地稅推廣電子公文處理軟體的工作方案

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質量，轉變機關工作作風，提高行政效率，自治區地方稅務局從*年開始大力推廣使用中國計算機軟體與技術服務總公司和國家稅務總局聯合研製的電子公文處理軟體，即《公文處理系統》(official documents process system)軟體(以下簡稱oa軟體)，使全區地稅系統的辦公自動化建設步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機關在推廣使用oa軟體的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟體未能充分發揮應有的作用，亟待解決。

一、oa軟體推廣使用過程中存在的問題

oa軟體在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是oa軟體本身存在的問題；另一方面是使用oa軟體的外部環境存在的問題。

(一)oa軟體本身存在的問題

1.oa軟體相容性較差。隨著oa軟體的推廣使用，目前oa軟體已成為地稅系統內部縱向傳送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質量。但是，由於oa軟體開發時間比較早，目前在用的oa軟體的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟體能夠正確識別並處理的電子文件只有副檔名為doc的word文件、副檔名為txt的文字文件和副檔名為bmp的點陣圖文件，而對外來的其他格式的電子文件的相容性較差，表現為以下幾種情況。一是不能相容、不能正確識別外來電子文件。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文件，oa軟體不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟體經過多個步驟的轉換後才能逐頁拷入oa軟體進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質公文無異，甚至比手工處理紙質公文還慢，而且轉換的效果並不理想，主要是檔案版面和字型縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產文書處理軟體－－金山軟體編輯的wps文件，oa軟體也不能直接拷入並正確識別。二是接收外來電子公文後改變原公文的面貌。根據《廣西壯族自治區國家行政機關電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發)第十一條規定：“電子公文的顯現格式和還原成紙質公文的格式，應當符合《國家行政機關公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機關公文公格式》明確規定，國家行政機關的公文從發文標識到版記要區分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字型，但是，oa軟體在接收自治區政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字型都變成了不符合規定的其它字型。

根據國家資訊化發展戰略和我國電子政務建設的總體目標，以後地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯絡應該最大限度地利用資訊科技通過網路來完成。隨著資訊科技的發展和辦公自動化技術在各行各業的普及推廣，用於編輯製作電子公文的新軟體、新技術將不斷增多，各級各部門根據自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟體、技術製作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯絡涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業辦理申請享受稅收優惠待遇手續時附送的財務會計資料、產品技術說明資料等的電子文件的檔案格式就比較多。由此可見，oa軟體的相容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應用的最大障礙。

2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公區域網的建立和擴大，地稅部門內部的很多與辦文事務息息相關的工作如及時通訊聯絡、資料傳遞等都可以通過網路來完成，但oa軟體只能處理正式的公文、釋出正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公區域網內加裝諸如騰迅通等這方面的軟體來彌補oa軟體的不足，但使用時與oa軟體脫節，仍不夠方便及時。

軟體缺少自我完善機制。計算機軟體的特點和開發目的決定了任何計算機應用軟體既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發、應用過程中根據使用環境的變化和使用者的需求不斷更新完善。這就要求應用軟體的開發商要有了解使用環境變化和使用者需求變化的渠道，要麼通過應用軟體本身自動收集反饋使用過程中的有關資料，要麼通過使用軟體的人群反饋訴求，以便及時瞭解有關情況，並加以修改補充完善。而oa軟體恰恰缺少這種及時瞭解使用情況並加以解決的機制，這一點，從oa軟體的4.0.1版於*年定型投入使用至今多年，雖然早就發現有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟體開發商售後跟蹤服務不到位造成的。

此外，oa軟體還會出現一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的檔案與發文方發出的檔案不一致，主要是附件收不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發人簽發的文稿少一兩個表格附件；有時發文方遠端封發文件後，通過查詢功能查詢發文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。

(二)oa軟體應用環境存在的問題

軟體的法律地位問題。由於國家還沒有制定統一的電子公文處理辦法的法規，根據自治區人民政府辦公廳印發的《電子公文處理辦法》第七條規定：“通過認定的電子公文處理系統生成、儲存及傳輸的電子公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力。”第二十四條規定：“各級國家行政機關建設的電子公文處理系統，經自治區有關部門組成的專家稽核組稽核，並經自治區人民政府批准認定後，方具法定效力”。目前oa軟體還沒有通過自治區有關部門的稽核認定，因此，oa軟體制發的電子公文，根據《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規定，在稅務系統內部具有行政效力，可以作為本系統、本機關內部處理公務的依據。但是，對系統外是沒有法律效力的。

2.對oa軟體的認識比較片面、膚淺。很多領導和幹部職工都簡單地把oa軟體看作是將在紙質上起草、稽核、簽發公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟體在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產生的深遠影響的認識不深，沒有根據資訊化、網路化的特點去改進、創新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣於分人分步進行，不會利用網路實時協同進行；只習慣於發現、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質公文，而不善於發現、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟體裡急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。

