如何寫好公文

公文的概念

在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯繫事務、傳達企業決策中發揮着越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規範化、制度化。

什麼是公文？

所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、 批覆、意見、函、會議紀要。

在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、説明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、 明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決問題等。

2、根據文件內容，準備採用什麼文種？比如，彙報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或覆函，還是一個帶規定性質的通知等。

3、明確文件發送範圍和閲讀對象。比如，向上級彙報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閲讀，還是向全體人員進行傳達。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方瞭解，還是要求對方答覆，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。

總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究

發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題蒐集材料和進行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來説不需要專門做蒐集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為複雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。

怎樣為擬寫公文蒐集材料和進行調查研究呢？一是收集和閲讀有關的文字材料；二是到實際當中蒐集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閲去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

總之，收集材料及調查研究，是一個醖釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材瞭解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，儘量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料説明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閲的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脱節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是説要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。用材料要能説明問題，做到材料與觀點一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要説明什麼問題，不瞭解發文的意圖 ，特別是情況彙報、工作彙報介紹。

2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明瞭。

五、反覆檢查，認真修改

初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆 修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。只要認真，有耐心，寫公文也不難的！