文祕專業基礎知識大全（通用6篇）

文祕專業基礎知識大全 篇1

祕書機構

一、祕書機構的定義

祕書機構是各級各類領導機關的綜合性辦公機構，也叫辦事機構。它隸屬於領導機關，並在機關內為領導工作和機關日常事務提供公務服務。

二、祕書機構的性質

(一)比較兩類機構

1.職能性機構：承擔具體業務工作，專業性強，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業務性機構”、“職能部門”、“業務部門”)

2.綜合性機構：不承擔具體業務工作，處理綜合事務，全面協調，拾遺補缺。

(二)祕書機構屬於綜合性機構，既非決策性機構，也非職能性機構。

三、祕書機構的特點

(一)附屬性：直接隸屬於領導機關;

(二)綜合性：活動內容綜合性強;

(三)輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執行監督。

四、祕書機構的設置

(一)總原則：必須適應機關或單位管理工作的實際需要。

(二)具體要求：

1.凡獨立單位必須設置祕書機構;

(獨立單位：有一定數量的常駐領導幹部和辦事人員，能獨立行使一定權力的實體單位。)

2.祕書機構的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求;

3.祕書機構與所屬機關在工作性質上必須相適應。

五、祕書機構的任務

(一)總括：

1.祕書機構的基本任務是為機關領導層或領導者提供綜合性輔助和公務服務。

2.辦文、辦會、辦事是中外祕書機構的主要任務的概括。

(二)分述：

1.政務性工作(參與政務)

(1)調查研究(為領導掌握情況、制定政策服務，為決策提供準確可靠、全面具體的情況，提出富於建設性的意見和建議)

(2)信息工作(向決策者及時提供準確、完整、有用的信息)

(3)協調工作(側重於協調機關單位內各職能部門的工作目標、工作步驟等，溝通上下，聯繫左右，理順關係)

(4)諮詢工作(為決策者提供與決策有關的法律、法規、政策、資料等，範圍極廣)

2.業務性工作(祕書部門獨有的、帶有祕書專業性質的任務)

(1)文書工作(公文的“統收統發”)

(2)檔案工作(現行文件辦理完畢後，對其中具有存查價值的那部分進行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)

(3)會務工作(為了開好會議而開展的一系列準備、組織工作)

(4)接待工作(可分為內賓、外賓接待兩大類，注意“內外有別”)

(5)保密工作(保守國家及本單位的各類祕密，一般設有保密室)

3.事務性工作(主要指處理機關單位日常事務的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環境衞生、設備管理等)

六、祕書機構的領導關係

(一)祕書機構只直接對所屬機關單位負責

祕書機構只直接為本單位領導服務，對下一級或上一級祕書機構不存在領導或被領導關係。換言之，各級祕書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領導體系，祕書機構之間存在相對的封閉性。

這種領導關係，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營”。

(二)祕書機構之間的聯繫

1.縱向聯繫

2.橫向聯繫

七、各類祕書機構(略)

文祕專業基礎知識大全 篇2

祕書的定義及分類

一、祕書的定義

(一)制定祕書定義的要點

1.祕書活動的服務對象是領導者;

2.祕書活動的根本職能是輔助管理;

3.祕書活動的基本方式是處理信息和事務。

(二)教材給出的定義

祕書是直接輔助領導者實施管理，並負責全面處理信息和事務的工作人員。

(三)其他定義

1.祕書是幫助上司處理各種事務的人員。

2.祕書是為政府、企事業等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

3.祕書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

二、祕書的分類

(一)縱向分類(祕書的層次)

1.祕書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的祕書。

2.同一單位內部，祕書人員的職位有高低之分：

(1)初級祕書：主要從事一般日常工作;

(2)中級祕書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

(3)高級祕書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

3.祕書職業資格鑑定的三個等級線：初級、中級、高級祕書，在知識要求和技能要求上各有不同。

(二)橫向分類(祕書的類別)

1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在於顯示祕書遍佈於社會各行各業。

2.從具體工作的角度劃分，其意義在於提示祕書可以而且必須承擔哪些具體工作。

(1)“生活祕書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

(2)按此標準劃分，還有“新聞祕書”、“軍事祕書”、“公關祕書”、“警衞祕書”等類型。

文祕專業基礎知識大全 篇3

文祕專業基礎知識介紹

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼説，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那麼，怎樣才能有效地提高文祕寫作的能力呢?具體説來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。

