會議紀要的格式及寫作要求

（一）會議紀要的概念與特點

一、會議紀要是“適用於記載和傳達會議情況和議定事項”的公文，屬於下行文。它具有以下特點：

1．紀要性擇要而記，即記錄會議中的重要情況、研究決定的重大問題和決策意見，概括會議的主要精神。

2．紀實性如實反映會議過程和內容，不能進行人為的拔高和粉飾。

3．約束性會議紀要作為文件一經下發，就會對受文單位和有關人員起到指導和約束作用，必須遵照執行。

會議紀要不同於會議記錄。會議記錄是把會議的基本情況、討論問題以及形成的決議等如實記錄下來，一般不對外公佈，只作為資料保存，它可以適用於各種會議，具有依據和憑證作用，也是編寫會議紀要的基礎材料。而會議紀要適用於比較重要或涉及範圍較大的會議，所研究的議題是具有方向性、全局性或專題性、研究性的，它是在會議記錄的基礎上編寫而成的，並作為文件下發到有關單位和人員。

4、會議紀要格式

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關於企業扭虧會議紀要》。

會議紀要正文一般由兩部分組成。

（1）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

（2）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。

（3）會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（1）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敍述的方法，進行整體的闡述和説明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（2）分項敍述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敍述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也説得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（3）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述説明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。

（二）會議紀要的寫法

1．標題一般由“會議名稱＋紀要”構成。

2．正文開頭主要交代會議的基本情況，如會議目的、時間、地點、主持人、參加人員、議題、主要成效等；主體部分要反映會議的主要精神和成果，如會議所研究的問題、討論的意見、分析的情況、做出的決定、提出的任務措施等，要在會議記錄的基礎上進行整理、歸納、分析、概括，通常用“會議認為”、“會議強調”、“會議提出”、“會議同意”等詞語引出會議成果；結尾一般是提出希望、號召，要求有關單位和人員認真貫徹會議精神。也有的會議紀要把這部分內容放在主體部分，寫完會議成果即結束全文。

（三）會議紀要的寫作要求

1．突出重點要抓住會議的主要議題和主要解決的問題，集中反映會議的主要精神，反映多數人的一致意見，對於少數人的意見或有分歧的意見，除學術性會議紀要外，一般不要寫進會議紀要中。

2.善於歸納在忠實會議內容的前提下，要把會議內容進行整理、歸納、提煉，使之條理化、理論化，但注意不可任意增刪內容或有意粉飾、拔高。

3.語言簡潔會議紀要要以“會議”的名義來寫，要使用簡潔、準確的語言，如“會議認為”、“與會代表一致認為”、“部分代表認為”。