公司企業跟單員職責

曾經有一位德國的客人跟我説：“永遠不要相信工廠”，我也曾多次對別人提起此話，不同的人對這句話有不同的理解。有的人認為：工廠沒有信譽或者工廠沒有素質等等。但是，我是這麼理解的：工廠裏的工作非常複雜，只要自己幹過工廠的人都知道，工廠裏的事情太多了。工廠的老闆面臨兩大任務：一是籌措流動資金，二是管理工廠。如果是中小型工廠，沒有專門的採購人員，那麼工廠的老闆還有一個耗時耗力的重任：原材料和配件採購。這三大任務足以讓工廠的老闆忙的團團轉，這必然會帶來管理上的漏洞，進而導致質量和交貨期出現問題。因此，我們才會“永遠不要相信工廠”。

管理一個工廠，就好比中醫給病人診斷，需要做到：望、聞、問、切。工廠裏有很多管理人員，比如説總經理、管理廠長、生產廠長、車間主任、質檢員等等，我想這些人員都應該做到望、聞、問、切這四點。只有這樣，我們才能夠發現問題，並解決問題。望，就是養成仔細觀察的習慣，發現一些細節上的問題，比如產品的瑕疵，管理上的疏忽等等，進而找出問題的根本，是什麼造成了這些細節上的問題？管理？還是其他？聞，就是我們要仔細聆聽別人的建議，不要做唯我獨大或者唯我獨懂這樣的人，我想這跟自信或者胸有成竹完全是兩種事情；別人的意見我們要聽，要仔細的聽，聽完了之後自己再做出判斷，好的意見一定要吸收，不好的意見就把它拋棄，我想這關係到管理人員的判斷能力和實踐經驗的積累以及為人處世的哲學。我們要養成相互學習的習慣，養成謙虛、謹慎、不驕不躁的習慣。廠長可以向每一個崗位上的員工學習，具體崗位上的員工可以向廠長學習。具體崗位上員工因為自己在一直親身實踐着，所以有可能對從事的工種進行提高或改進；廠長之所以是廠長，就是憑藉多年積累起來的實踐經驗和刻苦努力才成為廠長，我們的員工更應該向其好好學習。問，就是對不明白的問題或發現了問題，對相關人員進行諮詢或詢問。不要不懂裝懂或者發現了問題而不管不問，作為一名工作人員，這些態度都是極其不負責任的。切，就是我們天天在車間裏待着或者經常在車間裏走動一下，就會對車間的情況有一種感覺，這種感覺會讓我們每一個人做出一種直覺帶來的判斷，衞生條件，員工工作的積極性和有序性，產品擺放是否整齊等等，都可以讓我們形成一種對車間的感覺，我們憑藉這種感覺，就可以做出一種判斷。我們的管理者，往往不能真正做到望、聞、問、切，因此才會出現一系列的問題。每個管理者需要對自己管轄的範圍做到望聞問切，每一個具體崗位上的員工需要對自己的工作做到望聞問切，只有這樣，我們才能夠形成一種很好的車間環境，避免很多問題的發生。

因為工廠內的管理人員各司其職，往往會帶來管理人員和管理人員之間銜接上的漏洞，管理人員和具體員工之間的漏洞。總經理，要處理一系列的事情，就像前面説的：籌措流動資金、管理工廠、採購原材料和配件；管理廠長，要負責訂單的安排和人員的調配和各個工序的銜接等等；生產廠長，要負責原材料核算、樣品的製作、生產計劃的安排和質量的把控；車間主任需要對某一車間內的工作任務進行安排、調整和檢查。所有的這些管理人員，他們之間是否協調一致，直接關係到產品的質量和交貨期，處理好了，事半功倍，處理不好，事倍功半。在實踐當中，我們的這些管理人員，往往協調不一致，信息溝通不到位，對一個訂單的把握往往出現偏差。那麼，如何解決這個問題呢？除了前面講的，我們每一個工作人員都需要做到望聞問切之外，我們需要引進一個新的工種，那就是工廠內跟單員。

