公文立卷的原則

歸檔範圍內的公文，不是雜亂無章的堆砌在一起，而是應當遵循一定的歸檔原則，即根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。

公文立卷的原則包括聯繫原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時，不堅持聯繫原則，就無法順利的查找到需要的公文，也就無法為利用者提供有效的服務；不堅持完整原則，公文的內容或形式殘缺不全，顯然不能維持公文之間的有機聯繫，無法全面反映本機關的工作活動，也就無法實現利用的目的；不堅持保管原則，公文的物質載體和信息內容容易遭受各種物理和化學等因素的破壞，影響公文的可讀性、保存壽命的長久性，就談不上公文的聯繫、完整和利用；而不堅持利用原則，有機聯繫的歸檔公文無論保管得多麼完整齊全，都無法實現公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無意義。因此，以上原則之間是相互聯繫、彼此制約的辨證關係，前三個原則是利用原則的基礎，利用原則是前三個原則的最終歸宿，只有正確運用這些原則，才能做好立卷工作。

一、聯繫原則

聯繫原則，即遵循公文材料自然形成的規律和特點，按照公文材料之間的有機聯繫進行立卷工作。

從公文產生的過程來看，機關公文都是隨着一定的職能活動的開展而逐漸產生的。可以説，各種管理活動的過程就是公文一份份同步產生的過程。一項管理活動的從開始到結束的過程，就是有關該項活動的公文從無到有的“自然生長” 的過程，前一份公文引申出後一份公文，而後一份公文又接續着前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機關職能活動而展開的內在的“天然”聯繫，這就是公文形成的自然規律和特點。在公文立卷時，人們不能隨意割斷這種聯繫，必須遵循公文形成規律和特點，保持公文之間的聯繫，才能夠維護機關活動的歷史面貌。

從利用者的利用特點來看，利用者需要全面、系統的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯繫中來體現。只有提供反映機關歷史發展的來龍去脈的有機聯繫的原始記錄，才能使利用者在聯繫中從整體上去觀察、分析研究事物，才能揭示事物的本質特徵。目前本機關以及社會各領域對公文和檔案的這種利用趨勢，客觀上要求各機關在公文立卷時，自覺地保持公文之間的聯繫，使所立案卷成為系統、有序的有機整體，使之有規可循，方便檢索和提供利用。

堅持公文立卷的聯繫原則，按照歷史的本來面貌收集、整理一個機關、一個單位形成的公文，保持一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議形成公文的聯繫性，是實事求是地尊重歷史事實形成的客觀性；人為地割斷公文之間的聯繫，就會給本機關或社會各類利用者的查找利用工作帶來混亂和不便。

二、完整原則

完整原則，即保證歸檔公文在內容和形式上的齊全完整。

公文信息內容是指公文所表達的發文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價值的客觀基礎，一經形成，就不允許任意改動，應忠實地保存其原文原意，即使原公文中有錯誤，這種錯誤也反映了發文機關當時當地的意圖，應尊重事實本身面貌；公文形式主要指其外在格式、製成材料與製成技術形態、處理標記、印章等的形式，客觀地反映了公文形成時的社會狀況、生產力水平等多種因素，都應準確予以保存。公文內容與其形式是有機整體，內容決定形式，形式表達內容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個方面的完整。

堅持公文立卷的完整原則，是保證公文信息內容和形式原始性、真實性的前提條件，是日後歸檔公文保管工作、利用工作有效展開的必備基礎。

三、保管原則

保管原則，即對不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分別立卷。

保管期限是由公文的保存價值決定的，按不同的保存價值劃定公文的保管期限，根據不同的保管期限合理的有區別的保管公文，便於高效、經濟地分配人力、財力、物力和時間，降低保管成本。同時在遇到火災、水災等突發事件時，可以有重點地保護和搶救具有重要價值的永久保存類公文，有利於將災害帶來的損失降低到最小。立卷時，應將保管期限相同的公文組合在一起，不同保管期限的公文分開立卷。

隨着科技的發展，公文製成材料的種類越來越豐富多彩，除傳統的紙張外，產生了大量的膠片、磁帶、磁盤、光盤等載體的公文材料，這些製成材料的公文，較之於傳統的紙質公文，有更加嚴格的保管條件，如錄音錄像公文只適合在温度為15～25℃，相對濕度為40％～60％左右，遠離磁場，可避免光線直射的環境中保管；照片公文要求的適宜温度是13～15℃，相對濕度為40％～60％，電子公文和光盤公文也都有其相應的要求。立卷時，應考慮公文的製成材料，提供恰當適宜的條件，使之得到良好的保管。

堅持保管原則，就是要針對不同種類、不同類型的公文，靈活的採取不同的保管方法，提供適宜的保管條件，以確保公文的可讀性、可據性，盡力延長檔案公文的壽命。

四、利用原則

利用原則，即歸檔公文的分類組合應便於及時、準確地提供利用服務。

利用原則是公文立卷的中心原則、立卷歸檔工作歸根結底就是為了利用，沒有利用的需要，也就沒有立卷的必要。所以，在整個立卷的分類、組合工作中應始終貫之“便於利用”的原則。利用原則是公文立卷的最終目的和檢驗案卷質量的重要標準。

在堅持分類組合工作中特別要注意以下問題的處理：祕密公文與非祕密公文分開立卷，祕密公文具有嚴格的閲讀範圍，均有不同程度的安全要求，如果不分密級立卷，在提供非祕密公文利用時，容易造成失泄密，給國家和機關帶來重大的損失；裝訂成冊的案卷卷內公文數量的適宜程度也直接影響利用，卷內公文太多，不便裝訂、翻閲和複印，數量太少，又會增加捲皮比重和填寫卷皮時間，又不便案卷排架；“文（公文）電（電報）合一”立卷，可以保證立卷公文的系統性，公文和電報均是機關在工作活動中形成的反映其工作活動的文字記錄，理應統一立卷歸檔，若分開保管，往往會打破有關同一問題的文電之間的聯繫，給查考利用帶來許多不便。