3.推廣應用工作發展不平衡。電子資訊網路系統高效、便捷作用的發揮要求有通達的網路、運轉正常的裝置和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統在網路覆蓋面、裝置的數量和質量以及工作人員操作技能水平方面存在發展不平衡的情況，特別是同一個市內的縣與縣之間和縣內的單位與單位之間的發展不平衡對oa軟體的推廣應用影響最大；在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由於工作人員操作技術水平差，人為造成網路末端的梗滯、降低了整個網路的執行速度的情況也時有發生。這種發展不平衡對0軟體的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應引起高度重視。以百色市地稅系統為例，根據*年底統計，百色市城區和縣城以外的鄉鎮地稅機構(分局或稅所)共有48個，已聯網執行oa軟體的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯網執行oa軟體，佔鄉鎮地稅機構總個數的52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa軟體應用的盲點。

4.公文安全隱患大。oa軟體的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由於幹部職工計算機資訊保安意識差，不按規定認真防範計算機病毒，使得計算機病毒經常破壞伺服器和工作站的計算機作業系統及其應用軟體，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了oa軟體裡面的公文的安全。二是操作不規範，主要是不按規定備份資料，如某縣地稅局*年9月公文處理伺服器作業系統發生嚴重故障後不得不重新安裝作業系統，但由於事前沒有按規定定期備份資料，至使伺服器重灌作業系統後某一時段的電子公文的資料資料無法恢復。

5.管理制度不健全。*年9月區局印發了《廣西壯族自治區地方稅務局計算機公文處理規則(暫行)》，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結果的績效考評制度和責任追究制度，導致一些計算機處理公文的工作制度執行不到位。例如，為保障公文處理網路的安全而採取的內部辦公網與外部網際網路物理隔離後，許多工作人員在公文網上階段性地處理完電子公文後就轉到外部網際網路，不按規定時間和次數轉回內部辦公網查收、處理電子公文，經常出現超時辦文。

6.濫用oa軟體傳送公文。公文是具有法定效力和規範體式的公務文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點，因此制發公文應當嚴謹，《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅發〔*〕132號)第四十四條規定：“行文應當確有必要，注重效用。對於可發可不發的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發。對必須印發的公文嚴格控制發文數量與發文範圍，杜絕亂髮濫送，避免重複行文。” 第一一六條規定：“各級稅務機關應當通過稅務系統內部建立的公文處理計算機應用系統，按照本實施辦法和有關規定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。《自治區地方稅務局辦公室關於明確公文處理有關問題的通知》(桂地稅辦發〔*〕118號)規定：“轉發公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環節提出直接轉發意見，報局領導批示，如局領導同意直接轉發，則原文直接轉發（在公文處理系統中採取遠端轉發方式），不再另行擬文轉發。”可見，利用oa軟體制發公文也應當遵循嚴謹的原則。而目前的情況是，由於oa軟體方便、快捷的特點加上公文的嚴肅性，使得很多工作人員產生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務性電子文件也被當作電子公文用oa軟體制發。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領導、文祕人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數量，降低工作效率，又佔用公文處理伺服器的儲存容量，浪費裝置資源。另外，使用oa軟體處理機密檔案也是不妥當的。

二、解決存在問題的對策分析

(一)解決oa軟體自身存在問題的設想

oa軟體相容性差的問題，已經成為制約各級地稅部門與政府專網之間快速傳遞、處理電子公文的嚴重問題，必須引起高度重視，應儘快加以解決，方法有兩種。

一種方法是完全摒棄oa軟體，重新開發基於政府電子公文處理規範的電子公文處理軟體投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發資金。其次是開發、試用時間較長。第三是應用培訓工作量大。第四是政府電子公文處理規範也只是一個大致的原則性要求，並沒有具體明確的標準，而且這些規範還會隨著社會政治經濟形式和資訊科技的發展而變化，即便重新開發新的電子公文處理軟體也不能保證始終完全適應政府電子公文處理規範。第五是oa軟體在全區各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經過其處理並儲存下來的公文也是一個不小的數目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經過oa軟體處理並儲存下來的公文，收文部分有12053份，發文部分有3047份，如果重新開發應用新的電子公文處理軟體，如何銜接、相容此前用oa軟體處理過並儲存下來的大量的電子公文也是一個必須解決的難題。

另一種方法就是改造升級oa軟體，這即可節約資金投入，又可保證oa軟體處理電子公文方式方法的前後連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟體的時間較長，比較瞭解oa軟體的特點和操作要領，學習使用新版oa軟體自然更容易接受，避免全部從頭開始學習培訓，縮短開發試用的時間和學習使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區局向國家稅務總局反映，請求國家稅務總局和軟體開發商儘快改造升級oa軟體。區局也可以組織技術力量，結合廣西實際情況改造升級oa軟體。