工廠內跟單員，顧名思義，就是在工廠內負責跟蹤訂單的人員。一般的貿易公司都有跟單員，但是他們的跟單員不是在工廠內工作，只不過有時候去工廠看一下訂單進展的情況，並把相關情況彙報給客户。我們這裏講的跟單員，是在工廠內工作，負責訂單的跟蹤檢查工作，並及時地把相關情況彙報給公司相關負責人員。從責任上來説，外貿公司的跟單員需要對客户負責，需要直接向客户彙報；工廠內跟單員則需要對公司負責，直接向公司彙報。通過多年的實踐，我感覺，外貿公司的跟單員的作用要小於工廠內跟單員的作用，因為工廠內有很多不可預知的事情，外貿公司的跟單員無法及時地發現並給與反饋，但是工廠內跟單員可以做到這一點。外貿公司的跟單員偶爾才去一下工廠，無法掌控工廠內的情況，使得有效信息不能及時地傳遞，出現了工廠和公司與公司和客户之間在信息上的偏差，造成了業務和信譽上的極大損失；而工廠內跟單員，在嚴謹踏實的工作態度下，則可以避免這些問題的發生，能夠及時地發現問題並反映問題，有效地避免了很多問題的發生，從而贏得了客户更多的信譽和業務。

工廠內跟單員，需要具備四項基本的素質：平易近人、吃苦耐勞、認真嚴謹、乾脆利索。在工廠裏負責跟單業務，需要跟幾乎所有的人員尤其是跟管理人員打交道，這就需要跟單員能夠與他們友好和諧的相處，做到平易近人，這樣跟單的業務才能有效地開展，也就是要想把事情做好，需要先把人做好。如何把人做好，每一個人有每一個人的特點和性格，需要跟單員自己不斷地學習和揣摩，這樣才能夠讓自己工作起來順風順水。工廠裏的工作和生活環境，往往不是很舒適的，工作任務比較繁瑣，所以需要跟單員具有吃苦耐勞的精神，不管是颳風下雨，沒有完成的工作必須完成，晚上12點需要裝集裝箱，那跟單員就需要待到12點，等集裝箱走了之後才能走。跟單工作是一項瑣碎的工作，好的跟單員可以把事情做的有條有理，不僅感覺不到累，而且還會覺得很充實，跟單員需要具有認真嚴謹的工作態度，認認真真的把每一件事情做好，跟單工作事無大小，再小的事情出現差錯極有可能帶來巨大的損失，因此一定要養成嚴謹的態度。跟單員處理問題需要乾脆利索，日事日畢，絕對不能把今天能夠安排完成的工作拖到明天，要養成勤快敏捷的習慣。訂單的交貨日期是一定的，但是在訂單生產過程中會出現各種各樣的不可預知的問題，比如説五金，訂單完成了但是五金沒有到位，這就會帶來交貨期的延誤，輕則帶來了信譽上的傷害，重則索賠並丟掉了客户；再比如説某一個孔打錯了，需要馬上糾正，今天不糾正，現在不糾正，問題產品就會越多，造成了生產上的浪費；因此跟單員需要乾脆利索，遇到問題馬上解決，解決不了的，想辦法解決。

那麼，工廠內跟單員需要具體做哪些工作呢？憑藉這幾年我個人的工作經驗，總結如下：

第一：傳達訂單。

傳達訂單是工作的第一步。看似簡單的工作，但是如果沒有一個好的開始，沒有合理的安排，會給後面的工作帶來極大的不便，甚至造成生產上和業務上甚至信譽上的極大損失。因此，跟單員必須把訂單傳達到位，安排到位。

首先，訂單需要傳達給誰？訂單下來之後，首先需要相關的管理人員認真的瞭解，不是説一個人知道就行了，所有的相關的管理人員都需要知道：總經理、生產廠長、管理廠長、車間主任和相關負責人。所有的這些管理人員必須在同一時間，同一場所，聆聽跟單員對該訂單的描述和講解，跟單員需要自己先把訂單看懂，然後才能講解。如果有相關的管理人員沒有到場（不是因為請假），跟單員絕對不能傳達訂單。

