檔案管理學習體會

8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收穫是不容置疑的。通過學習，我係統地瞭解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地瞭解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日後管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以後努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。

下面我談談自己的認識、收穫和體會。

一、規範化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為

重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的國內諮詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規範化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置後於企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵禦各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標誌。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，儘快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規範檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，於當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨羣、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨着公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。

培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的衝擊，衝擊來自於資源的蒐集、檔案的分類方法，來自於所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的衝擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務於實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日後檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利於綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展並未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責範圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸複印件。這些問題直接隨着人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。

上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。

再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立並完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案准確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑑定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。

三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向

檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑑定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。

我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定，財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性， 公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔範圍，並在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，儘量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，儘快完成歸檔程序，儘量縮短立卷歸檔週期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保

管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要複製一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常説的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規範，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日後檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推广部、各個事業部（定製產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行並規範、科學化保管。但怎樣做到既不影響日後調檔利用，又便於推行各部門在繁忙業務之餘立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。

四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有紮紮實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的衝擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，採取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。

提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面瞭解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。

五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規範化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規範和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。

我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。 二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄彙集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，並納入企業管理運行程序，有利於從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。

比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑑定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。

辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理並經常檢查，反覆過濾；整理有序，科學管理，分櫃存放，方便查找。

要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責範圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責範圍；在佈置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，佈置、檢查、總結、驗收檔案工作。

以上，是我在參加了此次檔案管理培訓班後對檔案工作的認識、收穫和體會。

我堅信在領導的重視和公司各部門齊心協力的配合下，檔案工作不僅會成為領導和各部門的參謀助手，同時也會對提高公司工作效率和工作質量有很大的幫助，一定會推動整個公司經營管理水平更上一層樓。