高校外聯部年度工作總結

經過一年的努力，外聯部共為迎新晚會、班歌大賽、十佳歌手大賽、社團文化節等多場活動拉取了8握壽司、悦視眼鏡、琴韻藝術、恆安集團、萬達百貨、影城等多家贊助。贊助金額累計****元（其中不包括活動的物料及獎品）。一年之中，部門內部，部員們和諧相處，互相學習與幫助。在眾多的拉贊助與活動協助中發現了很多問題，不斷的改正自身存在問題，學習到很多知識，也在一定程度上提升了自己的能力與素養。與學生會其他部門之間關係融洽，與其他院校外聯也有着一定的支持與聯繫。成為學院內外部溝通交流的一道橋樑。縱觀這一年，外聯部有許多優點，當然也有很多的缺點。

在這一年的工作中，從多次的失誤與沒經驗中，我們總結出很多的部門問題：

一：與商家合作過程中

1.前期準備時間不夠。一般我們是在活動開始的提前兩到三週開始拉贊助，可經過長時間的觀察發現一些大的公司通常都是年頭就確定好接下來一年的大體工作以及經費預算等等。與一些大公司合作，往往他們的經費申報需要比較複雜的流程，需要一定的時間，而我們在活動開始的兩到三週才開始談合作，一來有可能以被別的學院捷足先登，二來也因為時間比較倉促，而選擇物料合作方式，錢往往很難申請到。

——解決方案：希望之後的每一屆能夠在寒暑假就開始着手之後半學期的活動贊助策劃修改與投遞，同時與商家能夠有長期的聯繫與合作，而不是臨時抱佛腳的形式。

2.贊助商的類型可多樣化，贊助物品多樣化。文院本身對口的商家不多，但經過這一年，我發現其實我們不需要侷限於對口，而可以把眼界大開，去尋找食品，用品，衣物，網絡虛擬產品，甚至網站及其虛擬產品。日常生活所需的就是我們可以去尋求合作機會的。贊助物品以往我們都是根據辦活動的部門策劃上所寫的去拉，然而往往出現等到活動辦的時候才發現其實可以加個這個加個那個。而一些本身可以通過贊助解決的東西卻自己掏錢。

——解決方案：商家多樣化，可以拓寬眼界，從衣食住行多方面商家入手。根據其產品特點尋找其與校園，與我們學院的契合點。當然與活動結合更好，例如體育活動拉功能性飲料等等。對於物料多樣性問題則可以加入主持人的化粧及服裝贊助，獎盃的贊助，十佳音響的贊助，班歌大賽團體獎品（如團體出遊的票），十佳選手的攝影贊助等等。根據不同活動能想得全一些，有針對性一些。

3.策劃有待加強。雖説這一年我們在策劃上下了很多的功夫也有一定的進步，但我個人認為在策劃上還存在一些問題。例如沒有完整的合作方式設計，可行性計劃分析，以往合作商家展示，廣告位的陳列，照片的直觀反映等等。

——解決方案：我會和下一屆的交代清楚同時也會和他們一起去做一份完整的，更接近大型商家商談時的直觀有效的策劃。

4.立場不夠強大，過於退讓。在多次的拉贊助過程中，我發現商家總把學生當做是好宰割的羊與弱勢的一方，我們的態度過於謙讓與退步，往往使得我們的正當利益在談判中一減再減，往往出現賣苦力，吃大虧等情況。

——解決方案：有機會我會和下一屆進行一次交流，將這個問題好好討論下，同時讓大家學會換角度思考與適當的態度強硬。

5.物料跟進不及時。幾場活動都出現物料最後才到的問題。雖然中間參雜着幾個部門的聯繫與圖案的修改，但問題總是出現則不免思考是不是我們聯繫的不夠。

——解決方案：提前與幾個部門聯繫溝通好，定下物料的具體交圖和收貨的時間和專門的負責人。

6.長期合作的困難性。很多商家都是合作一次後就不願意再合作，問題通常是沒有達到宣傳效果。長期合作雖然我們一直都在努力，仍有一些沒有留住。這就很需要我們去思考和改進。