其次，需要什麼時候傳達訂單？上面已經説了，跟單員首先自己先讀懂訂單才能夠傳達訂單；必須在所有的相關的管理人員到場的情況下才能夠傳達訂單。跟單員需要先行向總經理告知新訂單情況，然後讓總經理負責協調傳達訂單的時間。相關的管理人員絕對不能借故不參加訂單傳達會議。

再次，需要在哪裏傳達訂單？跟單員傳達訂單，需要在跟單員所在的辦公室內進行，讓相關負責人員在電腦上看到產品的圖片和相關內容，這樣才會讓他們對產品有一個比較深刻的理解。

最後，需要傳達什麼訂單內容？a.訂單是什麼產品；b.訂單數量；c.交貨日期；d.具體要求。跟單人員必須把這四項內容傳達清楚，如果有相關負責人員理解不透徹，跟單員必須重複講解，如果跟單員對相關負責人員的問題不清楚，馬上給公司打電話確認，如果還不能夠及時解決，待解決之後必須通知相關的負責人員。

總之，跟單員需要認真仔細的讀懂訂單，如果有不明白的，馬上打電話或寫郵件詢問公司；讀懂之後，在正確的時間和地點，向正確的人員，傳達正確的內容。只有這樣，所有的人員才能夠對訂單有一個整體的把握，絕對不允許出現只有一個人或兩個人知道訂單具體內容的情況。否則，跟單員和總經理失職。

第二：跟蹤生產計劃。

跟單員在傳達了訂單之後，應該督促相關負責人員總經理、生產廠長和管理廠長儘快制定出生產計劃，然後發給公司，公司這邊可以據此告知客户訂單安排情況。實際上訂單上的交貨日期，應該是根據工廠這邊的生產安排來定的。但是往往工廠這邊制定生產計劃過於緩慢，以至於公司這邊無法及時地給客户反饋。

憑藉我個人多年的工作經驗，在生產計劃的制定上，我們必須做到如下幾點：

1.生產計劃的制定要及時。公司在給工廠那邊下“準訂單”之後，總經理、生產廠長和管理廠長應該馬上根據目前的生產情況，商討制定出生產計劃，最好是24小時之內，最多不要超過72小時。只有及時地制定出生產計劃，公司才能夠給客户及時地反饋，並跟客户確認最終的交貨日期，從而把“正式訂單”下給工廠。工廠負責人絕對不能借故説計劃無法制定，這等於給自己找藉口推脱責任。

2. 生產計劃的制定要準確。生產計劃的制定需要總經理、生產廠長和管理廠長共同商討，根據每一個負責人對目前正在進行的訂單的生產情況，綜合考慮各種因素和各種可能發生的情況，比較準確地制定出生產計劃。我們的計劃可以相差3天或者5天，但是絕對不能超過10天。如果一個訂單的生產預期安排超過了10天，説明相關負責人員對車間內的情況把握不準確。

3.生產計劃的制定要具體。為什麼要具體？有些人會説：很難具體。我想這是一種藉口或者是一種思想懶惰的表現。我們沒有具體的生產計劃，怎麼會制定出準確的交貨日期？沒有具體的生產計劃，怎麼安排生產，怎麼進行有序地生產？難道做到哪裏算哪裏？這些都是不負責任的態度。只有我們從現在開始，對每一個訂單都做出生產計劃安排，慢慢地讓一個一個的訂單都順起來，這樣我們以後的工作才能得心應手。生產計劃的制定，是需要總經理、生產廠長和管理廠長統一協調商討才能夠制定出來的，這不是一個人的事情，這需要總經理牽頭，帶領生產廠長和管理廠長共同制定。