改造升級oa軟體應注意解決以下幾個問題：首先，是擴大oa軟體的兼容範圍，實現與政府專網的高效對接。其次，是整合系統功能，如把通告欄的功能直接併入公文處理模組，使新的通告和新檔案一樣，只要登入公文處理模組就會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有線上人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文件的傳遞功能等等，以方便地稅部門內部工作人員之間的各種工作聯絡。第四，要根據《電子公文處理辦法》結合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加伺服器端oa軟體定時自動備份資料的功能，每天定時自動備份兩次，並定期存檔，建立遠端的災難備份中心統一保管備份的資料，確保檔案資料的安全；增加工作站端oa軟體自動記錄、儲存登入oa軟體的時間、次數的功能，以便開展績效考評和責任追究；增加計算機開機時oa軟體自動執行登入的功能，減少因疏忽而忘記登入oa軟體閱處檔案的現象發生；改進信箱欄目新檔案到達的提醒功能和已閱檔案的標識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟體的信箱欄目有新檔案到達時只在軟體螢幕下方狀態列左側有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的檔案，檔案資訊列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的檔案，已閱欄則標有“√”，這在個人信箱還容易辨認檔案是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的檔案，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標有“√”，這樣有時候等待閱處的檔案多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些檔案已閱讀，哪些檔案未閱讀。這些都是容易造成檔案超時辦理的原因，應當使用既醒目又悅耳方法的提醒有新檔案到達，使用實名標識已閱的檔案。通過增加和完善o軟體的功能，充分利用機器裝置和應用軟體的機械效能彌補人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。

社會政治經濟在不斷髮展變化，電子計算機及其資訊科技的發展更是日新月異，造成了電子公文處理軟體的應用環境和使用者的需求也在不斷髮展變化之中。因此，無論是重新開發新的電子公文處理軟體還是改造升級o軟體，都必須建立有效的軟體應用情況跟蹤服務體系，及時發現並解決軟體應用過程中遇到的問題，不斷改進和提高軟體的效能，以滿足實際工作的需要。

(二)改善oa軟體應用環境的建議

1.儘快解決oa軟體的法律地位問題。隨著我國電子政務的發展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟體接收外來的電子公文和製作電子公文對外傳輸都是不合法的，應當按照《電子公文處理辦法》規定儘快為oa軟體申辦合法的身份。

2.提高思想認識，更新觀念。資訊化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會變革的重要力量。地稅部門推廣使用oa軟體處理電子公文，是地稅部門資訊化建設的重要步驟，是地稅部門實現與政府其它部門間的資訊共建共享的前提和基礎，是地稅部門建設電子政務的具體表現。因此，必須從國家資訊化發展戰略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟體，從我國電子政務建設的總體目標和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟體存在的各種問題，用資訊化、網路化的理念對地稅部門公文處理工作進行組織結構的重組和業務流程的再造，以適應我國電子政務發展形勢的需要。

3.切實防範計算機病毒。計算機病毒是oa軟體和辦公網路安全的最大的威脅者，而且這種威脅是長期存在的，因此，防範計算機病毒的任務是長期的也是非常艱鉅的，防範措施主要包括：一是嚴格執行內、外網物理隔離措施，不允許擅自變換內、外網的介面，膝上型電腦在內、外網上交替使用；二是及時升級計算機上的防毒軟體，經常查殺計算機內的病毒；三是使用外來儲存介質如光碟、優盤前需經嚴格病毒查殺。

4.加大資金投入力度，改善使用oa軟體的硬體環境。當今世界，資訊科技飛速發展，日新月異，技術和裝置的更新換代都很快，為了適應資訊化發展形勢的需要，必須加大投入，增添裝置，擴大網路的覆蓋面，爭取做到工作人員人手一臺計算機，消滅網路死角。適時更新落後裝置，消除裝置形成的網路瓶頸，提高網路執行的速度和執行質量。

5、加強學習培訓。要全面加強學習培訓計算機及其網路的基本知識和操作技能。要有針對性地加強學習培訓oa軟體的操作技能，開發oa軟體應用教程多媒體軟體，增強學習培訓的感性認識，分崗位進行專題學習培訓，引入oa軟體上崗操作許可證的管理制度，確保學習培訓效果，以消除人為造成的網路阻滯現象，切實提高辦文速度和質量。

6、進一步完善目標管理制度和責任追究制度，加大督促檢查力度。要修訂、完善、統一全區地稅系統的計算機公文處理規則，嚴格規範使用oa軟體的物件和範圍，要建立健全針對計算機處理公文工作的績效考評制度和責任追究制度，定期按制度進行督促檢查，發現問題及時糾正並追究有關人員責任，確保oa軟體充分發揮作用，進一步提高地稅系統的行政效率。