外交禮儀接待

迎賓。迎賓它所指的是，在人際交往中，在有約在先的情況下，由主人一方出動專人，前往來訪者知曉的某一處所，恭候對方的到來，在一般情況下，迎賓儀式包括如下內容，一是賓主雙方熱情見面。二是向來賓獻花。獻花者通常應為女青年，或少先隊員。若來賓不止一人，可向每位來賓逐一獻花，也可以只向主賓或主賓夫婦獻花。向主賓夫婦獻花時，可先獻花給女主賓，也可以同時向男女主賓獻花。三是賓主雙方其他人員見面。依照慣例，應當首先由主人陪同主賓來到東道主方面的主要迎賓人員面前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主賓。隨後，再由主賓陪同主人行至主要來訪人員的隊列前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主人。四是主人陪同來賓與歡迎隊伍見面。在迎賓工作之中，要進行必要的先期準備，以求有備而行，有備無患。1掌握基本狀況：一定要充分掌握迎賓對象的基本狀況。來賓尤其是主賓的個人簡況。例如，姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、學歷、學位、專業、專長、偏好、著述、知名度，等等。必要時，還需要了解其婚姻、健康狀況，以及政治傾向與宗教信仰。在瞭解來賓的具體人數時，不僅要務求準確無誤，而且應着重瞭解對方由何人負責、來賓之中有幾對夫婦，等等。來賓此前有無正式來訪的記錄。如果來賓，尤其是主賓此前前來進行過訪問，則在接待規格上要注意前後協調一致。無特殊原因時，一般不宜隨意在迎賓時升格或降格。來賓如能報出自己一方的計劃，例如，來訪的目的、來訪的行程、來訪的要求等等。在力所能及的前提之下，應當在迎賓活動之中兼顧來賓一方的特殊要求，儘可能地對對方多加照顧。2制定具體計劃：一定要詳盡制定迎接來賓的具體計劃，可有助於使接待工作避免疏漏，減少波折，更好地、按部就班地順利進行。根據常規，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娛活動、遊覽、會談、會見、禮品準備、經費開支以及接待、陪同人員等各項基本內容。單就迎賓而言，接待方亦應有備在先，最為重要的有五項內容。即一是迎賓方式，二是迎賓人員，三是迎賓時間，四是迎賓地點，五是交通工具。迎賓方式：要不要搞迎賓活動，如何安排迎賓活動。怎樣進行好迎賓活動。一定要精心選擇迎接來賓的迎賓人員，數量上要加以限制，身份上要大致相仿，職責上要劃分明確。在迎賓工作中，現場操作進行得是否得當，乃是關鍵的一環。時間問題：1要預先由雙方約定清楚。2要在來賓啟程前後再次予以確認。3要提前到達迎賓地點。地點問題：1交通工具停靠站。例如，機場、碼頭、火車站、長途汽車站，等等。2來賓臨時下榻之處。例如，賓館、飯店、旅館、招待所，等等。3東道主一方用以迎賓的常規場所。例如，廣場、大廳，等等。4東道主的辦公地點門外。例如，政府大院門口、辦公大樓門口、辦公室門口、會客廳門口，等等。前三類地點多用以迎接異地來訪的客人。其中的廣場，主要用以迎接貴賓。第四類地點也就是辦公地點門外，則大多用以迎接本地來訪的客人。確認來賓的身份。通常有四種方法可行。1、使用接站牌。使用接站牌時，牌子要正規、整潔，字跡要大而清晰。不要隨便用紙亂寫。儘量不要用白紙寫黑字，讓人感到晦氣。接站牌的具體內容，有四種主要寫法：一是“熱烈歡迎某某同志”，二是“熱烈歡迎某單位來賓的光臨”，三是“某單位熱烈歡迎來賓蒞臨指導”，四是“某單位來賓接待處”。2、使用歡迎橫幅。3、使用身份胸卡。4、自我介紹。在方便、務實的前提下，上述四種確認來賓的方法，可以交叉使用。施禮問題：在迎賓之時向來賓施禮、致意，最重要的是要做到下列四點。1是與來賓熱情握手；2是同來賓主動寒暄；3是對來賓有問必答；4是為來賓服務周到。接到來賓後，在步出迎近地點時，迎賓人員應主動為來賓拎拿行李。不過，對於來賓手中的外套、提包或是密碼箱，則沒有必要為之“代勞”。引導問題：來賓的引導，指的是迎賓人員在接待來賓時，為之親自帶路，或是陪同對方一道前往目的地。在一般情況下，負責引導來賓的人，多為來賓接待單位的接待人員、禮賓人員、專門負責此事者，或是接待方與來賓對口單位的辦公室人員、祕書人員。在賓主雙方並排行進時，引導者應主動在外側行走，而請來賓行走於內側。若三人並行時，通常中間的位次最高，內側的位次居次，外側的位次最低。賓主之位此時可酌情而定。在單行行進時，循例應由引導者行走在前，而使來賓行走於其後，以便由前者為後者帶路。在出入房門時，引導者須主動替來賓開門或關門。此刻，引導者可先行一步，推開或拉開房門，待來賓首先通過。隨之再輕掩房門，趕上來賓。出入無人控制的電梯時，引導者須先入後出，以操縱電梯。出入有人控制的電梯時，引導者則應後入先出，這樣做主要是為表示對來賓的禮貌。出入轎車。如果引導者與來賓出行，賓主不同車時，一般應引導者座車在前，來賓座車居後；賓主同車時，則大都講究引導者後登車、先下車，來賓先登車，後下車。在引導來賓時，切勿一味沉溺於高談闊論，免得令來賓走神，“一失足成千古恨”，當眾跌跤丟人。