我想我們的生產計劃應該包含如下內容：

a.原材料準備：我們的主要原材料是木料，那麼木料什麼時候能夠到位，必須寫出一個具體的時間來，就是某月某日木料到位。

b.下料準備：必須寫出一個具體的時間段，即從某月某日到某月某日為下料階段。

c.機加工：必須寫出一個具體的時間段，即從某月某日到某月某日為機加工階段。

d.砂光和修補：必須寫出一個具體的時間段，即從某月某日到某月某日為砂光和修補階段。

e.油漆：必須寫出一個具體的時間段，即從某月某日到某月某日為油漆階段。

f.包裝：必須寫出一個具體的時間段，即從某月某日到某月某日為包裝階段。

g.交貨日期：什麼是交貨日期？或者説貨什麼時候好？木料已經下完了，就是貨好了嗎？我想我們的管理人員千千萬萬不要這樣理解。交貨日期，就是貨物已經完完整整的包裝好了（如果需要燻蒸的，已經燻蒸好了，並完完整整的包裝好了），並整整齊齊的擺放在固定的某一地方，只等待裝集裝箱的日期。在我們的工廠，需要絕對統一這個概念，絕對不允許再出現貨物還在包裝或者還在油漆或者還在機加工，就説貨物已經好了的情況。

只要我們對每一個訂單都進行以上7項內容（abcdefg)的計算和安排，我們的生產才能夠有序的開展。也許我們在實行生產計劃安排的初期，有一定的困難，但是如果我們能夠堅持，我們以後的工作會越做越順利。

以上3條內容，也就是需要及時地準確地具體地制定出生產計劃，需要我們的跟單員督促總經理，由總經理牽頭，帶領生產廠長和管理廠長，共同來完成這項工作。在生產計劃的制定過程中，跟單員要及時地跟蹤，以便儘快的完成，並填寫“生產計劃表”，並把此表打印出來分發給總經理、生產廠長、管理廠長、車間主任和相關的負責人員，並及時地將此表以電子郵件的方式反饋給公司。這樣，我們才能夠把生產有效地有秩序地進行下去，我們的工廠也將會成為有效率的有秩序的有信譽的工廠。

第三：跟蹤訂單。

在傳達了訂單，並把生產計劃制定出來之後，跟單員接下來的工作便是跟蹤訂單。傳達訂單和制定計劃是為訂單的生產做準備，訂單的具體進展情況才是跟單員根本性的工作，跟單員需要全身心地、認真地、踏實地投入工作，不能出現任何差錯。跟蹤訂單，我們簡稱為跟單。跟單工作比較複雜，需要跟單員系統的仔細的進行開展。

根據個人多年的工作經驗，現在總結一下跟單員在跟單過程中到底需要做一些什麼具體的工作，具體內容如下：

1.跟蹤樣品。

樣品是訂單的前提，沒有樣品就沒有訂單。樣品製作的快慢，決定着訂單進展的快慢。沒有樣品的訂單，是不安全的；沒有得到確認的樣品是不可靠的。樣品一旦確定，絕對不能更改，哪怕是一個小螺絲。

除了一些老產品之外，對於新產品，不管客户要求還是不要求，我們一定要把樣品做出來，並組裝好，放在樣品室內，隨時供我們檢查，防止出現任何差錯。跟單員在跟蹤樣品的過程中，要做到以下幾點：

a.及時地下達樣品製作指令。在收到公司樣品的製作要求之後，跟單員需要馬上向工廠內相關負責人下達樣品製作的指令。

b.督促相關人員以最快的速度製作出樣品，並把具體的時間告知公司，這樣公司可以告知客户製作樣品需要的具體時間。

c.樣品製作的過程中，要及時地發現問題。不要等到樣品製作完了，才發現問題。

d.對樣品的半成品，成品，部件，整體，都要進行圖片拍攝，從各個角度拍攝，四面八方拍攝。其中對於成品的整體圖片，以側前方稍微俯視的角度作為這個產品的代表。

e.對製作的樣品進行測量：每一個部件的長款厚，每一個空隙的距離，關鍵部位距離地面的垂直距離，關鍵部位和關鍵部位之間的距離，整體的長寬高等。把所有的這些尺寸用ps或ai在產品代表圖片上指示出來，並把所有部件的長寬高列出來，並計算出它們分別的體積和總的體積，做為以後產品生產和價格合算的具體依據。

