總結會會務操作要點

1．確定會議的規模

1)效率

會議的規模直接制約會議的效率。也就是説，會議人數越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議人數越多，意見越不容易集中，會議時間也越長，效率就越低。所以必須注意一點，人數越多就可能出現懶於思維者。因此，除了發佈性會議和必須舉行的大規模會議之外，要儘可能地控制與會人數。

2)成本

會議規模與會議成本兩者構成正比關係，規模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本也就越高。在確定會議規模時，先要考慮清楚預計的會議成本，做到量力而行。除了考慮會議的顯性成本外，還要預算一下隱性成本。

3)效果

會議的規模與會議的效果密切相關。有的會議保密性較強，必須嚴格控制與會人數和會務人員，以防會議內容的擴散。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的規

模才能產生效果。需要加強注意的是，盲目追求規模定會產生不良影響和效果。

4)場地

一般來説，規模決定場地，但由於場地的限制，規模必然受到相應的限制。因此，決定會議規模之前應當先考察場地條件。

2．確定會議的時間

1)需要把握的原則

會議的時間問題首先是一個準確把握會議召開時機的問題，具體包含3方面含義。

(1)時機必須成熟。如果説會議的目的是為了解決問題，那麼解決這些問題的時機成熟與否，則是會議的組織者在確定會議時間時，不得不首先考慮的因素。只有當解決問題的條件充分具備，時機完全成熟時，適時召開會議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時機未到，條件不具備，寧可推遲會議，否則，會議的效果就得不到保證，甚至還會適得其反。

(2)及時召開。當問題迫切需要解決，條件也已具備，時機已經成熟時，會議應及時召開。拖而不議，則會錯失良機，貽誤工作。

(3)會議時間要合理。合適的會議時間一是指會議召開的時間富有意義，能烘托會議的主題。例如，紀念性會議放在紀念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會議安排在相關節日前夕召開效果最佳。二是指會議召開的時間有利於推動工作。例如，總結工作、安排計劃的會議應當在工作完成之後、計劃開始之前舉行；工作性例會，如黨委、廠長經理辦公會等，一般安排在週一或週五。三是指舉行會議的具體時間應當符合人的生理和心理規律，注意勞逸結合。

2)需要注意的問題

(1)會議的主要領導人、嘉賓、報告人是否能在這一時間參加會議。

(2)會議的各項組織和準備工作是否能夠完成。

(3)學術性會議、招標性會議、論證會、聽證會等與會者是否有足夠的時間準備提交相關文件或發言材料。

(4)會議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會者的民族風俗不符或有可能傷害與會者的宗教感情。由法律法規、組織章程或議事規則明確規定會期的，應當嚴格按規定的會期召開，非特殊情況不得提前或推遲。

3．確定會議的長度和注意的問題

會期的長短要依據會議的實際需要來確定。會議的實際需要一般應考慮這樣幾個問題。

(1)會議的各項議程是否能夠完成。

(2)會議的發言是否充分，與會者能否充分表達意見。

(3)會議中是否會有臨時動議提出，如果提出動議，大致需要花多少時間進行討論和表決。

(4)是否需要留出一定的機動時間，以應不測。

會議時間的長短除與會議的實際需要有關外，還與會議的成本和效率密切相關，一般情況下，會議的時間越簡短，成本越低，效率越高。因此，在滿足需要原則的前提下，適當、合理地壓縮會議的時間，是降低會議成本、提高會議效率的有效手段。

4．確定會議地點的考慮因素

自己的辦公地點可能是最自然也是最易於利用的地點，但它不一定最有助於達到會議的目的。理想的會址對絕大多數與會者來説，不僅是旅程最短的，而且也應該沒有噪聲和其他使人分心的因素，同時，最好能夠安排在遠離辦公室的地方，以擺脱日常事務，達到集中注意力於會議的目的。

選擇會議地點應當考慮如下因素。

1)與會者與會場的距離

會議有全國性和地方性之分。一些協會組織每年都會在國內的不同地方主辦會議，因為他們知道有些會員沒有足夠的時間或財力到其他國家參加會議。通過變換會議地點，他們每年都能吸收一些新的與會者，同時也對國內各個地區表現出了一視同仁的立場。

也有一些會議主辦者喜歡每年在同一個城市舉行會議，這樣就可以使與會者能夠相應地安排時間和預算。

2)與會者下榻酒店與會場間的距離

如果選定的會議地點既有會議場所，又有客房，會議承辦者就不必考慮這個問題了，但是如果會議在某個會議中心舉行，這個問題就十分重要。與會者下榻酒店和會場之間交通所需的時間比實際的距離更為重要，這就需要考慮與會者在兩地之間進行往返平均需要多長時間?根據與會者的具體情況和天氣條件，考慮這段路程遠近是否適合?是否有高效的公共交通工具?還是必須由會議提供往返交通?

