生興趣。它們包括皮手套和女用皮包。商品目錄會給您們提供我們貨物的基本情況，但不可能對您們的所有問題一一作答。如蒙再次來信詳細詢問，我們將樂意解答。

×××皮革製品營銷部

20 ××年×月×日

我們知道，答覆函(報價函)是針對詢價函而寫的，所以，答覆函必須有針對性，不能答非所問。

這封報價函，不僅有針對性，且措詞十分得體。

因為是答覆函，語氣比詢價函要謙恭一些。“很高興"、“樂意”等詞語的運用，既是向對方表示良好的服務態度，又表達了對對方應有的尊敬。

另外，撰寫者在有問必答的同時，也做到了留有餘地。比如：“我們所説的發貨日期只是大概的估計，但不會超過所説日期一個月。”既回答了對方，又沒把話説死;既表明了自己的誠意，又為自己留下了迴旋的餘地。

最後，在回答了對方的問題之後，撰寫者還巧妙地向對方介紹了其他產品，從而增加了信函的容量。

範文：

XXXX先生：

x月二十日有關第645號定單的來信收到。

得知錯運貨物，本公司感到抱歉。正確的貨物已安排空運，應於一周內運抵。有關文件將加函寄上。

煩請暫存錯運給貴方的貨物。

如有任何疑問，歡迎與本公司聯絡。對於是次錯失，謹再次表示歉意。

銷售部主任

xxxx年5月20日