商務信函規範化寫作要求

寫作商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的瞭解您想説什麼。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑑作用。

1、口語化

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函裏體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明瞭的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

2、語氣語調

由於您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函裏所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸説性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

3、禮貌

我們這裏所説的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本着這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，説明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

4、簡潔

就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫複雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得宂長的連詞。在同一封信函裏，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

5、回覆迅速及時

給買家的回覆，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回覆，從中去選擇合適的供應商。如果您的回覆不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

6、標題

這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，e-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象羣發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“how are you?” ，“can we work together?”，建議您改成“proposal: bright ideas imports--zhejiang textile’s partnership opportunity”或者“introduction: our product offerings for bright ideas imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。

7、精確

當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。

8、針對性

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種羣發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄裏寫“dear sirs” or “dear sir or madam”。