機關應用文寫作（三）大綱

第二章　如何做好機關應用文的起草修改審定

第一節　機關應用文寫作前的準備

寫文章之前，都要有所準備，“預則立，不預則廢”。沒有準備，不可能寫出好文章。機關應用文的寫作也不例外。

寫作前的準備有廣義和狹義兩方面的內容，廣義上講是長遠的準備，狹義上説是動筆之前的準備。從長遠準備看，主要是鍛鍊三種基本功：分析認識問題的基本功，調查研究的基本功，文字表達的基本功。當然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善於學習，肯於鑽研，勤於寫作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。從具體的寫作過程看，下筆之前主要做好材料的準備，思想觀點的準備，構思的準備。機關應用文的文體較多，不同的文體，有不同的要求，但就其共性而言，主要是這幾個方面：

材料的準備。這是機關應用文寫作的基礎。“巧婦難為無米之炊”，沒有材料，寫作就無從談起，材料不充分，也不可能寫出好文章。“兵馬未到，糧草先行”，材料就是糧草，在寫作前應把所需要的材料準備好。它包括材料的蒐集，材料的核實和材料的選擇。儘可能多地佔有材料，是寫作前準備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現實的、完整的、零碎的材料都要蒐集。“韓信將兵，多多益善”。材料蒐集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點就越可靠，越實在，下筆時選擇應用材料的餘地就越大，寫起來就越順手。這裏要注意的一個問題是，有些同志在蒐集材料時，對一些零碎的不完整的東西，往往容易忽視。特別是對一些看起來無足輕重的材料，常常輕易放過。寫作時，一旦使用這方面的材料，又要重新查找，費時費力。有些材料，在動筆之前看，可能用處不大，但寫作過程中，隨着思想的深化，對某些問題有了新的認識，很需要這方面的事例去證實，如果手頭現成，就可隨手拈來。在蒐集材料時要十分注意核實，要邊蒐集邊核實，即使是一些已被公認或眾口流傳的事實，或者某些資料使用過的數字、引語等，也儘可能地核對一下，絕不能大而化之，想當然。特別是一些細節，要儘量搞得清清楚楚，不然一個細節上出毛病，與事實不符，就會造成很大的失誤。有些文件，觀點很對，主要事例也無懈可擊，但一兩處次要材料上產生漏洞，就會出現一塊臭肉壞一鍋湯的問題，使讀者懷疑整個文件的真實性。材料齊備以後，還要精心選擇。即從與主題有關的大量材料中，篩選出典型的、能充分説明主題的事例，這樣，動筆時就不必費時費力地重新查找典型事例。當然，事前選擇的典型事例，在行文時，有些可能用不上，有的還要補充，但有準備總比沒有準備好。

思想觀點的準備。這是和蒐集篩選材料同時進行的。它主要是指明確寫作的目的性，針對性，文章的主題和中心，多種不同觀點的比較和認定等等。首先要弄清寫作的具體目的，也就是文件的主旨。比如，在撰寫簡報前，必須確定它要起什麼作用，解決什麼問題，在什麼範圍內應用。是僅僅向領導機關和領導同志反映一種情況，作為上級考慮問題的參考或制定方針政策的依據，還是作為某一方面的典型公之於眾，以便統一思想，提高認識，推動工作?是希望解決某個具體問題，還是僅僅提供一點情況?這些都要事先弄明確。因為不同的目的，不同的應用範圍，在使用材料、闡述問題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫起來才能不走或少走彎路。如果目的不明確，偏離了寫作的主旨，就可能出現成文後推倒重來的後果。有些文件，如調查報告，一開始調查，目的就很明確，但在調查研究到一定程度，起草報告之前，還必須回過頭來重新研究一下調查的目的。因為情況是不斷變化的，調查前對於調查目的的某些想法，在調查過程中也會有所變化。因此，下筆前，研究一下調查報告的目的性是十分必要的。確定文件主旨的依據之一，是它針對什麼問題講的，即文件的針對性。肯定什麼，否定什麼，肯定時有哪些理由，否定時依據又是什麼，充分不充分，哪些問題是明確的，哪些還不明確，等等，都需要進一步分析研究。只有主題明確，觀點鮮明，才能在安排結構、選擇材料時取捨有據，詳略適當，寫起來才更順手。

