行文原則與注意事項

一、行文關係與原則

公文是實實在在的辦事工具，制發出來的文件不是上報、下發，就是平行往來，總之它總是要運行的，這就是“行文”。行文是公文制發全過程的重要一環，指的是一個機關給另一個對方機關或內部機構發文，這一發一收之間必然構成一對行文關泵。機關、團體、單位之間的關係，通常包括上下級關係、平級關係、業務指導關係等幾種，公文的行文關係必須以這種隸屬和相互關係為基本原則進行行文，不可超越這個原則。 按照上述原則，各級機關或單位之間的行文可分為：下行、上行、平行三個方面。

(一)下行文 下行文是上級領導機關對所屬下級機關的行文。在下行文的行文關係上，應注意處理好以下六點： (l)要選準下行文種。包括決定、決議、命令(令)、指示、通知、通報、意見、會議紀要、批覆等：屬於非法定文種的文件，對下不可直接發出，應另加通知作為主件，將下發的非法定文種作為附件，一併下發。 (2)一般只發直屬下級，也可以擴大所屬各級。 (3)公文性文件(如公告、公報、佈告、通告)，凡通過報紙、電台、電視台直接和廣大人民羣眾見面而不另行行文的，應視為正式公文。 (4)對下屬受雙重領導的單位，一個上級機關向這種單位下行批覆、專門性的決定和通知時(例如領導成員的任免、機構的增減、業務上的重要事項等)，應當根據需要，抄送另一個上級機關。 (5)上級機關不可與下級機關(如市政府與市交通局)聯合向基層行文。因為市交通局與市政府不是平行單位，是市政府所屬的一個部門，以市政府名義行文再加上交通局顯然是多此一舉。 (6)本機關的黨組不能向下屬機關的黨組直接行文(如市政府黨組對縣政府黨組)，更不能向下一級行政機關行文(如市政府黨組對下級的縣政府)。因為它們之間不存在隸屬關係，—個行政機關的覺組，只對本機關行使黨的領導，對上只對上級或同級黨委負責並報告工作：以黨組名義報給上級黨委的請示、報告，黨委可批轉(轉發)下屬單位的黨組織要求貫徹執行：

(二)上行文 上行文是下級機關向上級領導機關‘包括有業務指導關係的上級機關在內)的行文。在上行文的關係上，應注意把握以下四點： (1)要選準上行文種：即請示、報告和上報的意見，議案在某種意義上講應視為上行 文種。向上級報送非法定文種的公文時，如總結、計劃、調查報告等，可另加以報告作載體的“文件頭”，如系簡報可直接報送。 (2)一般不能越級。 (3)黨政不能直接交叉行請示、報告性文件： (4)受雙重領導的機關，在向上級報送“請示”時，應主送一個上級機關，抄送另一個上級機關，不可一併主送。

(三)平行文 平行文是平行機關或不相隸屬機關之間的行文。在平行文的關係上，應注意兩點： (1)要選準平行文種，即函和周知性的通知。 (2)平行文在寫法上要做到態度謙和，多用商量的語氣，不能強加於人，更不能用指示性的口吻。

二、行文關係中常見的錯誤

任何事物的發展和產生都有其客觀規律性。公文的行文關係，也不是隨意發生的，是按照機關的性質、地位、隸屬關係及職權範圍來劃分的。不論是公文的撰寫還是傳遞，都要正確地按照行文關係去做。只有從實際出發，按照客觀規律辦事，才能使公文真正起到辦理公務的“一種重要工具”的作用。這對於提高黨和國家機器的組織管理效能有着極其重要的作用。 目前在公文的制發中，存在着不符合正確的行文原則的現象，這給公文的正常運轉和準確、快速的傳遞、處理造成不少麻煩，而且給實際工作也帶來很多不應有的失誤。其具體表現是：