——解決方案：不斷創新，尋找新的合作方式，根據不同的商家設計不同的宣傳方案。如會員卡制度，試吃試用，遊戲互動等等

7.錢及商家要求的合理性。一般我們都是秉持着長期合作的想法，沒有敢大開口要錢，也使得我們往往出了很多力氣去幫忙商家宣傳。然而商家的要求往往我們都是去答應，怕商家跑掉。但經過幾次吃虧，我發現我們應該更強硬與聰明。對於商家的要求適當答應與搖頭。更要把其要求與實際相結合。

——解決方案：根據商家的大小，制定不一樣的策劃，要不一樣的金額。才比較好調整狀況。對於商家的要求合理的答應，不合理的也要有底氣拒絕與調整。

8.物品的接收與歸還。商家的宣傳物品出現丟失等情況。這就會極大的影響到之後的合作。

這是一個很嚴重的問題。在吃過幾次虧後我們也意識到這是我們需要改進的地方。——解決方案：列寫清單。每次接受商家的宣傳物料後續有專人負責列寫清單和簽字和專門看管。

9.預備方案的設計。外聯最害怕出現的情況就是商家半路掉鏈子跑票。那就需要我們有兩手的準備，不一下子否認商家，而是留兩手準備，防止出現空窗現象。同時，我們需要反饋給商家的資料與照片也在一次活動中出現燒卡全沒的問題，這也十分影響到之後的合作。

——解決方案：預備方案的準備，包括第二大商家的準備和照片的自行拍攝與備份。對其餘事情也都需要有着一套較為完整的預備方案。

二．部門內部溝通及其與各部門聯繫過程中

１.部門內部的分工與聯繫。部門內部的和諧也是很重要的。因為能者多勞，有時候會出現部門內部一個人幹很多，一個人幹很少的情況。這樣就容易影響到團隊的協作與個人的存在感。同時常常事情會比較突發聯繫人也不好聯繫。

——解決方案：根據每個人的特點和有點有較明確的分工，同時每個人的工作需要定期輪換，使每個人都能得到不同的鍛鍊與學習機會。也比較能加強每個人的存在感，容易調動積極性。每個人的課表都有個備份方便聯繫人。同時又固定的羣或微信聯繫。也方便加強情感。

２.與各部門聯繫不足。活動前期沒有了解好活動的主要內容和可宣傳點，沒有了解好所需的物料，這些都容易使贊助出現問題。對於幕布等物料設計也是，溝通不足則會出現物料拖延的問題。

——解決方案：拉贊助前期就開一個宣傳外聯與辦活動部門的會議，把活動流程，所需物料，設計稿的交稿日期等等問題一次性解決清楚。外聯不止負責外聯，也可以試着負責學生會內部部門的聯繫。同時也要注意和其他部門部長聯繫的時間與態度。

３.部門部員細心不足。因為我們要負責的事情很多，一場活動前中後期都有不同的工作，忙完一場又一場，所以很多細節問題都沒有很好的把握，例如晚會結束後物品的清點與會場的收拾。

——解決方案：提前讓他們完整的跟一場活動，從失誤中吸取教訓。細節處拿筆記下來，防止意外的發生。一場活動一個主負責人，可以鍛鍊他們每個人還能適當分散壓力。

４.部門內部的交流。每次會議幾乎都是部長在開，組員只是聽很少有自己發言思考的機會。不利於他們的接任和部門內部的氣氛。

——解決方案：可以以交流的形式展開，每個人可以提出自己的宣傳創意和建議，使會議成為一次交流的過程，思想碰撞的過程。

５.微博。現如今微博已經成為一個很具有時效性與大範圍宣傳性的工具。我們可以更好的把它利用起來。

——解決方案：擴大微博的粉絲，多關注商家動態。把微博打造成集吃喝玩樂信息為一體的宣傳工具，吸引粉絲，吸引商家。還可以利用微博展開轉發抽獎的宣傳方式，更利於我們發展。

當然，這一年外聯部也有着很多的改進。包括與其他學院外聯的聯繫加強，拉的贊助多樣化，組員積極性較高，宣傳方式的創新，長期合作的留線等等。我希望之後外聯能一屆比一屆強。我也會在離任時找下一屆開一個長的交流會，把該交代的事都交代清楚。