思想觀點的準備。不僅僅是執筆者自己分析研究，深入思考，還要注意聽取多方面的意見。對所寫的文件，領導同志有什麼指示，參與研究的同志有什麼深刻的見解或不同的看法，羣眾有什麼希望和要求，都要認真聽取、研究。領導同志一般來説對黨的方針政策瞭解得多一些，透一些，對全局性的問題觀察得也比較敏鋭。他們的意見應當是更全面、更深刻，動筆前必須瞭解他們對文件的想法和對一些問題的看法，把握住他們意見的主旨。這裏也包括中央有關文件和領導講話在內。這叫“吃透上頭”。幹部羣眾直接接觸實際，應當充分聽取他們的意見，他們的某些想法、希望和要求，努力摸準他們的思想脈搏，這叫“吃透下頭”。吃透這兩頭，寫出的文件就有可能更有針對性，從而也會更有指導意義，更能解決實際問題。一般説來，在政治生活正常的情況下，領導和羣眾的願望是共同的，意見也多是一致的；但由於他們的地位不同，看問題的角度不同，也常有不一致的地方。這時候文件的作者就應該運用馬列主義、毛澤東思想的武器，認真分析研究，用正確的觀點，把兩者統一起來。至於起草的同志在討論中的不同意見，要儘可能取得一致。執筆的同志，要十分注意那些見解較深的意見，吸收討論中的最佳成果。這樣上下結合，集思廣益，就可能把文件寫得更全面，更深刻，更有思想性，更具有實際意義。

思路格局的準備。有了材料，又有了明確的主題思想，就應當考慮這些材料和觀點如何圍繞主題安排佈局，有一個清楚的思路。一篇文章分幾個部分，每個部分包括哪些內容，先寫什麼，後寫什麼，哪些內容為主，哪些為輔，使用哪些材料，哪些該詳，哪些該略，如何突出重點，上下左右如何連接等等都要想好。最好先寫個提綱，有了提綱就象蓋房子有了草圖，有助於動筆寫作時掌握全局，避免丟三拉四，前後重複，本末倒置。這樣，既可提高寫作質量，也可加快寫作速度。老舍先生在談他的寫作經驗時曾説：“儘管我們只要寫二、三千字，也需先寫出個提綱，安排好第一段説什麼，第二段説什麼……有了提綱，心裏就有了底，寫起來就順理成章；先麻煩點，後來可某某事”。克魯普斯卡婭在回憶列寧的寫作情況時也説：“他在寫文章之前，通常是先寫好提綱，從這個提綱可以追溯伊里奇的整個思想過程，有許多文章，伊里奇把提綱改了兩、三遍”。當然，不同的文體，不同的情況，在寫提綱時，也有粗細之分。一些大型的工作報告、總結報告、調查報告、法規條例等，由於文章較長，頭緒較多，就應有較詳細的綱目。除了大的格局、層次以外，每個層次的主要觀點和材料都應列出來。一些小型的文件，比如工作計劃等等，提綱可粗一些，有個大架子就行。還有一些要求急、容量小的文件，象簡報、通知等等，下筆前有個腹稿也就可以了。提綱如何寫，並沒有一定之規，可按文章長短、每個人的寫作習慣、寫作前對觀點材料的熟練程度不同來確定。

以上三方面的準備，互相關聯，缺一不可，又往往是同時進行的。蒐集整理材料、挑選典型過程，也是綜合歸納、提煉主題的過程。這些工作做完了，腹稿或者提綱也就有譜了。機關應用文能不能寫好，與這三方面準備得充分不充分關係極大。

第二節　機關應用文的起草

明確了寫作目的，有了一定的素材，確定了主題思想，構思了一個大綱，就可以動手起草了。

在機關工作中，起草文件的任務有一人擔負的，也有成立起草小組的。是成立起草小組還是由一人擔負，主要取決於文件的重要程度和機關的幹部條件。一般來講，高級領導機關起草大型報告，包括重要調查報告和總結報告等，往往是打團體戰，由有關人員組成起草小組。一些小型公文，比如簡報、通知等，或者基層單位的文件，則多是由一個同志負責起草。但不論一個人起草還是起草小組起草，在文件的草創時，必須注意以下幾個問題。

