高階祕書辦公自動化知識：文字編輯

（一）選擇中文輸入法

在輸入文字前選擇一種中文輸入法，可以首先單擊windows工作列右端的輸入法鍵盤式圖示，然後在輸入法列表中選擇一種拼音或五筆輸入法。

（二）移動插入點

在文件中移動插入點的方法很多：

（1）如果要在當前螢幕上移動插入點，只需把i形指標指向新位置，然後單擊滑鼠左鍵即可。

（2）如果文件很長，需要編輯的文字沒有在螢幕上顯示出來，可以利用垂直滾動條和水平滾動條來檢視文件。

（三）選取文字

word把選定的文字按反白方式顯示，即黑底白字而不是標準的白底黑字。

用滑鼠選取文字只需把滑鼠指標定位於要選定文字塊的開始處，按住滑鼠左鍵進行拖動，直到使所需文字變為反白顯示。

（四）複製、移動、刪除文字

1.怎樣複製文字？

操作步驟是：先選定要複製的文字，然後選擇“編輯”選單中的“複製”命令（或按“ctrl+c”鍵）或者單擊“彰”工具欄中的“複製”按鈕。接下來將插入點移到要貼上文字的新位置，再選擇“編輯”選單中的“貼上”命令（或按“ctrl+v”鍵），或者單擊“常用”工具欄中的“貼上”按鈕即可。

2.怎樣移動文字？

移動文字的操作與複製文字類似：選定要移動的文字後，選擇“編輯”選單中的“剪下”命令（或“ctrl+x”鍵）或者單擊“常用”工具欄中的“剪下”按鈕，此時，選定的文字已從原位置處刪除，存放到剪貼簿中；在文字將出現的位置處單擊以放置入點；選擇“貼上”命令。

3.怎樣刪除文字？

欲刪除文字塊，只需選定文字塊後，按“del”鍵即可。要注意的是，按“del”鍵會刪除插入點右側的文字，按“backspace”鍵會刪除插入點左側的文字。

（五）撤銷與恢復操作

在文件的編輯過程中，如果不小心刪除了一些文字，word允許把剛刪除的內容恢復過來；如果又想刪除該文字，則可以選擇“恢復”命令。

（六）插入與改寫文字

worde啟動時預設方式為插入方式，在這種方式下，輸入新的文字後，插入點後的文字自動向右移動。在改寫狀態下，新輸入的文字會覆蓋自找文字。

（七）查詢和替換

查詢和替換功能，使使用者能夠迅速找出指定的文字、格式和樣式等，然後可以用新的文字、格式或樣式替換舊的。

1.怎樣查詢文字？

其步驟為：

（1）選擇“編輯”選單中的“查詢”命令，出現“查詢和替換”對話方塊，選中“查詢”選項卡。

（2）在“查詢內容”框中輸入要查詢的文字。單擊“高階”按鈕，可以開啟一個能設定各種查詢條件的詳細對話方塊。

（3）單擊“查詢下一處”按鈕開始查詢。

（4）要繼續進行查詢，可單擊“查詢下一處”按鈕；要切換到文件中編輯內容，可以單擊文件，然後進行編輯，編輯完畢後，單擊“查詢與替換”對話方塊的任意位置，繼續進行查詢工作。

（5）要關閉“查詢和替換”對話方塊，可以單擊“取消”按鈕，插入點停留在當前查詢的文字處。

2.怎樣替換文字？

可按以下步驟進行操作：

（1）選擇“編輯”選單中的“替換”命令，出現“查詢和替換”對話方塊，選定“替換”選項卡。

（2）在“查詢內容”文字框中輸入查詢的文字或格式。

（3）在“替換為”文字框中輸入要替換的文字或格式。

（4）單擊“查詢下一處”按鈕，開始查詢。當找到匹配的文字後，會在文件中反白顯示該文字。

此時，使用者可以根據需要進行選擇：

（1）如果不想替換當前的內容，可以單擊“查詢下一處”按鈕，繼續進行查詢。

（2）如果想替換當前查詢的內容，可以單擊“替換”按鈕，替換完後，繼續進行查詢。

如果想替換整個文件中的該文字，可以單擊“全部替換”按鈕，替換完後，會出現對話方塊，提示總共替換了多少處。