現代祕書基本禮儀

禮儀是一門綜合性較強的行為科學，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來表現的律己、敬人的完整行為。由於地區和歷史的原因，各地區、各民族對於禮儀的認識各有差異。在長期的國際往來中，逐步形成了外事禮儀規範，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強調交往中的規範性、對象性、技巧性。隨着我國改革開放腳步的加快，人們在生活和工作中外事交往增多，瞭解涉外禮儀的內容和要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。中國人民大學國際關係學院外交系主任，金正昆教授，從政務、商務和日常生活三個方面，詳細闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識要求。

他認為，人和人之間有接觸才有瞭解，有了解才能溝通，有溝通才會互動，這是三個重要的程序。接觸是前提。接觸了之後才會瞭解，逐漸瞭解之後才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那麼從國際交往的角度來看，宏觀上涉外禮儀有三個基本要求：

第一個要求尊重為本，要強調自尊自愛，要尊重自己的職業，要尊重自己的單位.

第二個方面的理念就是要善於表達。在國際交往中，接待外國客人，

第三個方面是要強調接待三聲：“來有迎聲，問有答聲、去有送聲”。

金正坤教授結合日常交往和社交活動、公務活動的一些內容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的製作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請外國朋友等等需要使用的一些常規的禮儀。從而在衣食住行訪談送等方面，使人們對涉外禮儀有一個全面地瞭解。他認為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發現別人的優點，實際上就等於肯定自我，那説明你寬容，説明你謙虛，説明你好學。所以在國際交往中，要善於發現別人的所長。

什麼是涉外禮儀？涉外禮儀實際上就是我們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規範，規範就是標準。你講不講規範，是你這個人懂不懂規範的問題；你講不講規範，是你這個單位有沒有規範的問題。這個在國際交往中是很強調的。比如在大庭廣眾之下，一個男人一個女人着裝，他又規範的説法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什麼呢？看髮型，比如染不染色，長度如何等等。像我們服務行業，政府機關一般公務員是不染彩色發的，除非把花白的頭髮染黑。另外頭髮不宜過長，作為女性，一般工作崗位上不長於肩部。有同志講了，長於肩部如何？長於肩部要做技術性處理，盤起來、挽起來、梳起來，不能隨意披散開來。道理很簡單，年輕姑娘的一頭飄逸的長髮是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒準附近的每個人就暈了。“男人看腰”，看什麼了？不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什麼品牌，而是看這樣一個細節，要上掛不掛東西。我們説句涉外交往中的行話，一個有社會地位的人，一個有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見過普京總統腰上掛手機嗎？你見過安南腰上有一串鑰匙嗎？所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個特點，就是規範性。

那麼實際上從比較研究的角度來看，我們現在講的涉外禮儀，國際交往中要遵守的國際慣例，和我國傳統禮儀還是有一些差異的。我國有五千年的傳統文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個良好的氛圍中繼任成長，那麼我們大家應該説是學識源遠流長，但是，從國際交往的角度來看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國際禮儀它是強調關心有度，換而言之，不得打探或者涉及個人隱私問題。而我國傳統禮儀，強調親密無間。這個恐怕在國際交往中，此點不瞭解就麻煩了，按照我們的規範性説法，國際交往中不宜隨便探討對方、請教對方的問題有五，我們叫涉外交往五不問：第一不問收入問題，第二不問年紀大小，第三不問婚姻家庭，第四不問健康狀態，第五不問個人經歷。第二個特徵講對象性，對不同的人，有不同的要求，內外有別，自己人你該問還是問，但是外人你還是不問比較好。比如在國際交往中，每個人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會跟你合作？那缺乏可*程度嘛，但是説實話，這個問題是我們很多人比較愛問的。