一是必須堅定不移地按照主題去組織文章。寫作提綱就是按主題而設想的思路，一般來説，如果提綱比較成熟，設想的文章脈絡比較清楚，寫起來也順當，那就按提綱寫下去。但是在寫作中經常碰到原先設計的提綱並不完善，有漏洞，或思路不暢，需要調整、充實，甚至推倒重來，這是在寫作實踐中思想進一步深化的結果。但恰恰是在這個時候，要注意緊扣主題去變動。因為人們的思想一進入落筆的階段，就更加活躍，有些原先並未重視的材料這時閃現出來，有了新的認識。有些原來若隱若現的觀點，這時也明晰起來，需要進一步加強和發揮。思考提綱時並未涉及的以往工作中的某些材料和觀點的積累，這時也調動起來，呼喚出來，需要選擇、利用。這些情況説明，寫作中的主觀因素逐步加大，文思常常象噴泉—樣湧現出來，這是一個主觀和客觀、願望和需要在筆者頭腦中相互撞擊、產生矛盾的時刻，也是主觀意圖最容易否定客觀事實，筆者的願望最容易超越客觀需要的時刻。應當説，這種狀況的出現，對筆者是很可貴的。一些新鮮的觀點，深刻的思想，精采的語言，往往也在這個時候流入筆下。這時候就要十分注意把熱情和冷靜結合起來，象蜘蛛織網那樣，按一定的圖案，把自然吐出來的絲擺在一定位置，按照原先的寫作意圖決定取捨。如果不加以疏導、規範，聽任思想奔流，就有脱離主題的危險。即使有的並未脱離主題，但由於某一部分寫得過細，分量過重，也會產生沖淡主題的效果。法國著名雕塑家羅丹花費整整七年時間創作了巴爾扎克的塑像，但當他的一個學生説，“從來也沒有見過這麼奇妙而完美的手”時，他卻毅然操起身邊的斧子，把塑像的雙手砍掉了。為此，他解釋説：“這雙手太突出了！記住：一件真正完美的藝術品，沒有任何一部分是比整體更重要的。”藝術作品如此，機關應用文的寫作也不例外。作者一定要克服主觀隨意性，在提綱的變動中，只能使主題深化而不能變更。

脱離主題的問題，在單人起草文件時，還比較容易避免，而在多人共同起草文件時，解決起來就難得多。這裏的關鍵是要經過充分討論研究，使每一個參與起草者對文件的主旨都十分明確，對提綱中每一部分的作用都有清楚的認識。而且在這個羣體中必須確定一人為“總統”，最後由他來統籌安排全文，有了矛盾由他決定取捨。對“總統”來説，除心有主旨以外，還得胸有全局，對各個部分的重點必須清楚明白，這是使文章不脱離主題的關鍵。這個任務一般都是由水平較高的同志來承擔。對於其它同志來説，必須明確自己負責起草的部分在全文中的地位與作用。通常最容易出現的問題是，有些同志寫起來總想加大他那一部分的份量，有時甚至隨意發揮，把自認為的“新鮮觀點”、“深刻見解”、“典型材料”硬塞進去，自覺不自覺地脱離了主題。有的對緊扣主題的思想材料不去下功夫挖掘，而與主題關係不大的，他感興趣的思想材料卻大寫特寫，其結是次要的掩蓋了主要的。這是集體寫作中的“分散主義”。

容易脱離主題的另一種情況是執筆人缺乏“主心骨”。在起草過程中聽到一點“新精神”，領導的某次講話，頂頭上司的一些議論，或看到中央的某個文件，就想緊跟，把與主題無關的內容硬塞進自己起草的文件中，因而沖淡了主題，這是一種“唯上”不“唯實”，處處跟“風”的思想毛病。對“新精神”應作具體分析，如果它與自己所草擬的文件有關，而且是正確、深刻、貼切的，吸收進來確實能增強文稿的深度和色彩，就應採納。如果與主題無關，不論哪個文件，都可置之不顧。

二是要儘可能把與主題有關的觀點和材料寫進去。機關應用文，特別是比較重要的文件，多是集體創作。有的要反覆研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，對初稿並不要求寫成完美無缺的成品，而是希望在不脱離主題的前提下，儘可能把所掌握的材料、觀點寫進去，把各個方面考慮到，並在結構上安排好。修改，最怕內容不充實，缺乏深刻、生動的典型材料，主要部分空洞單調，觀點缺乏堅實的依據，沒有充分説服力的初稿；而歡迎基礎素材豐富，思想觀點明確的初稿。因為有了眾多的典型材料，又用觀點串了起來，修改就容易得多，最起碼是有了修改的基礎，只要再進一步綜合歸納、刪繁就簡，就可出成品。如果沒有充實的內容，還得進一步蒐集補充材料，這就要困難得多。有時在蒐集材料的過程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿還得推倒重來。

