最新公文寫作要求

公文是一種特殊的文章，其寫作過程具有一些特殊的規律性，因此，要寫好公文，除了必須遵從諸如文字通順、觀點與材料統一、層次分明、結構合理等文章寫作規則之外，還必須遵循下列一些基本要求。下文是關於公文寫作的基本要求，僅供參考!

公文寫作：基本要求

一、合“法”

合“法”，即要求公文的內容與形式以及公文形成的程序過程務必合乎國家法律、法令、方針政策，合乎上級指示和規定，與本機關其他現行有效文件保持一致。

二、實事求是

實事求是，即要求公文的內容能從實際情況出發，有切實的客觀針對性，有利於解決實際問題;要忠實地反映情況和問題;各種判斷要合乎實際;各種解決問題的方法措施應切實可行，具有可操作性。

三、平實得體

首先是文體要正確，務使表達合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求，其次，語言運用要得體，符合特定場合、對象的需要。

四、簡明通順

簡明，即要求儘量用最簡潔的文字，順暢而有條理地明確表達充實豐富的內容，做到言簡意賅。

五、莊重嚴謹

嚴謹，即要求公文的結構必須嚴密有序，用語務必周密確切不生歧義，沒有漏洞。

六、表達準確

準確，即要求從對公文制發意圖與依據的反映到每項具體內容的表達，從文種的選擇到概念的使用，以至於每個符號的書寫印刷均必須準確無誤，不允許有任何欠缺、失當或失真。

七、格式規範

規範，即要求公文格式、語言表達、符號使用均應符合有關規定，符合語法規則與邏輯規則，不能“標新立異”。

八、結構完整

完整，即要求公文結構完整，不遺漏任何必備的內容，以保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認識上的不確定性，減少溝通次數，提高溝通效率。

九、字跡清晰

清晰，即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標準、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯漏。

十、材料耐久

耐久，即要求公文的製成材料(書面公文主要包括紙張和字跡材料)應持久耐用，以保證公文的有效物質存在，使其既能充分發揮現行的執行效用，又能在轉化為檔案後，作為歷史記錄發揮更長遠的歷史效用。

公文寫作：公文禮儀

公文禮儀是指用於公務禮儀交往，針對性、實用性較強的文體禮儀。它使用廣泛，涉及到生活、工作、交往的每個方面，因此，掌握其寫作要領是非常重要的，禮儀文書的寫作要注意以下特點：

(一)借重事端，着重宣揚

各種禮儀往來總是由一定事端引起的。人們之間的社交活動往往含有明確的目的性，活動的組織者可以事先策劃，根據活動的目標，安排好活動的日程、活動的計劃，以傳播信息，擴大影響，配合社交活動的每一環節，精心設計與之相符合的禮儀程序，對於社交活動策劃組織者來説是一項非常重要的事情。利用禮儀文書進行宣揚，可以強調社交活動的目的，增強社交活動的效果。

(二)針對性強，巧妙發揮

禮儀文書針對性非常強，其中的重要內容不允許出現任何錯誤，如祝賀誰、悼念誰、年齡大小、職務名稱、主要稱謂、慶祝內容、紀念事項，這些因素若有一字之差就可能失了分寸和禮貌，都是馬虎不得的。在禮儀文書中，遣詞造句都應當明確得當，不能讓人有誤解。既要嚴格遵循格式，又要允許借題巧妙發揮，以期得到良好效果。

(三)禮儀周全，温文爾雅

合乎常規的禮儀，是公務文書的前提，然後才可借題發揮。中華民族是禮儀之邦，禮儀周全的表現是多方面的，如對人用尊稱、對己用謙稱、道賀用吉祥語、悼念避指責;表面雖然疏遠，有事也須往來;意見雖然不同，語氣卻要平和。在禮儀場合或文書中，不可故意讓人為難。若禮儀不周全，對方會以為你粗俗，不懂事理，重者還會以為你是故意挑釁。在改革開放的今天，尤其是同外國人打交道時，更應該事先了解對方的風俗習慣和特殊禮節，使自己的行為舉止和文字語言都合乎禮儀規範，温文爾雅，不失中華禮儀之邦的風範。

公文寫作：公文撰制

公文是國家行政機關的喉舌，也是聯繫政府與羣眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。

(一)內容要求

任何類型的公文，不論其發文機關和發文目的是什麼，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。

1.嚴守法規。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規，必須符合黨和政府的方針政策。如果發現公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規相牴觸，應及時向領導提出，並予以糾正。如果要提出新的政策規定，則應加以具體説明，切勿使之前後矛盾。

2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節、背景、數據也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯繫羣眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

(二)格式要求

公文是一種規範性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

1.選擇恰當文種。國務院規定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

正如南朝劉勰在《文心雕龍?章表》中所説：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異”。各種公文體現的是不同的發文機關權限範圍和行文機關之間的不同關係，反映了不同的發文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據本機關的職權地位和發文目的選擇恰當文種，採取相應格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地説，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。

其一，文頭。文頭包括文件名稱與發文字號。文件名稱，由發文機關名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發文字號，由發文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯合發文，一般只註明主發機關的發文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“”。

其二，正文。正文包括以下七部分內容。

一是公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如“公安部關於在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文尾註明瞭發文機關，公文標題即可省略發文機關;如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之;標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機關。即負責受理或答覆該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者;下行文可有多個主送機關，書寫於左首頂格處，按級別高低順序排列。

三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之後。

四是附件。即附屬於正文的材料，用於對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之後註明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發文機關。即公文的法定作者名稱，應採用機關全稱或規範化簡稱，寫於正文或附件名稱之後一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。

六是發文日期。用以表明公文的生效時間，寫於發文機關下方，使用年月日全稱。

七是印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋於發文機關名稱和發文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便於公文的計算機檢索與管理。主題詞不同於公文標題，其確定應從公文內容範疇、主題內容、特徵和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳祕書局於1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳祕書局於1998年8月修訂發佈的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫於發文日期之後，用黑體字印刷。

二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應瞭解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

三是制發機構和制發時間。即公文的印製單位和時間，書寫於同一行。單位居左，頂格;時間居右，頂格。

其四，標記。標記包括四個部分的內容。

一是祕密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為祕密文件、機密文件和絕密文件三等。祕密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

三是閲讀範圍。即以工作需要和保密範圍為依據所確定的公文的行文範圍和閲讀對象，寫於發文日期之後，主題詞之前。

四是印刷份數。指該公文的實際印製數量，用括號標註在文件左下方。

另外，公文紙一般採用16開型(260mm×185mm)於公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“佈告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右(見例一)

例一格式規範的公文樣式。

(三)語言要求

公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。

1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數字標點要規範。例如，根據新頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》，公文中的數字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒佈的《關於出版物上數字用法的試行規定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發文意圖，使公文得以更好地理解和執行。

2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直説，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。

3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。宂長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利於主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，儘快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，並學會熟練使用一套常用的事務性詞彙，簡要對事物進行表達。