3)與會議前後旅行的關係

會議前後的旅行通常不在會議承辦者的考慮範圍之內，因此，很容易在選擇會議地點的時候被忽略，重要的問題在於是否要讓與會者進行旅行。如果考慮這一因素，會議地點就應該臨近主要火車站、機場，會前旅行應該安排得舒適合理。如果大部分與會者都要從外地到會議地點，那麼相關的安排就必須在會議策劃中有所體現。這樣最大的優點就是與會者一般不會中途退出，通常會堅持到會議結束。最好把會議地點選擇在可以讓與會者直達，而不用轉機的城市。有時候，中途轉機是不可避免的，在這種情況下，旅程的安排就要取決於與會者的靈活程度和接受額外困難的信心。

4)是否曾在此舉辦過會議

這裏所涉及的是會議承辦者，如果你是外部承辦者，可能再次使用從前為這個或其他主辦者選擇的會議地點。這樣你會對該會議地點十分熟悉，甚至認識其中的一些工作人員。不過，不要對這種優勢寄予過高的希望，因為在許多會議地點，工作人員的流動是很頻繁的。不論內部承辦者還是外部承辦者，都應該清楚會議的主辦者以前是否使用過這個會議地點。如果曾經用過，那麼過去的經歷如何?主辦者對其是否滿意?與會者是否就該會議地點有過任何反饋?該會議地點自該主辦者上一次使用後有何變化?

即使你或會議的主辦者從前使用過某個會議地點，徵求一下他人的意見即詢問一下他人是否在此舉辦過會議也是有好處的。你在該會議地點的經歷是愉快，還是不盡如人意，並不能僅憑一個人的意見確定。如果你曾不止一次地使用過該會議地點，也可以不必徵求他人的意見。

他人的意見對你的判斷有幫助，但不能被當作精準的數據來參考。他們的經歷無論好壞都可能反映出個人的特點、具體的會議策劃和其他一些類似的因素，這些可能與你的情況並不相同。一直處於使用狀態的會議地點也許能夠出具滿意客户的證明，或者至少提供這些客户的名字、地址和電話號碼。

5)是否有汽車租賃服務

雖然與會者在參加會議的過程中一般不需要開車，但是總有一些與會者希望能夠有汽車租賃服務，以備不時之需。汽車租賃公司可以在會議當地的機場或其他地方設立辦公室來承接業務，但是一定要明確在哪裏可以提到車。在會議前後的旅行中，汽車租賃是非常重要的，因為會議地點可能坐落在一些國家公園或歷史名勝附近。

6)提供哪些娛樂活動

與會者對娛樂活動的興趣不斷增長，因此，會議在策劃過程中也更多地注意將娛樂時間納入日程。在會議日程安排上，這段時間對應的活動往往是用空白表示。如果選擇某個會議地點是出於對其娛樂設施的興趣，就應該充分利用它們。一些大型的酒店和會議中心往往配備有大量的室內娛樂設施，如網球和保齡球等，以供與會者在天氣不好的時候進行娛樂。

並不是所有的娛樂活動都要在會議地點進行。舉辦者也可以選擇會場附近的高爾夫球場作為與會者的娛樂場所，為與會者安排一些優惠措施並使具享受交通的便利。

對特殊的娛樂活動可能需要收費，但是一般來説，對與會者可以免除這些費用。在會議過程中，承辦者宣佈某些酒店的游泳池可以免費使用，這樣就會給與會者一個印象，即無論下榻在哪個酒店，他們都可以免費使用承辦者宣佈的這些游泳池。許多與會者去使用這些游泳池的時候被服務人員要求出示客房鑰匙，落得尷尬的結局，這樣將是很難堪的，因此，承辦者應考慮到類似這樣的細節問題。