建築施工企業工程合同管理制度大綱

一、適用範圍

本制度適用於公司及項目部有關對外合同(包括出具的擔保和承諾)的訂立、變更、轉讓、解除、履行、終止和管理等活動控制。

本條所稱合同即書面合同，是指採用合同書、信件和數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)等可以有形表現所載內容的合同，合同當事人協商同意的有關修改合同的文書、電報、電傳和圖表，也是合同的組成部分。

二、相關文件

1、《管理手冊》

2、《中華人民共和國合同法》

3、《中華人民共和國民法通則》

4、《中華人民共和國建築法》

5、《中華人民共和國招標投標法》

三、實施職責

1.本制度由經營經營預算部負責管理;

2.財務部負責合同訂立及執行情況中的財務與審計監督;

四、工作流程

1、合同分類：

<1>工程合同：公司經營經營預算部負責管理;

<2>工程物資採購合同：公司工程部負責管理;

<3>勞動、勞務合同：公司工程部負責管理;

2、合同主管部門職責：

<1>監督、檢查貫徹執行《合同法》及相關法律法規的情況;

<2>領導、協調合同的訂立、履行及管理工作;

<3>制定合同管理制度，並監督執行;

<4>組織參加"守合同、重信用"企業活動;

<5>決定對合同管理工作中做出顯着成績的部門和個人給予獎勵;

<6>決定對合同管理工作中疏於管理，玩忽職守，違法亂紀者，未造成經濟損失的給予通報批評，造成經濟損失的給予處罰;

<7>其他需要協調解決的合同管理中的重大問題。

3、合同條款、合同申請單位和合同執行單位

3.1合同一般應具備以下主要條款：

<1>當事人名稱、住址、郵政編碼、法定代表人姓名、職務、開户銀行、賬户;

<2>標的(指貨物、勞務、服務等)名稱、型號、規格等;

<3>數量和質量，包括檢測標準和方式;

<4>價款或者酬金及付款時間、方式;

<5>履行的期限、地點和方式;

<6>違約責任;

<7>合同的變更、轉讓和解除條件;

<8>合同爭議的解決方式;

<9>合同訂立的時間、地點;

<10>根據法律、法規規定和合同性質確定或者雙方當事人約定的其他必備條款。

對數量、質量、履行期限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。

3.2申請簽訂合同的單位或部門即合同申請單位，其職責為：

<1>調查、瞭解對方當事人的主體資格、信譽和履約能力等情況;

<2>具體參與合同的談判;

<3>參與合同的草擬、會籤、修改、保證合同的可行性;

<4>負責建立和管理本單位的合同台帳、檔案及統計、分析。

3.3負責執行合同的單位即為合同執行部門，其職責是代表公司履行合同，並及時報告合同履行情況。

4.合同簽訂程序

4.1在具體合同管理過程中執行合同經辦人負責制，由合同經辦人具體負責合同的申請、談判、變更、解除等具體事宜。經辦人是在簽訂合同過程中主要負責合同條款談判、協商的負責人。

4.1.1合同經辦人在申請辦理合同過程中，應在合同審查表上籤署個人意見。在簽訂合同過程中，合同經辦人應盡到合理謹慎的注意義務，最大化地保護本公司的合法利益。

4.1.2對於在合同管理工作中能恪盡職守、勤勉認真、併為公司創造顯着經濟效益的或挽回經濟損失的經辦人;將按照本制度的具體規定予以獎勵。

4.1.3對於因經辦人的故意、過失、疏忽等個人行為給公司造成損失的;將按照本制度的具體規定予以追究。

4.2申請單位或經辦人將合同草案送合同專業管理部門進行專業審查;

4.3合同專業管理組審查通過後，需要相關業務部門會籤審查，由合同專業管理組將合同草案報送相關業務部門進行會籤審查;

4.4審查通過後，報送公司法定代表人或其代理人審批;

4.5法定代表人或其代理人審批同意後，到辦公室加蓋合同專用章，屬於借款合同、擔保合同等採用格式條款訂立合同可使用單位行政公章的除外;

4.6分公司、項目部以自己的名義對外簽訂合同必須經公司授權，未經授權不得對外簽訂合同。對於違反程序規定的分公司、項目部將按照本制度獎勵與處罰的相關規定予以處罰。

4.7合同專業審查

4.7.1合同專業管理部門對申請單位報送合同做如下方面審查：

<1>經濟性

--項目計劃是否具體明確;

