公文概述（補充）

一、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬於應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、分類

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨着社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、祕密公文、普通公文。絕密、機密、祕密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密範圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閲辦、保管的要求也越嚴。

三、公文的行文關係

（1）行文關係，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關係和業務關係在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關係，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關係，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關係，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關係。行文關係是根據行文單位各處的隸屬關係和職權範圍確定的。

（2）建立正確的行文關係，遵守必要的行文規則，有助於機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關係，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關係的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關係和工作需要，可以採取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規則：按照職權範圍行文、按隸屬關係行文、一般應當逐級行文等。

（4）行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公佈公文如不另行文，應在公佈時註明。

公文種類

公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1993年修訂發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯繫和處理各級機關公務的工具，體現着組織的意志，表達着組織的主張，顯現着組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決於公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映着公文不同的內容與作用。各機關在擬製公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權範圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。

製作公文，是推行公務必要的工具，如何將處理公務的意思，表現出來，是初任公職者最頭痛的問題；現職者可以翻閲檔案，可以請教同僚；甚至於經由主管的修改，揣摩公文製作的道理，久而久之，自然成為「案牘老手」。

由於時代的進步，未來利用網絡傳遞公文，乃必然的趨勢。因此，凡在網絡傳送上，可能產生扞格之處，必須所有調整。身為現代的公務員，除了要掌握撰擬公文的原則及要領外，也要對網絡傳遞、排版技巧、檔案運用等相關計算機常識，所有認識，才能讓公文成為提高行政效能的工具。

茲先將公文的基本概念，分述如下：

一、公文的意義：

公文程序條例第1條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書……。」由此得知，公文必須具備以下兩個條件：

1、實質條件：須為處理公務所製作的文書，才能稱之為「公文」

2、形式條件：處理公務所製作的文書，必須具備公文程序條例所規定的程序與格式。

二、公文的類別：

公文程序條例第2條規定，公文分為6類：

1、令：公佈法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發佈命令時用之。

2、呈：對總統有所呈請或報告時用之。

3、諮：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。

4、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆時用之。

5、公告：各機關對公眾有所宣佈時用之。

6、其它公文。

三、公文的區分：

為了印信的使用及彼此稱謂與用語，公文仍有必要依照發文者與受文者之間的關係，區分為「上行文」、「平行文」、「下行文」三種。

1、上行文：下級機關對上級機關有所請求或報告時所使用。

2、平行文：同級機關或不相隸屬機關間行文時所使用。

3、下行文：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批覆時所使用。

四、文書處理程序：事務管理規則第10條規定，文書處理程序分為下列各步驟：

1、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。

2、文件籤辦：擬辦、送會、陳核、核定。

3、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。

4、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。

5、歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。

五、製作公文的基本原則：公文程序條例第8條規定：「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。」茲分述如下：

1、簡：就是簡單之意，公文應力求言簡意賅，切忌累贅繁瑣、言不及義，甚至於能用一段完成者，不必硬分為2段、3段，能用一個字者，絕不用兩個字；能用一句話者，絕不用兩句話。

2、淺：就是淺顯之意，公文應力求簡淺易懂，切忌舞文弄墨、艱深費解。

3、明：就是清楚之意，公文應力求正確清晰，切忌偏差歪曲、文義晦澀。

4、確：就是肯定之意，公文應力求語氣堅定，切忌模稜兩可、似是而非。

5、現代公文應正確使用標點符號，以免受文者曲解文義，貽務公務。

※附記：公文雖分為令、呈、諮、函、公告、其它公文6種，但一般機關極少用呈及諮2種公文；再者，其它公文中也僅常用籤及書函2種。

六、公文用語及用詞

（一）語詞：

1、條文中如僅有一連接詞時，須用「及」字；如有二個連接詞時，則上用「與」字，下用「及」字；不用「暨」字作為連接詞。

2、條文中之「某某某地政府」或「某某政府及直轄某地政府」用語，均改為「某某（某地）政府」。依此體例將「某地某地政府」改為「某地（某地）政府」；將「鄉、鎮公所」改為「鄉（鎮）公所」；將「鄉、鎮（某地轄某地）公所」改為「鄉（鎮、某地）公所」；將「鄉、鎮（某地）、區公所」改為「鄉（鎮、某地、區）公所」。

3、引用他處條文，其條次系連續者，則用「至」字代替中間條次，如「第三條、第四條、第五條」，改為「第三條至第五條」。項、款、目之引用准此。

4、條文中「第*條之規定」字樣，刪除「之」字，改為「第*條規定」，項、款、目准此。

（二）標點符號：

1、標題不使用標點符號。

2、有「但書」之條文，「但」字上之標點使用句號「。」。

3、「及」字為連接詞時，「及」字上之標點刪除。

4、「其」字為代名詞時，其上用分號「；」。如「其組織以法律定之」，「其」字上，須用分號「；」。

（三）法律統一用字及用語：

公文亦屬廣義法令的一部分，凡是法律所規定之事項，公文最好也能加以遵守。依照《事務管理手冊》規定，擬訂法律條文，某些爭議文字及用語，須使用統一用字及統一用語。有關法律統一用字，請參考「法律統一用字表」；有關法律統一用語，請參考「法律統一用語表」。