有的同志擔心素材多了，文稿會哆嗦宂長，因此儘量少寫情節，少用事例，這種擔心是可以理解的。現在，不少同志寫文章一下筆就洋洋灑灑，不顧實際需要，盡力拉長篇幅，因此長而空、長而亂的文稿比比皆是，使人感到厭倦。但如果內容充實，能解決實際問題，即便文章長一點，人們也是愛讀的。象全國黨代表會議通過的《中共中央關於制定國民經濟和社會發展第七個五年計劃的建議》，兩萬三千多字，六大部分，七十條，人們並不嫌長。相反，某些空洞的短文，也並不因為它短，人們就愛看。文章的好壞，不在長短，而在內容。即使是內容充實，也要根據需要能短則短，這一點應當在起草初稿時就十分注意，把那些與主題無關或關係不大的內容排除在外，把一些重複的事例篩選歸併。但這並不是説，不允許多寫一點從不同側面説明主題的觀點和事例，只要不重複，儘可能從不同角度用事實説明問題，正是機關應用文求之不得的。特別是初稿材料儘量多一些，儘可能從各個不同角度去論證主題，即使文字長一些也無關緊要。如果修改時感覺太長，刪掉就是了。

有的只負責起草文件某一部分的同志，擔心使用材料多了會超過一定篇幅限度，喧賓奪主。如果隨心所欲不顧需要，想什麼就寫什麼，當然是集體寫作中所忌諱的。但如果自己負責的一部分，內容豐富，緊扣主題而又互不重複的典型材料較多，那就應當儘可能寫下來，應當是越充實越好。如果因為這一部分比較充實有説服力，而喧賓奪主，最好的辦法不是象羅丹那樣把巴爾扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充實起來，這樣就把“喧賓奪主”變成了“眾星捧月”，使主題更突出，文件更服人。

有的同志對一些社會上流行過的典型事件和一些背景情況，總以為自己知道別人也一定知道，常常寫得很簡單，甚至一筆帶過，使人看了往往不能立即理解。這是因為對讀者的需要不瞭解。因此，該説的一定要説清楚，説充分，特別是讀者不熟悉的背景情況，一定要交代明白。

儘可能把與主題有關的材料寫進初稿，並不是説自己所掌握的材料不需要選擇，不需要壓縮，不需要改進，統統原封不動地編排進文稿中，更不是説只要與主題有關，不問典型與否，不管篇幅多長，都應寫進去。而是説，在特定的體例和要求下，在有限的篇幅內，儘可能多用一點典型材料。這樣做對修改有好處，即使長一點也是利大於弊。

三是初稿最好一氣呵成。每個人的寫作習慣不同，有人喜歡字斟句酌，從頭到尾一步步寫下來，初稿出來就差不多了。有人則比較粗放，一落筆就不願打住，總是儘快搞出草稿，然後再修改。還有的作者把篇幅較長的文稿分成幾部分，哪一部分成熟就寫哪一部分，然後湊成一篇。很難説哪一種辦法就絕對的好。每個人都可根據自己的習慣和所寫文件的特點去做，但就多數情況來説，初稿最好一氣呵成。一氣呵成既可爭取時間，給修改審定在時限上留了餘地，又使文章有可能通達順暢，首尾一氣。對起草者來説，一旦草稿完成，就有一種放下重負的輕鬆感，導致心理的穩定和精神的愉悦，可以進一步激發寫作慾望，增強把文件修改得更好的信心。與此相反，如果提起筆來，在某些字句和個別材料上，前思後慮左顧右盼，過多地費功夫推敲斟酌，就有可能截斷已經理順了的文思，讓某些完全可以超越的小型障礙絆住了“進軍”的步伐，最後拖延了時間，擾亂了文氣，因小失大。魯迅就不贊成“十步九回頭”的寫法，他在《致葉紫》的信中説：“十步九回頭的作文法，是很不對的，這就是在不斷的不相信自己——結果一定做不成。以後應該立定格局之後，一直寫下去，不管修辭，也不要回頭看，……在創作的途中，一面煉字，真要把感興打斷的，我翻譯時，倘想不到適當的字，就把這字空起來，仍舊譯下去，這字待稍暇時再想。否則，能因為一字，停到大半天。”

有的同志寫文件，總希望一次成功，這種想法是好的，對少數寫作經驗豐富而所寫的又是小型的類似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，對多數文件來説，一稿成功的情況是極少的。希望一稿成功就必須字斟句酌，其結果往往不是快而是慢了，也容易出現紕漏。特別是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是難以做到的，如果一氣呵成，即便是粗糙一些甚至有這樣那樣的不足，只要不離主題，所掌握的材料和觀點也寫進去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就爭取了主動。因為初稿的任務並不是提供完美無缺的成品，而是給進一步充實提高打下一個較好的基礎。當然作為起草者，不論是單獨執筆還是合作草擬，都應全力以赴，以高度負責的精神，儘量把交給自己的任務完成得好一些。