--市場需求情況是否可靠、屬實;

--經濟效益情況是否真實、可信;

--資金、資產使用效果的財務是否可行。

<2>技術性

--項目技術是否真實、全面、可靠;

--技術措施是否完備、可行;

--技術標準、參數是否先進完善;

--是否具有可操作性。

<3>安全性

--涉及的知識產權是否已採取相應的保護或限制措施;

--有無損害本公司商業祕密、商業信譽;

--有無損害本公司利益的其它情形。

4.8合同業務部門會籤審查

工程合同、勞務合同、採購合同等需經公司各部門進行會籤審查;

4.9合同數量、合同歸檔

4.9.1合同文本數量

<1>法定代表人或其代理人簽字同意簽約後，由合同申請單位按規定的份數打印出版，送交辦公室加蓋公司合同專用章(或公司行政公章)和法定代表人印章或由法定代表人的委託代理人簽字;

<2>合同文本數量一般為：我方合同文本數正本一份、副本一份，即

由合同專業管理部門一份，同時一份副本報財務管理部門備案。

4.9.2合同管理檔案

合同專業管理部門應根據各自的管理權限建立合同管理檔案，負責整理收集的合同檔案包括;

--合同文本、各文本存檔記錄

--合同台帳

--承辦人變更記錄

--合同附件、審核意見及其它有關文件資料

--糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料

4.10合同履行、變更

4.10.1合同交底

合同簽訂後，由合同專業管理部門會同業務相關部門對合同執行單位進行合同交底。

4.10.2財務部應嚴格依照合同和合同履行情況，仔細審查所履行合同的主體、內容、形式與所籤合同是否一致，確定無誤後付款。如不一致，拒絕支付;

4.10.3合同變更

合同的變更：凡合同標的、數量、價款、履行期限、地點和方式等項發生變化均屬合同變更，合同變更應由締約雙方另行簽訂補充協議，程序與簽訂正式合同相同，且應由原審批部門或人員簽字後生效。

4.10.4合同終止

合同的終止

<1>簽約各方按合同規定，全面履行合同後，合同自然終止;

<2>經合同簽約各方協商，同意解除合同，自各方簽字認可之日起合同終止;解除合同由合同申請單位按本制度執行;

<3>按照合同約定，終止條件出現，合同終止。

4.11獎勵與處罰

<1>公司對有以下情形的部門和個人，給予表彰和獎勵(獎勵金額為500元-10000元)：

--在合同管理工作中有恪盡職守、謹慎勤勉，做出顯着成績的;

--為本單位挽回重大經濟損失的;

--檢舉、揭發利用合同進行違法活動有功的;

--及時處理合同衝突、合同管理矛盾、合同糾紛，為企業避免或挽回經濟損失的。

--其它應給予獎勵的情形。

<2>公司對有以下情形的部門和個人，給予批評和處罰(處罰金額為500元-10000元)：

--違反本制度的規定，在合同管理中失職、瀆職、欺詐、故意、重大過失給公司及公司各單位造成經濟損失的。

--未經授權或越權對外簽訂合同給公司造成損失的。

--將合同分解以大化小，逃避公司管理標準的。

--先行為後補辦合同審查或合同授權程序的。

--利用行政章、財務專用章或其他印章對外簽訂合同的。

--應簽訂書面合同而未簽訂或把整體合同分解以規避書面合同或以其他單據代替合同文本的。

--合同經辦人或合同參與人簽約時惡意串通，利用合同謀取私利損害企業利益的。

--在簽訂合同過程中(包括招標、議標、選擇合作方時)泄露標底和商業祕密的。

--在經濟往來中收受賄賂、回扣，影響公司的合法利益的。

--違反公司規定擅自為他方提供擔保保證給公司造成經濟損失的。

--結算付款不按照合同規定而多付的。

--未在合同驗收中履行其職責，把驗收不合格的產品和服務作為合格的產品和服務接收的。

--在合同履行中對方違約不追究違約責任或擅自處理，損害公司利益的。

--在合同變更審查中，玩忽職守或未盡到合理謹慎義務的，並使公司利益受損害的。

--其他各種違反合同管理程序的行為。

<3>違反本辦法規定，給公司及公司各單位造成重大經濟損失觸犯刑法的，由司法機關依法追究刑事責任。