XX市各鄉鎮落實檔案工作任務的督查情況彙報

XX市各鄉鎮落實2004年檔案工作任務的督查情況彙報XX市委辦公室、市人民政府辦公室：為進一步搞好新時期的檔案工作，為經濟建設服務。今年，河池市委、市人民政府將檔案工作納入黨政雙文明建設目標管理進行考核驗收，年內鄉鎮要有90%以上完成年度歸檔任務，社區、村建檔率要達50%以上，同時要對部門的檔案實行年檢制度。為落實河池市委、市政府的文件精神，XX市委、市人民政府非常重視，已將檔案工作納入年度目標管理。為全面瞭解、督促各鄉鎮落實今年的檔案工作任務。10月9日——10月15日，在市委辦、市政府辦的重視下，組織了以市委辦副主任、督查室主任XX同志為組長、檔案局、信訪辦領導為成員的督查組，對全市各鄉鎮的檔案工作、信訪工作進行督查檢查，現將鄉鎮檔案工作的有關情況彙報如下：一、檔案整理立卷歸檔工作做得較好的鄉鎮的經驗和做法。在督查中發現，鄉鎮設立有專門檔案室，而且比較規範的有XXX等9個鄉鎮。完成至2003年檔案立卷歸檔任務的只有XX鄉。正在進行檔案整理且進度較快的有XXX等8個鄉鎮。已整理歸檔的檔案中，符合要求且較規範的有XXX等7個鄉鎮。這些做得較好鄉鎮的主要經驗和做法是：1、領導重視建立了主要領導親自抓，分管領導具體抓的機制，落實了專門人員負責檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。領導認識到位，充分認識到搞好新時期檔案工作的重要性，經常檢查督促、瞭解檔案工作的有關情況，及時解決在整理檔案過程中遇到的實際問題和困難，使整檔工作能夠順利開展。如XX鄉黨政主要領導經常過問檔案工作，檢查、瞭解檔案工作的進展情況，工作有部署、有檢查、有落實，並解決在整檔過程中的實際問題，使檔案工作順利開展。XX鄉領導重視，年初既與檔案局聯繫派人到該鄉指導整檔工作，並專門安排4名人員負責整檔工作，解決了歷年來檔案未整理、人員、經費未落實的問題。XX鄉歷年來領導比較重視檔案工作，落實了專人負責，建立了常抓機制，年度檔案歸檔工作進度較快，今年上半年，即抽調人員把去年的檔案整理歸檔，是我市鄉鎮整檔工作進度較快的鄉鎮。2、建立專門的檔案室、落實了專（兼）職人員，解決了經費問題困難的問題。整理工作進度較快的鄉鎮，基本上都建立有規範或比較規範的專門檔案室，而且落實了相對穩定的專（兼）職檔案員專門負責檔案工作。同時，領導親自過問，在資金較為緊張的情況下，擠出經費，解決整檔需購買的裝具，用品問題。3、建立常抓機制整檔工作較為主動、進展較快的鄉鎮的經驗和做法是建立了常抓機制，他們落實了專（兼）職檔案員專門負責對文件、材料的收集、整理、分類。特別是對散存在領導班子成員手中的文件、材料，及時予以收集，避免了檔案、材料的丟失。如XXX鄉幾年來、均安排了專（兼）職檔案員專抓檔案整理工作，會同政府辦人員，對形成檔案上年度的文件、材料，在百忙中擠出時間，及時進行整理，歸檔、做到邊忙於其他事務，邊整理檔案，確保了整檔工作的順利開展。4、主動與上級主管業務部門聯繫，加強對檔案業務工作的指導。近幾年來，檔案部門加強對專（兼）職檔案員進行業務培訓，並實行檔案上崗證制度。但由於鄉鎮工作千頭萬緒，一般檔案員均由鄉鎮政府祕書兼任。祕書工作較繁雜，能夠靜下心來鑽研檔案業務的不多。特別是鄉鎮政府祕書調換週期短，調動頻繁，造成新接手的檔案員業務不熟，難以開展正常的檔案整理、分類、立卷、歸檔工作。檔案工作進度較好的鄉鎮如XXX鄉等鄉鎮的做法是：一是保持專（兼）職檔案員的基本穩定；二是經常與檔案局保持聯繫，請教業務工作中遇到問題，請檔案局派員進行業務指導。二、鄉鎮檔案整理、立卷、歸檔案工作仍需進一步加強。我市鄉鎮檔案工作總體形勢是好的，但存在的問題也比較多，這些問題主要表現在：1、有的鄉鎮領導對檔案工作認識不足，重視不夠。在督查中發現，XXX等鄉鎮未開展檔案的收集或整理工作，檔案較為混亂，多年來檔案文件、材料仍在領導手中，或在各部門辦公室，根本沒有收集，有的鄉鎮收集了，隨意堆放在檔案室裏，與其他雜物混雜在一起。