招待。在接待工作之中，對於來賓的招待乃是重中之重。要做好接待工作，重要的是要以禮待客。 1、時間條件。招待來賓的時間條件，主要涉及兩個基本問題。一是來賓何時正式抵達。二是來賓將要停留多久。如果在來賓正式登門拜訪時，因為接待人員的考慮不周，而讓對方吃閉門羹，被拋在一旁，或者遭到驅趕，無疑會傷人至深，並且有損於單位形象。得知有人將要登門拜訪，或是與他人商議邀其上門做客時，有經驗的人一定會預先與對方瞭解正式抵達的時間和將要停留的時間。假如沒有特殊原因，主人一方通常不宜以節假日、午間、夜間作為招待來賓的時間。 2、空間條件。招待來賓的空間條件，指的是待客時的具體地點的選擇問題。一般而言，在公務活動之中待客的常規地點，有辦公室、會客室、接待室，等等。接待一般的來訪者可在自己的辦公室進行。接待重要的客人，可選擇專門用來待客的會客室。接待身份極其尊貴的來賓，有時還可選擇檔次最高的會客室——貴賓室。至於接待室，則多用於接待就某些專門問題來訪之人。必要時，還須設置指引客人之用的“指向標”。招待來賓的地點確定之後，往往有必要對其室內進行一些必要的佈置。1、注意光線。應以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強或過弱。招待來賓，尤其是接待貴賓的房間最好面南。如陽光直射，則可設置百葉窗或窗簾予是調節。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，儘量不要使用枱燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。2、注意色彩。招待來賓的現場，通常應當佈置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設的色彩，有意識地控制在一兩種之內，最好不要令其超過三種。否則就會讓來賓眼花繚亂，無所適從。在選擇招待現場的主色調時，不要選用過於沉悶的白色、灰色、黑色，不要選用過於熱烈的紅色、黃色、橙色，也不要選用易於給人以輕浮之感的粉色、金色或銀色。乳白、淡藍、草綠諸色,方為上佳之選。3、注意温度。室温以攝氏24℃左右為最佳。因為它是人體體温的“黃金分割點”，令人最為舒適。室温低於攝氏18℃，往往令人寒冷難耐。室温高於攝氏30℃，則又可能會令人燥熱不堪。4、注意濕度。一般認為，相對濕度為50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得乾燥不堪，易生靜電。5、注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗户上可安放雙層玻璃，以便隔音； 茶几上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關門開門時噪音不絕於耳。6、注意衞生。在待客的房間之內，一定要保持空氣清新、地面爽潔、牆壁無塵、窗明几淨、用具乾淨。7、注意陳設。其一，是要務求實用。一般來講，在待客的房間之內放置必要的桌椅和音響設備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎盃等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。其二，是要以少為佳。其三，是要完整無缺。一般不應為殘、破、次、損、壞、廢之物。硬要以次充好，或是令其“輕傷不下火線”，往往得不償失。座次安排：1、面門為上。採用“相對式”就座時，通常以面對房門的座位為上座，應讓之於來賓；以背對房門的座位為下座，宜由主人自己在此就座。2、以右為上。“並列式”排位的標準做法，是賓主雙方面對正門並排就座。此時，以右側為上，應請來賓就座；以左側為下，應歸主人自己就座。3、居中為上。如果來賓較少，而東道主一方參與會見者較多之時，往往可以由東道主一方的人員以一定的方式圍坐在來賓的兩側或者四周，而請來賓居於中央，呈現出“眾星捧月”之態。4、以遠為上。道理十分簡單：離房門近者易受打擾，離房門較遠者則受到的打擾較少。5、佳座為上。長沙發優於單人沙發，沙發優於椅子，椅子優於凳子，較高的座椅優於較低的座椅，寬大舒適的座椅優於狹小而不舒適的座椅。6、自由為上。有時，未及主人讓座，來賓便自行選擇了座位，並且已經就座，此刻主人亦應順其自然。在客人登門拜訪之時，主人務必要使自己臨場的一切表現都中規中矩。專門恭候：為了防止來賓來訪時“吃閉門羹”，負責招待對方的有關人員須至少提前10分鐘抵達雙方約定的地點。必要之時，還應專門在約定地點的正門之外迎候來賓。起身相迎；盛情款待：一是要讓座於人。二是要代存衣帽。三是要斟茶倒水。為來賓上飲料時，還須注意乾淨衞生保證供應。四是殷勤相助。認真專注。與來賓交談時，務必要認認真真地洗耳恭聽，聚精會神，切不可一心二用，所答非所問。那樣做，必定會得罪於人。千萬不要在招待來賓時忙於處理其他事務。例如，打電話、發傳真、批閲文件、尋找材料，或是與其他同事交談，等等。萬一非得中途暫時離開一下，或是去接一下電話，事先別忘記要向來賓表示歉意。最好不要在同一時間內在同一地點接待來自不同地方的人士。要是遇上了這種情況，可按“先來後到”的順序接待，也可以安排其他人員分別予以接待。熱情挽留：在一般情況之下，不論賓主雙方會晤的具體時間的長度有無約定，客人的告辭均須由對方首先提出。主人首先提出來送客，或是以自己的動作、表情暗示厭客之意，都是極其不禮貌的。當來賓提出告辭時，主人通常應對其加以熱情挽留。可告之對方自己“不忙”，或是請對方“再坐一會兒”。若來賓執意離去，主人可在對方率先起身後起身相送。