2. 跟蹤生產計劃。

前面我們已經講到生產計劃的制定和跟蹤，在這裏就不再贅述。我們的跟單員需要根據“生產計劃表”及時地進行檢查每一步生產計劃是否如期進行，如果沒有如期進行，需要在“生產計劃表”上進行標註，標明偏差是多少。

3. 跟蹤五金配件。

在制定出生產計劃，並填寫了生產計劃表以後，跟單員需要從總經理或生產廠長那裏得知某一訂單的產品，都需要什麼樣的五金配件，並列出具體的清單和數量。打印出來，交給相關的負責採購的人員、總經理、生產廠長和其他負責人員。及時地對五金配件的採購進行跟蹤，並及時地督促採購人員儘快完成採購任務，絕對不允許出現因五金配件不到位而影響交貨期。

4. 跟蹤包裝。

在制定出生產計劃，並填寫了生產計劃表以後，跟單員要及時地向公司索取：a.包裝要求 b.嘜頭 c.裝配圖 d.塑五金包。 一定要把這些工作做在前面，絕對不允許出現因為包裝不到位而影響發貨。如果向公司索取包裝資料沒有及時地完成，需要根據公司的安排，再次索取或多次催促。

5.跟蹤質量。

什麼是產品的質量？跟單員首先需要弄清楚這個概念，跟單員也要讓工廠裏所有的人都知道什麼是質量。質量，就是與產品有關的所有細節的好壞。對於我們出口傢俱來説，具體的質量內容又是什麼呢？它包括：木料、做工、膠、膩子、砂光、油漆、包裝等等。我們必須把每一個細節做好，才算是做出了好的質量。如果説，我們產品做的很好，就是到了包裝的時候，有一個小標籤貼的歪歪扭扭的，那麼你能説這個產品的質量很好嘛？從客户的角度來講，這是一個次品，讓人恨得牙根癢癢的次品。

質量是做出來的，不是驗出來的。任何質量問題，都是總經理的問題，生產廠長的問題，管理廠長的問題，絕對不是跟單員和工人的問題。首先，跟單員對任何質量問題不承擔任何責任，這一點是必須聲明的。在生產中，工人的工作出了問題，誰的責任？管理廠長説，我已經跟他説了，但是這個工人沒做到，那這是誰的問題？總經理的問題，生產廠長的問題，管理廠長的問題，絕對不是這個工人的問題，因為管理人員作為管理人員沒有檢查到這個問題，或者只對這個問題重複了一遍或者兩遍，就已經不耐煩了，做為管理人員，你檢查不到問題難道還是別人的問題？或者能不耐煩嗎？管理人員的工作只有一個目的：管理好並生產好。如果工作不到位，或者連多説幾遍話都閒累或者不耐煩的話，這樣的人員就不配當管理人員。

跟單員在跟蹤質量的過程中，需要檢查如下內容：

a.木料。

跟單員需要根據訂單的要求，檢查所下木料的質量。

是否允許死節？允許幾個死節？死節的直徑允許多大？

是否允許活節？允許幾個活節？活節的直徑允許多大？

是否允許色差？木紋是要求橫木紋還是豎木紋？

多層板表面是否允許透膠發黃？是否允許黑膠帶透出？是否允許蝶心？是否允許缺材？壓力是否達到？膠水是否合格？

密度板的密度是否能夠達到？膠水是否合格？

是否允許指接？是明接還是暗接？

b.機加工。

在機加工過程中，會出現各種各樣的問題，比如説：多層板砂光砂透了，孔打錯了，邊角稜沒有打圓，等等。我們必須時刻提防着各種問題的發生。

某一個產品在機加工完畢之後，在進入砂光車間以前，必須進行組裝。如果不進行此項工作，如果發生了問題，則相關管理人員應該承擔責任。

跟單員對機加工應當給與適當的檢查，發現了問題要及時地反映給相關人員，並得到儘快的解決。如果解決不了，給公司反饋，公司安排處理，或者作廢或者修補，但是在質量上絕對不能湊合。

c.砂光和修補。

砂光和修補，是一項既簡單又重要的工作。做好了，我們的產品質量會有很大的提升；做不好，我們的產品要麼作廢，要麼發出去引起索賠。跟單員需要讓每一個管理人員和工人形成一種共識，什麼共識呢？

