新聞發佈會議的要素和基本內容要求大綱

新聞發佈會議形式包括記者招待會、新聞發佈會、酒會等。一般來説，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕鬆一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發佈會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發佈會。

新聞發佈會要素：

●目的

●信息發佈的目標受眾

●擬邀請對象

●發佈會規模新聞發佈會涉及到的事情大同小異，一般來説，包括這幾大部分：

1、活動策劃與主題確定

2、節目策劃與議程安排

3、資料準備

4、與會人員邀請、溝通與確定

5、時間、場地落實與場景佈置

6、產品展示、演示與信息發佈

7、現場氣氛控制

一、清楚發佈會所要達成的目標，發佈會的類型，以確定其規格、方向和基本風格。

大體上，新聞發佈會可以分為如下幾個類別，而且風格也基本沿用下述套路：

1、政治性——嚴肅感

2、高科技產品類——正規中帶有活潑

3、農業類別——親切、環保

4、文化類別——文化感、歷史感

5、一般工業品——科技感、品質感

6、娛樂類——活潑，前衞

7、時尚產品——經典中帶有時代氣息

8、工藝品類——經典、古拙

9、其他類別——相應的風格

二、成立籌委會，組織相關的人員，確定組織、人員保障。

一個發佈會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯繫，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。

建立組織的原則：

一是“專業原則”，專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組；

二是“平衡原則”，因事設組，每個組的工作量相對平衡；

三是“分工原則”，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協作都要明確；

四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精幹、高效為要；

五是“制度原則”，儘管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。

發佈會通常牽涉到各個部門，一般來説，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至於最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中，相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。

籌辦新聞發佈會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應該請專業公司代理。

三、確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有餘地，一般來説,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關係及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場佈置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有着清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容：

1、會議議程策劃安排大多數發佈會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，儘管發佈會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。

在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間，演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。

2、主題策劃發佈會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現““祕書工作”發佈會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。

另外，按照國家新聞出版有關部門的規定，凡是主題中有“新聞”字樣的發佈會，須經國家新聞出版部門的審批。一般來説，實踐中，很多企業略去“新聞”字樣，採用其它稱法。

確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發佈會的規格與規模，進而影響發佈會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

參會人員的選擇上，服務發佈內容需要的原則，選擇相關性強的人員參加。一般來説，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。

新聞記者則是發佈會的重頭，一般來説，先造一份擬邀請的名單，提前一週時間發出邀請函，然後電話落實。時間較突然的新聞事件可以採用電話和傳真的方式。落實好後做好分類的統計工作。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來説，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發佈會前發放給新聞媒體，順序依次為：

1、會議議程2、新聞通稿3、演講發言稿4、公司/組織宣傳冊5、有關圖片6、紀念品(或紀念品領用券)7、企業新聞負責人名片(新聞發佈後進一步採訪、新聞發表後寄達聯絡)新聞通稿包括如下：

1）消息稿。字數較短，一般在1000字以內，發佈起來快，有的媒體在發佈會結束不到一小時就已經出版。

2）通訊稿。篇幅較長，內容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現。

3）背景材料。

4）圖片資料。

以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5）重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如，企業最高負責人的發言，技術、營銷分管領導的發言等，有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標準。

6）公司或組織的宣傳冊。

7）參會重要人物、知名人士材料。

七、時間選擇與場地落實、現場佈置。

時間選擇在新聞策劃中是一種藝術，發佈時機選擇不同，效果迥異。

企業發佈會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近於某些時機，比如相關性大的時候，起到借勢的效果。

另外，在時間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進行。

場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：

一、是品位與風格。

場地可以選擇户外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。

酒店有不同的星級，從此次發佈會來看，選擇五星級或四星級是可以的。

另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。

酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發佈會的內容相統一。

二、是實用性與經濟性。

會議廳容納人數？主席台的大小？投影設備、電源？佈景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。

三、是方便性。

離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？

現場佈置包括：

1、背景佈置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業vi為基準。

2、酒店外圍佈置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

3、席位擺放。

擺放方式：發佈會一般是主席台加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席台人員。不過，現在很多會議採用主席台只有主持人位和發言席，貴賓坐於下面的第一排的方式。

擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠後”。

注意席位的預留，一般在後面會準備一些無桌子的坐席。

4、相關設備在發佈會前要反覆調試，保證不出故障。

5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。

四、現場控制。

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對於前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對於前來的記者，應該一視同仁，不能對a媒體公開某些情況而對b媒體則保密。對於記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協調人處於一個平衡的“重心”上，氣氛輕鬆活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發佈會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的瞭解與把握。

在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

答記者問上，一般來説，由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。

在國內，大多數記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關心的“點”，更有助於傳播。

發佈會前一般會準備記者答問備忘提綱，並在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發佈會的過程中，對於記者的提問應該認真作答，對於無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對於涉及到企業祕密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來説，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜採取“無可奉告”的方式。對於複雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會後探討。

整個會議應有正式的結尾。如果發佈會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

發佈會後，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的採訪。