要做到初稿的一氣呵成，最重要的是事前的充分醖釀，力爭使觀點材料爛熟於心，融匯貫通，同時要排除一切干擾，靜下心來。如果遇到重大障礙需要翻閲某些資料或找人請教時，也要緊扣問題，不要被資料中某些新奇的但與需要無關的內容迷住，分散了精力。在向一些同志請教時，也要避免東拉西扯，儘可能引導對方和你共同思索解決難題，邊議邊構思邊聯句，議完了，這一段也等於寫完了。

第三節　機關應用文的修改(一)

刀不磨不快，文章不改不好。寫文章不易，改文章更難。觀點的深化，結構的緊湊，語言的精粹，往往依靠修改。保爾•拉法格在《回憶馬克思》一文中説:“馬克思決不出版一本沒有經他仔細加工和認真琢磨的作品。他不能忍受把未成的東西公之大眾的這種思想”。毛澤東同志曾多次批評一些人寫文章不做認真修改的草率作風，他説：“文章寫好之後，也不多看幾遍，象洗臉之後再照照鏡子一樣，就馬馬虎虎地發表出來。其結果‘下筆千言，離題萬里’，彷彿象個才子，實則到處害人。”魯迅在《答北斗雜誌社問》一文中寫到：“寫完後至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜。”唐代歐陽修到了晚年還孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他開玩笑説，你是不是怕先生責怪呢?他回答説“非謂先生嗔，畏後生耳”。宋人朱弁在《曲洧舊聞》中説到歐陽修寫文章時説：“讀歐公文，疑其隨意寫出，不假斫削功夫；及見其草，修飾之後，與始落筆，有十不存五六者，乃知文章全藉改竄也”。有的同志在談寫文件的體會時説：“文件是在準備好材料後，想出來的，寫出來的，改出來的。”這確是經驗之談。可見修改潤色，是寫文章的一種必不可少的重要環節。因為無論任何作者，不管他寫作經驗如何豐富，才思如何敏捷，寫作中總有思慮不周、疏漏失誤之處。特別是初稿，絕大多數只能説是毛坯，必須進一步精雕細刻才能成章。機關應用文，由於它具有強烈的政治性，實用性，就更應該重視修改這一環節。

機關應用文的修改，主要是改立意、改觀點、改材料、改結構、改語言。

一是立意要明確。就是説，文稿要説明和解決的問題是否清楚。如果中心不突出，目的不明確，提出解決問題而沒有措施，讓人看了不得要領，那就説明這個文稿還遠不成熟，還需要進一步研究，動較大的手術。這方面常見的毛病是：

(1)文稿缺乏針對性。有的材料比較豐富，但缺乏分析研究，提煉概括，沒有形成明確的貫穿全文的主題思想。其原因除缺乏寫作經驗外，主要是對文稿要着重解決什麼問題沒有形成明確的概念。

(2)主次不分。什麼問題都想解決，結果在有限的篇幅內，什麼都不突出或説不充分。這就應當根據不同要求，不同體裁特點，刪節次要部分，留下主要部分。當然，經過大刀闊斧刪改後，主題也就突出了。

(3)基礎材料不足。主題思想不是從大量情況中概括出來的，而是作者根據道聽途説或一鱗半爪的情況得出的結論。有的甚至是作者主觀想象然後找了一些例證。有的則是材料不典型，缺乏説服力。這一類文稿，必須在材料的增、刪、換和詳略剪裁上下功夫，務必使材料充分表現主題而又紮實可靠，必要時應重新組織撰寫。

(4)缺乏科學的分析。對具體事例分析不夠，該詳寫的沒有詳寫，該簡略的沒有簡略，往往是事例自成體系，看起來很完整，但沒有緊扣要論證的觀點，沒有以觀點為中心使用材料，所以觀點不突出，不鮮明，特別是對某些有爭議的觀點，作者主張什麼，反對什麼，必須有針對性地加以論證。如果只提出問題，不分析不解決問題，或者論述沒有説服力，沒有解決問題的辦法措施，讀者就會對文稿的基本觀點產生懷疑。這就需要站在更高的角度上，對錶達主題的觀點和材料進行深入開掘。要十分注意，這種深入開掘，是有根據的分析提高，而不是任意拔高。

二是觀點要正確。就是説在基本理論上站得住，符合客觀實際，沒有片面性。思想觀點是文稿的靈魂，觀點站不住腳，整個文稿就失去了它存在的意義。因此要以極大的注意力反覆推敲，自覺地設置對立面，務必做到持之有故，言之成理，立論有據，辯駁不倒。