交通。所謂交通禮儀，在此是指接待方在正式的公務接待活動之中，在為來賓安排、準備、挑選專供對方使用的車輛、船隻、飛機時，所需要遵守的禮儀規範。1、費用不許超標。為來賓安排、準備、選擇交通工具，既要求舒適為要，也要注意勤儉節省。2、檔次不得違規。3、運作不宜作假。日程安排：為來賓安排、準備、選擇交通工具時，必須優先考慮對方的日程安排。方便舒適：有可能的話，在為來賓安排、準備、選擇交通工具時，要優先考慮綜合指標優、舒適程度高、服務質量好、社會聲譽佳者。順暢快捷：一般而言，應當為來賓選擇快速並且直達目的地的交通工具。最好不要讓來賓在凌晨或子夜動身上路，也不要讓對方在夜晚抵達目的地。專人負責：應當善於進行溝通，善於隨機應變。因為在派車、訂票、購票、改簽或確認等一系列的具體工作上，若非具有如此素質者。往往難當此任。安全至上：1、樹立安全意識；2、採取安全措施；3、遵守安全規章。排好座次：為來賓安排或選擇對方所乘坐的交通工具的具體座次時，總的指導性原則有三：一是要符合常規，二是要量力而行，三是要主隨客便。轎車的座次：在轎車之上，座次的常規一般是右座高於左座，後座高於前座。以一輛目前在國內公務接待中最為常用的雙排五人座轎車為例，車上座次的尊卑自高而低依次應為：後排右座，後排左座，後排中座，前排副駕駛座。在公務活動中，轎車上的前排副駕駛座通常被稱為“隨員座”。按慣例，此座應由祕書、譯員、警衞或助手就座，而不宜請客人在此就座。惟獨在主人親自駕駛轎車時，客人坐在副駕駛座上與主人“平起平坐”，才是合乎禮儀的。在一般情況下，雙排五人座轎車上的後排中座左右挨夾，坐在那裏不很舒坦，故不宜請客人就座於此。在公共汽車上，座次尊卑的一般規則是：前座高於後座，右座高於左座；距離前門越近，其座次便 往往越高。在有的公共汽車上，座位被安排在通道兩側。碰到這種特殊情況時，一般應以面對車門的一側為上座，而以背對車門的另一側為下座。在火車上，座次的常規通常為：距離火車頭愈近的車廂，其位次便愈高。距離車廂中部越近的包廂、鋪位或座位，其位次便愈高。皆以面對火車行進方向的一側為上位，而以背對火車行進方向的另一側為下位。卧鋪則以下鋪高於中鋪，中鋪高於上鋪。在同一排座位之中，以臨窗者為上座，以臨通道者為下座。在同一行座位之中，則以右座高於左座。在來賓乘坐交通工具時尚須接待人員主動給予對方以熱情的幫助和周到的照顧。1、代為聯繫訂座；2、交運領取行李；3、上下加以護送；4、提供飲食藥品。

