年度大會

年度大會指根據業務性質和需要而有一定的起止日期的每12個月召開一次或幾次的有時間規律的大會。

一、會前工作

ⅰ.擬訂年度大會的計劃以及年度大會的工作方案：通常是按照慣例和一般性原則進行，然後根據不同情況進行具體處理。

2。確定年度大會的議題。即單位、部門領導根據有關精神以及對形勢發展的分析，結合本部門工作實際所確定的議題。

包括：下級或者所屬單位、部門提請研究討論的議題；領導同志批示交辦的問題以及上級領導下達指示，需學習討論研究貫徹執行的議題；提請領導決策的議題。

3。年度大會會議材料的準備。年度大會應重視主題報告的準備，主題報告也稱工作報告，是大、中型年度工作會議的主要材料。報告的準備，一般由文祕人員或者指定的部門、人員負責完成。這一類的報告大致由對一定時期工作的總結、體會或者經驗，對當前形勢的分析和下一步工作的指導思想、工作要求和具體的措施等內容組成。年度大會的會議總結一般可以分為三個部分：第一部分表述對會議的估價；第二部分對與會同志提出的有關問題進行解釋或者進一步闡明；第三部分提出貫徹會議精神的要求。年度大會的會議總結一定要簡短，不宜過長。

4。年度大會的會議範圍和出席人員的確定。年度大會屬於有固定的範圍和固定的人員參加的會議，出席範圍是相對固定的。一般由辦公室文祕部門根據年度大會的歷史記錄以及將要舉行的會議的內容，提請領導決定。

5。年度大會的會議議程安排。

第一，工作報告或領導講話（致開幕詞）；

第二，分組討論；

第三，組織大會發言；

第四，會議總結（致閉幕詞）。

6。年度大會的時間與地點安排。年度性工作會議的舉辦時間，一般可在年末12月份、次年1至2月份這段時間內安排。會議地點的選擇，應堅持便利、節約、時效的原則，結合年度大會的內容、規模以及人員等各方面因素來綜合考慮。

7。年度大會的會場佈置。年度大會應從已有的經驗和做法來進行會場佈置，圍繞會議的中心內容來佈置安排會場。會標的書寫要醒目、端莊、大方，一般用紅底白字，字體以仿宋體、黑體、楷體、隸書為好。會標懸掛要適中、得體。主席台的佈置要樸素大方。主席台坐席的安排要視領導同志的人數多少適當排列，並按名單標明坐次，有的可放上領導同志的名籤。話筒要根據領導講話的人數選擇最恰當的位置，減少來回搬動的次數。茶杯一般放在坐席前方的右上角，便於服務人員上水。與會人員的坐席安排，應當按照便於開會、兼顧各種情況的原則，對與會人員坐次進行排列。大、中型正式會議的會場，一般安排在禮堂或劇場等地，場地、坐位固定，只要按出席會議的人員分組劃分坐次即可。

二、會間工作

1。組織會議簽到，避免無關人員到會，及時、準確地掌握到會的人數。

2。做好會議記錄：由專人負責會議記錄，必要的時候還要配以錄音和錄像設備。會議記錄要力求準確、完整，忠實發言人的原意。

3。編寫會議簡報：要求能幫助領導掌握會議全局和主要信息，力求簡明扼要，以便及時指導工作，使會議健康發展。

4。把握會議進程：

第一，要根據會議日程安排，做好有關會議的各項準備，對於大會發言，要提早落實發言人，並安排發言人到會。

第二，要及時瞭解會議的進程，辦會人員應協助領導及時調度，做好會議的組織工作，防止前後脱節以及秩序混亂。

第三，要準備好特殊情況的應急措施。在會議進行中，可能會發生臨時的變動，辦會人員特別是祕書人員要隨即妥善處理，始終要有人在場服務。

第四，要做好會議的安全保衞工作，防止發生意外，保障會議的順利進行。

三、會後工作

1。認真編寫會議紀要：根據會議的需要，編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實。

2。及時整理有關會議文件：會議期間所有文件材料要及時進行整理，該歸檔的要歸檔，該銷燬的要銷燬，不該讓與會代表帶走的絕不能帶走，做到會內會外有別。

3。妥善安排與會人員離會：要做好與會人員的返程車票、機票的訂購和與會人員住宿場地的清退，以及做好與會人員離會的送行工作。

4。落實會後的新聞報導工作：會議中形成的有關決議和方針，一旦形成文字之後，即可通過傳播媒介進行廣泛宣傳，以推動會議精神的貫徹落實。