砂光：產品組裝好之後，只要能夠接觸到的邊角稜必須打圓，所有的面和邊必須砂光光滑。

膠：必須達到e1標準，絕對不允許使用不合格膠的情況。絕對不能在產品的任何表面看到膠。

膩子：必須達到e1標準，絕對不允許使用不合格膩子的情況。絕對不能在清漆產品上使用帶任何顏色的膩子，也就是必須使用透明膩子。任何表面和邊緣，絕對不允許看見跟木頭有色差的膩子。

d. 油漆。

跟單員必須對油漆的質量進行檢查，及時地發現問題，並儘快解決。

必須符合e1標準，也就是油漆的化學成分必須符合歐盟的標準。噴完油漆之後，車間內基本上沒有味道。

油漆至少是一遍底漆一遍面漆，必須有一定的飽滿度和色澤度。

油漆表面，不管是大面，還是邊角稜，只要組裝起來能夠用手接觸到，必須光滑。

e.包裝。

包裝是一項關係到產品質量的非常重要的工作。跟單員在這一步必須給與監督和檢查，如果發現問題，需要馬上解決。但是在一些問題上，我們所有的人員，包括管理人員和工人，都必須達成共識，這些問題如下：

在包裝以前，需要對所有的產品進行組裝，並從各個角度進行拍照。

檢查產品部件是否齊全，並擺放整齊有序。

檢查五金包內五金是否齊全，達到出口歐盟強度標準，自裝箱之日起，1年內不允許生鏽。五金包必須用整齊的紙殼包括，避免磕碰產品。

產品部件上的標籤，粘貼位置統一，規整。

紙箱內填充物，例入泡沫或者epe膜，必須整潔、乾淨、利索，絕對不允許出現破碎、髒亂的情況。

製作包裝紙箱的 紙張的克重必須達到230克/平方米，外觀整潔乾淨，絕對不允許出現紙箱過小或過大等情況。在製作紙箱以前，必須進行準確的測量。晃動紙箱時，紙箱內不允許有產品部件相互磕碰的響聲。

紙箱外面粘貼的所有嘜頭或標籤，必須統一位置，而且規整。

包裝完畢以後，需要每一款產品的外包裝進行拍照；把所有的產品擺放在一起時進行拍照。

6.跟蹤數量和交貨期。

貨物在生產完成以後，或者説到了交貨期以後，或者説包裝完畢並整整齊齊的放在某一固定的位置以後，跟單員必須協調以下工作：

a.清點發貨產品的數量。多了？還是少了？及時地反饋給公司。這樣公司這邊才能夠準確的安排報關。

b.重新測量外包裝的尺寸，和所有貨物的體積。

c.跟公司的相關人員協調集裝箱的到達時間，裝箱時間。

d.集裝箱到來時，在筆記本上對應相應的訂單號，紀錄下集裝箱號和鉛封號，並對集裝箱號和鉛封號進行拍照。

e.裝箱之前，需要把集裝箱打掃乾淨，並拍照片；貨物裝到一半時，需要拍攝照片；貨物裝完時，需要拍攝照片；關上集裝箱門時，需要拍攝照片。

以上內容為工廠內跟單員的具體工作，我們需要在實踐中不斷地探索和完善。

工廠內跟單員的工作是一項複雜而具體的工作。跟單員需要把每一項工作落到實處，跟單員的工作需要工廠內所有管理人員和相關負責人的配合，跟單員需要及時地跟他們溝通、協調、探討和處理所遇到的問題和困難。我相信，如果我們的跟單員能夠按照這篇文章的指示，一步一步的去做好所有這篇文章中提到的內容，我們將會極大地提高我們產品的質量，我們的業務會越來越多，真正贏得客户對我們的信任。