那麼從國際較晚個角度來看，涉外禮儀有什麼基本要求呢？宏觀上來講有三個基本要求：第一個要求尊重為本，這個尊重二字，應該是禮儀之本，也是待人接物之道的根基之所在。你不管是坐、請坐、請上坐也好，茶、上茶、上好茶也好，關鍵是要通過這種形式，向別人傳遞出尊重對方的信息，這恐怕是要點。但是尊重在國際交往中，有兩個方面的要求，不能夠偏袒於一方。第一個方面的要求就是要自尊為本，要強調自尊自愛。一個人在國際交往中，不講自尊，就不能得到別人的尊重。首先要尊重自己，你自己要把你當會事，站有站相，坐有坐相，舉止大方。有同志這方面差勁了，往人家對面一站，或者一坐，也不管對方是熟人是生人是同性是異性，比較灑脱，比如腿伸出去，男同志，順手把褲管往上一拉，露出一條飛毛腿。但是此種人，那麼在國際交往中，在比較重要的場合，怎麼會得到別人的尊重呢？所以要尊重自我。其次要尊重自己的職業。工作你分工不同，“聞道有先後，術業有專政”，在任何國家、任何社會，真正被人家尊重的人，是有實力的人，是學有所長的人，是專業方面有本事的人。所以要愛崗敬業，這樣的人才會贏得尊重，各國皆然。最後，第三個方面要尊重自己的單位。大到我們的國家和民族，小到我們現在供職的地方，那在國際交往中，我們有責任、有義務維護它的尊嚴形象。其次我們強調要尊重交往的對象，不僅要自尊，而且要對交往對象表示尊重。我們一般要講五句話：“尊重上級是一種天職，尊重同事是一種本分，尊重下級是一種美德，尊重客户是一種常識，尊重所有人是一種教養。這五個方面，涉及到我們人際交往的方方面面，要尊重，要全方位的尊重，不能失禮於人，尊重為本。但是，光講尊重為本，在國際交往中是遠遠不夠的，我們還要第二個方面的理念的要求，就是要善於表達。你要把你對對方的尊重恰到好處地表現出來。你不表現他真麼會知道你尊重他呢？它有個表現程式的問題。比如我們在國際交往中，接待外國客人，我們強調接待三聲：“來有應聲，問有答聲，去有送聲”，是吧?來了話你要先説個歡迎光臨，然後再説事。我在我們保衞處的同志講過課，我跟他講：“那要來了客人的話，你首先要問先生你好，然後再説事，你能上來問，找誰，人家是犯罪嫌疑人嗎？”你打電話也是，拿起話筒第一句話：“你好中國人民大學”，然後再説事，不能上來就喂喂喂，再問“有人嗎？”那人家不是人嗎？那你這是基本禮貌，你這個“三聲”，你算什麼？

在日常交往和社交活動、公務活動等方面，金正昆教授以詼諧幽默的言語闡述了交往過程中應注意的一些問題及如何做自我介紹和介紹別人等細節要點。

名片已成為我們日常禮儀交往中的一種重要手段和方式，名片雖小，但是使用過程中也要注意禮儀交往。第一，名片製作上在國際交往中，講三個不準：名片不隨意塗改。第二不提供私宅電話。涉外禮儀和我國傳統禮儀的一大區別，涉外禮儀是研究保護個人隱私，有教養、有身份的人不向別人索取電話號碼、私宅電話諸如此類。那麼在國際交往中，你要注意，他講公司有別，我因公跟你打交道的話，我給你的電話就是辦公室的電話，手機號碼不給你，私宅電話更不給你。我們國內同志有些人沒這個感覺，那天一個外國朋友給我們一個同志一張名片，這上面沒有私宅電話，我們那位就問，家裏有電話嗎？那位裝聽不動。你家都沒裝電話，是不是很貴？互動出現問題。第三個點你要注意製作名片的話，一般不提供兩個以上的頭銜。名片上不出現兩個以上的頭銜，他講“聞道有先後，術業有專攻”。倘若一個名片上給的頭銜越多，有三心二意、用心不專、蒙人之嫌，所以很多外國客人，他有地位有身份的人，他身上會有好幾種名片，它是對不同的交往對象，強調自己不同身份的時候，使用的不同的名片，這個要説一下。索要名片也要注意禮儀的交往，一般索要名片有這麼幾個點你要注意。第一個點儘量不要去索取名片，第二個點最好不要採取直白的表達。接過名片一定要看，是否對人家尊重，看是對對方表示重視，看是要了解對方的確切身份。

