會議成功三部曲

一個會議能否成功，有三個關鍵點——會前細緻的接待方案、會中跟蹤落實、會後總結。

會前策劃方案細緻全面會議策劃方案細緻與否直接關係到會議能否有序進行。在會議的接待方案中，除了對接待工作的內容和流程、計劃要有細緻的安排外，一定還要有一個清晰的責任分工表，清楚明瞭地標明主辦、承辦、會議酒店三方人員責任和分工，做到責任到人。很多做會議的人非常注重會議的方案中接待工作的內容和流程、計劃是否完備，但在責任到人上不能非常明確，總認為即使有什麼問題出現，現場工作人員也會應急處理。像在機場接參會代表這類的事情，雖然不是什麼大事，但如果客人落地，場面温馨親切，體貼周到，車輛服務及時到位，參會者會有良好的第一印象。但處理不好，會直接影響參會者對會議的第一印象；同時，也會影響其參會的情緒。所以，做會者應該特別注意接待方案的細緻性，在每個環節，各方工作人員的“溝對”要完全到位。

會中跟蹤落實責任到人是做任何事情成功的前提，那麼是不是有了這個前提就一定成功？對於會議來説，這就有賴於會中跟蹤落實了。會議不只是狹隘意義上的開會，它是個大概念，包含了開會以外的諸多事宜，如餐飲質量、會議環境、設備準備等。陳鴻南表示，每次辦會之前，他都會讓負責餐飲的工作人員到訂餐餐廳預先品嚐菜餚，然後確定“會議餐”的菜單。會議期間，會有專門的責任人現場檢查“會議餐”與菜單是否相符，質量是否合格，若不合格，當場撤換。這種跟蹤能從根本上杜絕“會議殘疾”，生病再醫，不如提前預防。這種“跟蹤落實”應該貫穿整個會議活動的始終和方方面面，並且要施行金字塔式層層負責制，全面跟蹤。

會後總結會後總結向來是辦會者容易忽略的一個問題。一般情況下，會議結束後，主辦方或承辦方會給參會代表一張印有幾個簡單調查問題的表格，最後反饋回的問卷比例小，會議中存在的問題也不容易找出，承辦方的運營商也不能有更多的機會總結經驗。在此次molex年度銷售研討會議結束時，承辦方改變了以往的做法，用了一份很詳細的問卷調查與參會者做的細緻交流，對於會議的成敗有了十分明晰地反饋。承辦方又把這些反饋信息第一時間發給運營商、主辦方。這種做法，有利於三方共同成長，增進溝通，在以後的合作中會更見實效。會議的整體質量會越來越有保障。