法律統一用語表

用字舉例 統一用字 曾見用字 説明

公佈、分佈、頒佈。 布 布 　

徵兵、徵税、稽徵。 徵 徵 　

部分、身分。 分 份 　

帳、帳目、帳户。 帳 賬 　

韭菜。 韭 韮 　

礦、礦物、礦藏。 礦 鑛 　

釐訂、釐定。 釐 釐 　

使館、領館、圖書館。 館 舘 　

谷、榖物。 榖 谷 　

行蹤、失蹤。 蹤 蹤 　

妨礙、障礙、阻礙。 礙 礙 　

剩餘。 剩 剩 　

佔、佔有、獨佔。 佔 佔 　

牴觸。 抵 抵 　

僱員、僱主、僱工。 僱 僱 名詞用「僱」。

僱、僱用、聘僱。 僱 僱 動詞用「僱」。

贓物。 贓 贓

黏貼。 黏 粘 　

計畫。 畫 劃 名詞用「畫」。

策劃、規劃、擘劃。 劃 畫 動詞用「劃」。

並。 並 並 連接詞

聲請。 聲 申 對法院用「聲請」。

申請。 申 聲 對行政機關用「申請」。

關於、對於。 於 於 　

給與。 與 予 給與實物。

給予、授予。 予 與 給予名位、榮譽等抽象事項。

紀錄。 紀 記 名詞用「紀錄」。

記錄。 記 紀 動詞用「記錄」。

事蹟、史蹟、遺蹟。 跡 跡 　

蹤跡。 跡 跡 　

糧食。 糧 糧 　

蒐集。 搜 搜 　

煙葉、煙酒。 煙 煙 　

儘先、儘量。 盡 盡 　

麻類、亞麻。 麻 麻 　

電錶、水錶。 表 表 　

擦刮。 刮 括 　

拆除。 拆 撤 　

磷、硫化磷。 磷 磷 　

貫徹。 徹 澈 　

澈底。 澈 徹 　

祗。 祗 只 副詞

（四）公文用語是製作公文的基礎，除須按規定使用外，如何運用，茲分述如下：

1、期望用語：

「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，依規定，期望用語以用在「主旨」為宜，不在「説明」、「辦法」內重複加以使用。期望用語是由「請」、「希」兩字，配合「查照」、「鑑核」(「核示」)、「備查」(「核備」)、「照辦」、「辦理見(惠)復」、「轉行照辦」......等交叉彙編而成。包含以下12個期望用語：

 請查照：表示發文者行文給受文者，請受文者查明後依文中所述辦理，此一用語多在平行文。

 請照辦：表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。

 請辦理惠復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回覆發文者，此一用語多用在平行文或上行文。

 請辦理見覆：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後務必回覆發文者，此一用語多用在下行文或平行文。

 請核示：表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。

 請鑑核：與「請核示」意思相同。

 請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。

 請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。

 請轉行照理：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。

 希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。

希辦理見覆：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回覆發文者，此一用語多用在下行文。

 希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。

2、稱謂用語：

(1)直接稱謂用語：表示發文者行文受文者，如何稱呼受文者，又如何自稱。

 有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。例如：考試院對銓敍部稱「貴部」，自稱「本院」；銓敍部對考試院稱「鈞院」；自稱「本部」。

 對無隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。例如：考試院對內政部稱「貴部」，自稱「本院」；內政部對考試院稱「大院」；自稱「本部」。又如：考試院對行政院稱「貴院」，自稱「本院」；內政部對考選部稱「貴部」；自稱為「本部」。

 對機關首長間：上級對下級稱「貴○長」，自稱「本○長」；下級對上級稱「鈞長」；自稱為「職」。例如：行政院院長對內政部部長稱「貴部長」，自稱「本院長」；內政部部長對行政院院長稱「鈞長」；自稱「職」。

 機關(或首長)對屬員稱「台端」。例如：局長對本局職員稱「台端」，自稱「本局長」；職員對某地長稱「鈞長」；自稱「職」。

 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱為「君」、「台端」。機關致民眾公文，男性稱「先生」，女性稱「女士」；來文所署姓名無法分辨性別時，稱「君」。至於本文內無論男女，均可稱之為「台端」。

 機關對對團體稱「貴」；自稱「本」。例如：某地政府對消基會稱「貴會」，自稱「本府」；消基會對某地政府稱「貴府」；自稱「本會」。

(2)間接稱謂用語：所謂「間接稱謂用語」，就是發文者行文受文者，文中提及第三者(機關或個人)時，如何稱呼第三者。

 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」。例如：行政院行文內政部提及行政院環境保護署，可稱「行政院環境保護署」(全銜)或「環保署」(簡稱)；如一再提及，可稱「該署」。至於簡稱須習用有素，不可任意稱之，例如：行政院原子能委員會簡稱為「原能會」，不稱「原委會」或「能委會」；行政院公平交易委員會簡稱為「公平會」，不稱「公交會」。

 對職員稱「職稱」。例如：考試院行文內政部提及行政院新聞局某位科員，可稱「行政院新聞局(或新聞局)科員○○○」；如一再提及，可稱「該員」。

 對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。例如：考試院行文內政部提及民眾李四，可稱「李四先生」或「李四君」；如一再提及，可稱「該先生」或「該君」。