(1)要注意文稿的基本觀點，特別是表達主題思想的觀點，是否符合馬列主義的基本原則，有沒有違背辯證唯物主義的地方，象工作報告、工作總結、調查報告一類，對其基本觀點更要嚴格把關，切忌片面性、絕對化，強調了一面，否定了另一面。比如，在總結工作時，講成績，常常容易肯定一切，説得盡善盡美。在批評別人時，又常誇大其詞，把人家説得一無是處，否定一切。提倡民主時，往往忽視集中，甚至否定了黨的領導。強調自由時，又否定了紀律，否定了四項基本原則。當前，在有關經濟體制改革的文件中，經常出現提倡搞活經濟時，忽視宏觀控制；論述某地場調節時，又全盤否定計劃的必要性；不顧時間、地點、條件，一講搞活就要求徹底放開；在強調思想政治工作時，往往説成精神萬能；而講物質鼓勵時，又變成錢能通神，等等。特別是結論性觀點，既要明確又要全面，要掌握好分寸，儘可能做到恰如其分。

(2)還要注意文稿的基本精神和各項措施，同黨和國家的基本方針、政策、法令一致，同上級機關、平行機關、本部門的規定沒有矛盾。如有違背黨和國家的方針、政策、法令的必須改過來，否則和中央在政治上保持一致就是空話。至於和上級機關、平行機關、本部門的規定不一致，除專門否定或發展這些規定的文件外，也要使之一致起來，否則，會給工作造成矛盾，帶來混亂。這方面特別要注意的是法規性文件。在現實生活中，兩個規定互相打架的事是常常可以見到的。特別是不同部門之間，一要“放”，一要“收”，弄得有關方面無所適從。其原因，除了部門之間利害不一致外，就是文稿撰寫者事先對情況瞭解不夠，和有關單位沒有通氣、協調。違反法律甚至違反憲法的文件、告示也時有所見。比如，選舉法規定，政府部門的某些負責人有的要人民代表大會或它的常委會批准，而我們有些單位，在有關幹部的任免時，只寫黨內決定，而不寫尚須人大常委會批准，甚至匆匆宣佈，造成不良影響。《合同法》規定，違反國家利益或社會公共利益的經濟合同無效。而不少經濟合同的條款中出現只對合同雙方有利，但卻損害國家或集體利益的內容，如類似買賣或變相買賣屬於國有的土地等。《刑法》第一百三十一條規定：“保護公民的人身權利、民主權利和其它權利，不受任何人、任何機關非法侵犯”。《合同法》規定：“訂立經濟合同，必須遵守國家的法律”。但有一份承包集體山林的合同，卻寫了“不準人畜進山，電槍打人概不負責”的條款，結果發生了電槍打死人的事件，承包山林者犯了過失傷害致人死亡罪，被判了徒刑。

(3)文稿本身的觀點要始終如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的觀點就很混亂，甚至“自打嘴巴”，印發後就根本無法執行，還會給工作造成混亂。這方面常見的情況是，兩個矛盾的觀點在同一份文稿中都被肯定；某個論點前面肯定，後面又被否定；要肯定的觀點材料不充分，沒有足以服人的例證和論述，而與此相對立的觀點卻寫得十分生動具體，事實上壓倒了正面的內容，客觀上形成反賓為主的局面，造成了對該肯定觀點的否定。還有證明觀點的事例之間有矛盾，統計口徑不一致，前面用工農業總產值，後面用社會總產值，前面講全某地，後面又變成某個區等等。

有的文稿內容本身沒有矛盾，但由於某些話或例證在當時的環境條件下，會產生副作用，也要注意改過來，否則主觀意圖和客觀效果會背道而馳。比如，有的文件為了説明一九八五年上半年的大好經濟形勢，舉了利用外資和技術引進的例子，説明半年使用外匯超過前六年的總和。這個事實沒有出入，意圖也是好的，但結果卻給人造成外匯儲備大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顧慮。

三是材料要可靠。也就是説文稿的情節、事例是否符合實際。審查情節、事例是否真實，首先是看例證和情節的“來路”是否清楚，是撰寫者親自調查的?還是從別的文件上摘引的?如果是從文件資料抄來的，要看是正式文件還是一般資料。正式文件一般説來內容都是經過反覆核定的，但一般資料則不能輕信，最好再核實一下。其次看情節、例證是否符合生活邏輯。經常出現的問題是：有的情節與時間不協調，比如，讓六十年代的青年上山下鄉時高喊“振興中華”的口號，説五十年代某領導幹部就強調發展第三產業等。有的是人物的行動與他的思想狀況不一致。比如説某某地蔬菜供應緊張，一些個體户自動降價銷售，雞蛋供不應求時，農民自覺地為城某地居民着想，主動用卡車往城內送蛋等。籠統地把個體户和農民的覺悟説得那麼高，顯然是不符合實際的。再次是看人名、地名、單位名稱是否確鑿無疑，特別是文件中要肯定或否定的單位和個人，不僅要注意情節是否可靠，還要從總體上分析，肯定或否定這些單位是否妥當，要儘量避免知其一不知其二，只見局部不見全體的毛病。