公務接待宴請在國際交往中也很重要。這裏有一個五m公則,第一個m，費用的問題。第二個m是講菜單，就是講菜餚的安排，講內容。民族禁忌、宗教禁忌尤其不可觸犯；第三個m是環境，那麼實際上宴請客人從高層次來講，是講一個檔次，是講一個環境。第四個m是講音樂。高檔的宴請，強調音樂伴宴；最後要注意就是舉止。

最後，金正昆教授就國際交往禮儀的一個基本原則---三a規則做了總結。第一個a接受對方。第二個a重視對方。第三個a是讚美對方。

一、握手

1、握手時力度要適中，大家可以練練。太輕給人以輕視。太重，也不好。

時間：在心裏默數1,2,3,4,5後才緊開手。

二、迎接禮儀

1、要先介紹最高領導，依次介紹。你好！這位是我們公司的姚主席，這位是張副主席。

2、把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"。

3、把小的介紹給老的。"劉總，你好，這是小王"。千萬別調換了。

4、飛機場接人時，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎麼樣？"

三、接待禮儀

1、引導，要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個台階，不要走的太快。一步走兩、三個台階，有的客人尤其是女的，穿着小裙子，走不動，你一下邁兩、三個台階，她要在後面跑，才能跟上你，會累壞人家的。

2、要讓客人走樓梯的內側。主人走外側。所謂內側是繞着中心的一側。

四、乘車禮儀

進乘電梯時主人要先進去，按按鈕，再請客人進來。出電梯時要請客人先出去。

一般的商務車是小驕車。當坐小驕車時，大家説司機旁邊、司機後排的左、中、右，哪個是第一重要位置、第二....第四重要位置呢？

答案是：後排的右，左，中，前排的司機旁。

如果開車的是主人呢？答案是：前排的司機旁、後排的右、左、中。因為是以右為尊。這是禮儀方面。當然安全方面就要另有別論了。

五、西餐禮儀

左手拿刀，右手拿*。美國人有時累的時候可以換過來用。而歐洲人不可以換着用。

當吃完不要把刀*一起放到盤中，這時服務員會來幫你收起來的，即使還有許多好吃的你都沒有吃，你也不能説："我還沒吃完"，會很丟面子的。把刀、*放到左右兩邊表示你吃完了，所以服務員要來收的。

那麼要怎麼做呢？要把刀和*分別放到盤的兩邊。

記得有一次一個中國人到美國，剛下飛機就去赴晏。服務員們在每個人的旁邊都上了一碗水，這時由於這位中國人剛下飛機特別的口渴，所以就拿起碗就咕嚕咕嚕地喝了下去，這時大家都在驚訝地盯着他。他的導師是其中權位最高的，為了挽回這個尷尬的場面，也順手地拿起碗喝了下去，大家看導師喝了也都喝了下去。後來，飯後，別人告訴他那碗水是飯前用來洗手的，這時他覺得很內疚，要是早知道多好呀！就不會讓導師跟着他一起喝這碗水了。

西方上菜一般是按開胃菜、湯、主食、薩拉、水果。你可不要一上來猛吃，後面的還沒有吃到呢？你就已經吃不進去了。

吃飯時不要高談闊論。

六、送禮禮儀

要以禮輕情意重。

從前有一個人，他的朋友特別喜歡鈎魚，常常把鈎的魚送給他。有一天他就想我該送他什麼呢？他特別有錢，穿的、用的都是名牌，而且他還很挑剔的，後來他就去跟他的朋友説，我陪你去鈎魚吧。他説：好呀，我明天開車來接你。結果呢？這天他們很不走運一條魚也沒有鈎到。這時，他們旁邊有一個小夥子運氣特別好，一個接一個的，可是他每次鈎上來大魚後又把它放回去。這時這個人覺得特別奇怪，想想他們今天來挺辛苦的，一條也沒有鈎到就買一條回去吧。正在拿錢時，突然這個小夥子一下鈎上來一個小魚，小夥子很高興的説，這下終於鈎到了。這個人覺得特別奇怪地問?你為什麼把幾次鈎上來的這麼大的魚都放了，鈎了一條小魚就這麼高興"。他説："你想知道嗎？這還不簡單，我家的鍋只有這麼小呀？"