1.黨政機關上下之間相互行指令性、報告性、請示性文種 如某局黨委直接向局屬各公司的行政機構髮指示，某縣委向縣直各行政部門髮指示性逶知(這些機關、部門的黨組仍然存在)，這兩種情況應以向各公司及縣政府和縣直各單位黨組、黨委行文為宜。 再如某縣糧食局以局行政機構的名義向縣委報送工作總結，某一農墾總場以行政機構名義向各分場黨政組織發緊急通知等，這些行文方法也是不妥當的。前一種情況則應改為以糧食局黨委的名義向縣委報送為妥，後一神情況則以改為農墾總場黨政聯合行文為好。

2.上下級行政機關的黨組相互行上行文或下行文，以某一機關黨組的名義向外機關行指令性文種 如：某市人大常委會黨組直接向市政府所屬的行政機構髮指示性通知，要求各局、委、辦_祕市屬各企業、事業單位認真宣傳貫徹中央有關安全生產的法規，並要求這些單位將宣傳貫徹的情況予以報告，這樣行文是不合適的。因為市人大常委會黨組與市直各行政、企事業單位並沒有什麼直接的隸屬關係，所以正確的做法應該是以市人大常委會黨組名義就 有關安全生產法規的宣傳貫徹問題提出具體意見上報市委，請求批轉全市各單位的黨組強貫徹執行;或以市人大常委會的名義，直接行文給它的執行機關——市人民政府，縣政府或採取轉發的形式，或採取另行發文的辦法，要求市直各單位認真貫徹執行市委會的意見：

3.主次不分、多頭報送 如菜市所屬個區的公安分局，在報送《關於我區當前治安主要情況及今後工作的意見》時，主送機關寫的是“區委、市局”。這不僅在行文上造成黨政不分(因為公安分局用行致部門的名義向上級黨組織行文)，而且容易給工作帶來一定麻煩。要麼造成區委、市局都批覆，要麼造成雙方都作出批覆而批示的意見恰恰相反的現象。

4.不同級機關聯合行文 人民政府發佈的《關於加強煤礦安全生產管理工作的通知》的文件，文頭卻是與該市安全生產監督管理局並列行文。市政府與安全生產監督局不是平行單位，後者是前者的下屬局。市政府作為全市的最高行政機關，這樣行文足可以解決問題，而掛上一個管理部門，不但沒有增加市政府的權威性，相反卻有失行文的嚴肅性，顯得多此一舉。

5.平行單位之間使用上、下行文文種 某市教育局向市財政局發送《關於召開我市教育工作會議所需經費的請示》，雙方本是平行單位，按照行文關係的原則，平行單位之間不能寫請示或報告，同樣平行單位之間也不能使用批覆。正確的做法是向有關主管部門請求批准，只能使用“函”(即“申請函”)這個文種。結果市財政局不但安然受之，而且給對方發出《關於同意撥付我市教育工作會議所需經費的批覆》。這樣行文顯然不當。

6.上級部門向下級機關行指令性公文 按照行文關係原則，上級機關所屬的主管部門，只能根據本級機關授權或已有規定，答覆上級機關向本部門聯繫、商洽或申請批准的問題，但無權作指示、下命令。 例如：某市教育局給各區、縣的衞生局、教育局行文，這顯然也是不適當的。市教育局與各區、縣的衞生局沒有工作上的指導關係，這樣行文極易給工作帶來指揮上的混亂。

7.部門內設機構對外正武行文 根據<國家行政機關公文處理辦法》的規定，部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。 例如：某市煤炭生產管理局安全處，以處的名義行文給下屬的32個煤礦生產單位，要求各單位吸取某煤礦於XX年i 1月28日發生的嚴重瓦斯事故教訓，立即開展安全大檢查，發現隱患、堵塞漏洞，嚴防類似事故發生，並要求各單位安全檢查整頓的情況作出書面報告。這一行文，內容十分必要，但方式極其不妥。此事應以市煤炭生產管理局的名義行文為妥。 上述種種，均屬公文行文中應當注意和防止的問題。因此，要本着對革命事業高度負責的精神，嚴格、慎重地對待公文的行文關係，以確保公文處理工作的規範化。