住宿。公務接待住宿安排要根據客人的身份、人數、性別、年齡、身體狀況、生活習慣和工作需要來酌情安排，選擇賓館要根據接待經費預算、賓館實際接待能力、口碑與服務質量、周邊環境、交通狀況、安全條件等因素來考慮，基本生活需要如空調、熱水、衞生間、電話、電視、娛樂、購物及辦公、會議設施要符合要求。接待人員要讓來賓產生“賓至如歸”之感，體貼入微、善解人意，但要以不妨礙對方私生活為準、以不限制對方個人自由為限、以不影響對方休息為度。

禮品。禮品的選擇要突出紀念性，講究“禮輕情義重”，不宜贈送過於貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現民族和地方特色，要有針對性，因人、因事而異，儘量使禮品得到來賓的歡迎，要避免品種、色彩、圖案、形狀、數目、包裝方面的禁忌，禁送現金、有價證券、天然珠寶、貴重首飾、藥品、營養品、廣告性和宣傳性物品、易於引起異性誤會的物品、涉及國家機密和商業祕密的物品及不道德的物品。

送別。送別它所指的，通常是在來賓離去之際，出於禮貌，而陪着對方一同行走一段路程，或者特意前往來賓啟程返還之處，與之告別。並看着對方離去。最為常見的送別形式有道別、話別、餞別、送行，等等。道別，指的是與交往對象分手。按照常規，道別應當由來賓率先提出來，假如主人首先與來賓道別，難免會給人以厭客、逐客的感覺，所以一般是不應該的。在道別時，來賓往往會説：“就此告辭”，“後會有期”。而此刻主人則一般會講：“一路順風”，“旅途平安”。有時，賓主雙方還會向對方互道“再見”，叮囑對方“多多保重”，或者委託對方代問其同事、家人安好。在道別時，特別應當注意下列四個環節。一是應當加以挽留。二是應當起身在後。三是應當伸手在後。四是應當相送一程。話別，亦稱臨行話別。與來賓話別的時間，一要講究主隨客便，二要注意預先相告。最佳的話別地點，是來賓的臨時下榻之處。在接待方的會客室、貴賓室裏，或是在為來賓餞行而專門舉行的宴會上，亦可與來賓話別。參加話別的主要人員，應為賓主雙方身份、職位大致相似者，對口部門的工作人員。接待人員，等等。話別的主要內容有：一是表達惜別之意，二是聽取來賓的意見或建議，三是瞭解來賓有無需要幫忙代勞之事，四是向來賓贈送紀念性禮品。餞別，又稱餞行。它所指的是，在來賓離別之前，東道主一方專門為對方舉行一次宴會，以便鄭重其事地為對方送別。為餞別而舉行的專門宴會，通常稱作餞別宴會。在來賓離別之前，專門為對方舉行一次餞別宴會，不僅在形式上顯得熱烈而隆重，而且往往還會使對方產生備受重視之感，並進而加深賓主之間的相互瞭解。送行，在此特指東道主在異地來訪的重要客人離開本地之時，特地委派專人前往來賓的啟程返還之處，與客人親切告別，並目送對方漸漸離去。在接待工作中需要為之安排送行的對象主要有：正式來訪的外國貴賓、遠道而來的重要客人、關係密切的協作單位的負責人、重要的合作單位的有關人員、年老體弱的來訪之人、攜帶行李較多的人士，等等，當來賓要求主人為之送行時，一般可以滿足對方的請求。考慮為來賓送行的具體時間問題時，重要的是要同時兼顧下列兩點：一是切勿耽誤來賓的行程，二是切勿干擾來賓的計劃。為來賓正式送行的常規地點，通常應當是來賓返還時的啟程之處。例如，機場、碼頭、火車站、長途汽車站，等等。倘若來賓返程時將直接乘坐專門的交通工具，從自己的臨時下榻之處啟程，則亦可以來賓的臨時下榻之處作為送行的地點，例如，賓館、飯店、旅館、招待所，等等，舉行送行儀式的話，送行的地點還往往要選擇宜於舉行儀式的廣場、大廳等等。為來賓送行之際，對於送行人員在禮節上有着一系列的具體要求。一是要與來賓親切交談。二是要與來賓握手作別。三是要向來賓揮手致意。四是要在對方走後，自己才能離去。

陪同。陪同要講究規格、自始至終。要首先了解客人綜合情況，明確接待方案，熟悉全過程，注意各個環節的銜接。參觀訪問中，指定的陪同人員不能過多，中途不得換人或不辭而別。要對客人有問必答，但不能隨意越權許諾。陪同要適時向客人宣傳介紹、注意時間節奏，對陪同活動中客人的要求要予以重視，陪同到客人房間原則上應兩人同去， 照看好客人行李，做好交接善後工作。