在情節事例上修改的原則是，把那些基本可靠但不完善的情節事例加以調整補充，把凡是沒有把握而又限於時間和條件難以核實的，寧可更換或刪掉，也不要“湊合”，敷衍塞責。否則一旦成文，會造成不良後果。某些文件因事實有誤或事例使用不當而打官司、扯皮的事時有所見，既影響了團結，也浪費了雙方的時間、精力，給工作造成不應有的損失。

第四節　機關應用文的審定

機關應用文經過認真修改，撰寫者和有關方面已經大體滿意，應當説寫作的任務已經基本完成，但不能説文件已經最後形成。形成文件還有一個程序，就是審查定稿。文稿只有經有關領導審定簽字同意後，才能付印、發送。這是保證文件質量的最後一關。這一關把得好，不僅可以進一步避免文件的差錯，有時還是文件質量的一次再提高。

對審定者來説。如何才能把好這最後一關呢?首先應有對黨對人民高度負責的精神，一絲不苟地加以審核，不放過任何細微末節，儘量努力做到萬無一失。這對於領導同志來説，應當是不成問題的。但光有認真負責的態度還不行，還必須掌握審核的方法。機關應用文的審定，從內容上講，主要是把好三關。

一是政治關。要再一次推敲文件中的思想觀點是否符合馬克思主義的基本原理，是否符合黨的方針和基本政策。因為領導同志一般來説比作者站得更高，看得更全面、更深入，瞭解的情況也更多一些。應該從更高的角度上去發現問題，糾正偏頗。特別是對一些政治問題的提法，一定要和黨中央保持一致，把一些不符合黨的路線、方針、政策的觀點和提法糾正過來。

二是事實關。對一些情節、事例要重新審核一次。凡是有疑問的，都要請作者核對，絕不能馬虎，過分相信自己的部下。要特別注意表揚或批評某個單位、某個人的內容，凡有含糊之處，能核實就核實，不能核實就刪去。

三是文字關。審核者主要是在文字的準確上下功夫。有些文字上的偏頗，往往是思想上的毛病。審核者審查文字主要不是從語言、邏輯等技術上着眼，而是從思想政治上着眼。當然有一定文字能力的同志，也可以隨手把語言文字技術上的毛病改過來。

從方法上講，一是要認真閲讀思考全文。有的審核者對文章的起草、修改一目瞭然，甚至參與了討論修改，對文稿的內容比較清楚。有的領導同志沒有經歷這個過程，審核時，常常遇到對某些內容不理解、吃不透的情況，這就需要先把文稿多看幾遍，把內容吃透而後定稿。在實際工作中，有的領導同志因為事情較多，工作較忙，又要在有限的時間內完成審稿的任務，因此，常常對全文還未融匯貫通，就邊看邊改。有的內容，本來後面已經寫了，由於看得不仔細，又在前面加上一段，結果是勞而無功，看到後邊還得把前面增加的內容刪去。

二是遇到和自己觀點不太一致的地方，要冷靜思考。要把原稿的觀點和自己的想法反覆對比，看看是原稿的毛病還是自己的偏見，不要一見不同觀點就火冒三丈，提筆去改，這樣往往容易把正確的觀點改錯。一般來説領導同志水平應當高些看問題可能深刻些，但並不能説領導一定比文稿的作者強，更不能説各方面都強。特別是經過多次討論、反覆修改的稿子，其中的觀點都是認真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探討。但這種探討應該是平等的，交換意見式的，而不是把自己的觀點強加於人。

三是對於改動的地方，最好再返回去徵求作者的意見，讓他們再審查一下，看看改得是否妥當。因為作者對文稿是經過深思熟慮的，改得對的地方作者也許可以從中受到啟發，在文字或內容上作進一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥當，作者還可返回來商洽，避免改錯。這樣做不僅是對作者的再提高，也是對作者的尊重，使領導與被領導之間關係更融洽，下級對上級也更信賴。

審定文稿還有一個任務，就是在審定之後，要思考一下:這個文件發出後，效果如何?時機成熟不成熟?會不會產生副作用?如果時機不成熟，就應該放一放，等待條件成熟再簽發。如果會產生副作用，就要考慮文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，應考慮文件發出後採取什麼相應措施加以彌補或消除。作為一個領導者，這些問題都要經過周密思考，才能避免失誤。