存在這些問題主要原因是鄉鎮主要領導對檔案工作重視不夠，沒有充分認識到搞好新時期檔案工作的重要性、必要性，只注重抓經濟工作，忽視了檔案工作。有的鄉鎮沒有落實分管檔案工作的領導，沒有專（兼）職檔案員，沒有落實必要的整檔經費，購買必要的檔案裝具、甚至沒有專門的檔案室，造成了整檔工作的被動局面。2、有的鄉鎮沒有專門的檔案室，有的設有專門的檔案室但與雜物混放在一起，室內檔案裝具比較陳舊。在督查中發現，XXX等鄉鎮未有檔案裝具；檔案室較為雜亂的鄉鎮有XXX；全市各鄉鎮檔案裝具除XXX等鄉鎮檔案裝具是較好外，其它大部分鄉鎮檔案裝具陳舊，有的甚至已經腐爛黴變。3、專（兼）職檔案員調換頻繁，檔案員業務不熟，難以正常開展檔案工作。近幾年來，雖加大對專（兼）職檔案員的培訓力度，推行檔案上崗證制度，但由於幹部調動等問題，致使有的鄉鎮檔案員調換頻繁；有的鄉鎮檔案員剛參加培訓不久，又調到其他工作崗位，新接手的檔案員業務不熟，難以做好檔案工作，造成檔案工作的被動局面。目前，無檔案員或檔案員調走的鄉鎮有XXX。4、有的鄉鎮未開展檔案的整理、歸檔工作。目前，未開展整檔工作的鄉鎮有XXX鄉。檔案整理到1998年度的有XX鄉。這些鄉鎮整檔工作的被動，有主觀原困，也有客觀原因，但最主要的是認識不足，重視不夠造成的。5、經費投入嚴重不足。檔案的收集、整理、分類、立卷、歸檔、保護必須一定經費保障，用於購買檔案用品，如檔案卷皮、打印材料、裝訂線（訂），歸檔用具，檔案櫃、必要的安全設施、以及防火、防盜、防蟲、防黴、防光、防塵、防潮、防有毒氣體等“八防工作”等，這些工作必須有一定的經費投入作保障，才能保證檔案工作的順利開展。而我市有些鄉鎮對檔案工作經費的投入較少，造成工作的被動局面，已嚴重地影響到檔案的保護和利用工作。6、鄉鎮村（社區）的整檔工作進展緩慢，發展不平衡。根據河池市年初佈置的工作任務，2004年度，要有90%以上的鄉鎮完成年度歸檔任務，50%以上的村（社區）完成建檔工作。從檢查的情況看，鄉鎮只有太平鄉完成年度歸檔任務，基本整理到2003年的有XXX等鄉鎮等，其它鄉鎮整檔、歸檔工作任務仍相當重。全市村（社區）建檔工作，基本上整理税改、土地延包等檔案，其它檔案文件、材料比較散亂，基本上未建檔，工作進展緩慢，有待進一步加強。三、下一步工作打算、建議。據2004年底的時間僅有2個多月，時間緊、任務重，為了進一步加強對檔案工作的領導，全面完成河池市委、市政府下達 的目標管理工作任務，使檔案工作不拖全市的後腿，下一步工作的打算、建議是：1、領導重視要落實鄉鎮黨政一把手負總責，分管領導具體抓。要抽調人員組成整檔組，專門負責整檔工作。有建檔任務的村（社區），也要成立專門的整檔小組，具體負責整檔案工作。2、落實一定的整檔經費鄉鎮檔案的整理，需要一定的經費購買必須的整檔用品。同時，有的鄉鎮檔案室安全隱患大，需要購買鐵門，加固鐵窗，需要一定的經費購買檔案櫃及防濕、防潮、防塵、防蟲等“八防”設施。鄉鎮的村、社區檔案整理，也需要一定的經費作保障，所有這些工作。如果不能保證落實最基本的經費，整檔工作任務將難以完成。3、加強對鄉鎮、村（社區），市直單位檔案工作的業務指導。在這次督查中發現，有的鄉鎮、市直單位雖每年均派員參加檔案整理的培訓，但仍存在業務熟而不透，生而不熟，一知半解的現象；村（社區）的整檔工作還未真正開展，業務不熟現象依然存在；這些問題的存在，需要檔案局派員到鄉鎮，村（社）作業務指導。但由於檔案局無專用車輛、業務經費較少、人員少，指導面受到較大程度的限制，希望市委辦、市府辦幫助反映解決無車輛、經費短缺問題。4、推行檔案合格證制度，加強對市直部門的檔案案卷質量檢查。從今年起，河池市實行年度檔案整理、歸檔的合格證制度。對各縣市（區）、鄉鎮、單位及村（社區）的檔案收集、整理、分類、立卷、歸檔的質量進行抽查，要求各縣市（區）實行檔案合格證制度。對歸檔合格的鄉鎮（含村、社區）單位頒發合格證。希望市委辦、市府辦在下一步工作中，牽頭帶領檔案局（館）人員對市直（含中、區、河池市駐宜單位）對有關單位的案卷質量進行一次檢查、督促，合格的將頒發合格證，不合格的督促加強整改，確保全面完成檔案工作任務。 XX市委督查室2004年10月20日