這裏所説的‘讀寫技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦説過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人説：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅説過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就説明着‘應該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作為文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作為稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

文祕專業基礎知識大全 篇4

祕書工作的性質

祕書工作是因領導工作的需要而存在的，屬於機關工作的一部分。要想準確理解祕書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。

(一)祕書工作的輔助性

祕書工作的輔助性是指祕書工作在領導工作中所具有的輔助性。祕書工作的產生具有必然性，它是由於統治階級和領導羣體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了祕書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使祕書人員對某些問題提出瞭解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定後才能執行。祕書工作機構或祕書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。祕書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好祕書工作在領導工作中的參謀輔助作用。

(二)祕書工作的樞紐性

祕書工作的樞紐性是指祕書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由於祕書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有祕書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，並帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了祕書工作的重要性。

(三)祕書工作的機要性

祕書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對祕書工作的具體內容而言的。漢語中“祕書”一詞，包含有“祕密”的意思，而英語中的“secretary”(祕書)一詞中的詞幹“secret”，意思也是“祕密”。因此，單從“祕書”一詞的字面意思就可以反映出祕書工作的機要性。由於祕書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。祕書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，祕書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的祕書，由於掌握更多的重要情況，其機要性更強。

(四)祕書工作的政治性

祕書工作的政治性是針對祕書工作人員本身而格外強調的。這是因為祕書部門處於核心要害部門，祕書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對祕書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對祕書人員的選用條件還專門制定頒發了機要祕書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用後要經常進行保密教育，都是出於祕書工作的客觀現實需要。

文祕專業基礎知識大全 篇5

祕書工作的作用

祕書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由於其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

(一)建議參謀作用

這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，祕書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，祕書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，並憑藉自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最後，在領導制定決策後，對於如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，祕書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，祕書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。

(二)事務助手作用

祕書人員所起的事務助手作用更多的是指祕書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。祕書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，祕書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。

(三)中心樞紐作用

每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而祕書工作部門則正處於這套系統的中樞位置，發揮着其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過祕書工作傳遞給實施單位。因此，祕書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關係到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好祕書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。

(四)統籌協調作用

統籌協調工作是祕書工作中的一項重要內容，也是祕書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成祕書人員對於要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策後，祕書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對於決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對於日常工作中難以解決的重要問題，祕書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要祕書人員按照領導的指示同各方協調關係，促進決策的落實。

(五)形象窗口作用

在日常工作和各種交往中，祕書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯繫、洽商公務、羣眾信訪、迎來送往等事宜均需要由祕書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是祕書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與祕書工作的形象窗口作用有着非常密切的聯繫，祕書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。

祕書工作的性質和地位決定了祕書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，祕書工作成為方便領導工作和機關工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供信息諮詢和服務。因此，祕書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地採集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。

文祕專業基礎知識大全 篇6

祕書工作的主要內容

1.擬定、辦理公文

擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

擬定公文是祕書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為祕書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發佈政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，祕書人員應該以高度的責任心對待。

辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

辦理公文是祕書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬製、核籤、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，祕書人員都要按照黨和政府頒佈的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規範、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

2.辦理組織會務

辦理組織會務簡稱辦會，是指機關祕書部門或臨時設立的會議祕書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會後的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯繫，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式後，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場佈置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善後工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

3.調查研究工作

調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查瞭解相關情況，並進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮祕書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬製提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，採用多種方式，廣泛蒐集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

4.信息處理工作

祕書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，採集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集並及時反饋給領導部門。

開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最後要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

5.溝通協調工作

對祕書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬於祕書工作的業務範圍。開展祕書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理羣眾來信和接待羣眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的祕書工作的一項經常性的重要工作。收到羣眾來信，要及時拆封，認真閲讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有羣眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

7.監督檢查工作

監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下瞭解情況，向上反映情況。

8.公務接洽工作

公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯繫公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的祕書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯繫的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答覆詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，祕書人員應做到忠於職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯繫。此外，還應善於處理人際關係。

除上述之外，祕書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，祕書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。