第五節　機關應用文的校對

校對是保證文件不出差錯的重要環節之一。在高、中級機關，特別是黨政領導機關，機關應用文形成過程中的校對環節是十分重要的。多數單位在印製部門設有專職校對人員，有嚴格的校對制度。比如對一般文件必須做到“一校一讀”，即先由兩人對照原稿唱校一遍，然後再由一人細讀一次。有些重要文件則規定“兩校一讀”，甚至“兩校兩讀”。但不少基層單位和相當一部分大、中型企業則往往忽視這個環節，錯字別字、錯誤標點、甚至丟行掉句、段落倒錯的文件，時有所見。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校對來説，主要有三個問題：

一是制度不完善，沒有制定嚴格的校對責任制。有些機關的文件印製部門，雖然有專職校對，但沒有提出對校對工作的明確要求；沒有設專職校對的一些中、下級機關，多數也沒有制定這方面的規章，常常是“誰有空誰校對”。少數單位的一些打印文件甚至不校對就發放。

二是校對者的責任心不強，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相對照，而是順着校對稿瀏覽一遍，自以為通順了就“放行“。特別是一些起草文件的同志本人校對時，以為文件是自己親手起草的，不必象專職校對人員那樣逐段逐句核對，更不願找別人同自己一起唱校。因此，不僅底稿中原有的錯誤沒有得到糾正，在印刷中出現的新問題，也因為馬虎而沒有發現、糾正。

三是不瞭解校對工作的基本要求，不掌握校對的基本技能。這種情況在一些基層單位是比較普遍的。

那麼，搞好校對需要掌握哪些基本原則和技能呢?

一、校對必須以原稿為準。原稿是經過起草、修改、審定多種環節才定下來的，一般説差錯是極少的。校對的主要任務是糾正印刷過程中出現的新的差錯。而原稿中的差錯，校對者是不能負責的。因此，校樣和原稿對照時，把不符合原稿的地方糾正過來，就算完成了校對任務。從原則上講，校對者無權修改原稿，如果對原稿任意刪改，就超出了他的職責範圍，是不允許的。這也是校對的一條紀律。但是在校對過程中，一些工作熟練，思想和文字水平都比較高的校對者，常常可以發現原稿中的毛病。遇到這種情況，應當怎樣對待呢?屬於技術性問題，比如明顯的錯別字和錯誤的標點符號，應當隨手改過來，這不僅是允許的，而且是必要的。有的錯別字如果自己一時拿不準，要查字典，然後報告起草者。屬於不正確的思想觀點或不符合實際的事例，校對者發現後，不應隨便改動，而應及時轉告文件的起草者或審定者，由他們決定是否改動。這不叫“越權”，而是對工作高度負責的表現。

二、要掌握校對的符號及用法。校對有一整套專用符號。由於過去使用的符號較亂，國家出版局專門發文，把校對符號加以標準化，制定了《中華人民共和國專業標準校對符號及其用法》，從一九八二年起試行，共有二十二類符號，見本書第69－72頁。

這二十二類符號，同樣適用於機關應用文的校對工作，必須嚴格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校對工作的差錯。

3．不注意文件的整齊美觀。對校樣的字與字、行與行的距離不加過問，對過寬或過緊的距離不去糾正，文件印製後，給人很不舒適的感覺。機關應用文是比較嚴肅的文體，應當更加註重這方面的問題。

三、校對要儘可能糾正文件印製中各方面的技術性問題。除文件正文要認真校對外，還要注意：

1．標題的位置、字體的大小和排列是否適中、醒目、美觀。目前許多文件的標題特別是小標題，或擠在一行，左右頂頭，或併成兩行和三行的“豆腐塊”，都很不美觀，一定要推敲一下如何排列為好。

2．文件的格式、編號，主、抄送單位和發文日期是否準確。如果這些方面出了差錯，就會給文件的傳遞和保存、查閲帶來許多麻煩，有的甚至造成政治事故，必須認真審核，校對。

3．用印和簽字手續是否符合要求。有些基層單位發文該用印的往往不用，應簽字的也不簽字，這就失去了它的法定可靠性。有個別文件該用政府部門印的，卻用了黨組織的印，應主管負責人簽字的，卻讓不符合簽字條件的人代簽。對這些問題，校對的同志都要注意，提請有關同志及時改正。一般情況下，校對完正文後，最好作一次全面的複查，然後付印。

當然，不同的部門，不同性質的文件，校對的程序有所不同。有些文件只要一校，有的則必須二校、三校。有的是專職校對負全責，校對後要簽字才能付印；有的則是文件起草部門或起草者負責校對，有審定者簽字即可付印，等等。不論哪一類程序，校對者都必須以高度的責任心對待這項工作，努力做到使文件儘可能不出差錯。