12月文檔管理個人總結

本站精心整理了《XX年5月文檔管理個人總結》，望給大家帶來幫助!

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裏，我們對如何進行文檔管理分三個階段來闡述。

1、生成期文件的管理

生成期的文件，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閲文件或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負責人也能隨時找出文件的管理系統。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件→文件套→雜誌匣→文件櫃。

按事由用文件夾對文件進行分類;按照一件事一個文件套的原則，每個人準備若干個文件套;按類別或內容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類別進行區分。將文件套收集到輕便雜誌匣中;把文件套整齊地擺放在輕便雜誌匣裏並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中文件櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到文件夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在文件櫃裏;將辦公室用的文件櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放文件資料;使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。

2、保存期文件的管理

有些保管在辦公室裏的文件過了幾年後利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心”的形式進行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，並標明“作廢日期”，文件保存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將會更經濟一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“保存中心”。

3、文件的廢棄

保管型文件隨着時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的文件管理方法，對於文件的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按文件進行廢棄;

(2)、按文件夾進行廢棄;

(3)、按項目進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨着計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，電子文件大量產生。對於電子文件的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子文件要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子文件存儲處於一種有序狀態。

2、對電子文件要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的文件丟失。

3、由於電子文件利用途徑的多樣化，尤其是在網絡高度發達的今天，要做好電子文件的保密工作，即準確設定電子文件的訪問權限。