涉外郵件社交禮儀

對於工作中的涉外郵件，我們應該特別注意涉外郵件的社交禮儀。那麼涉外郵件社交禮儀知識有哪些呢?以下是本站小編為大家整理的，有關涉外郵件的社交禮儀，希望大家喜歡。

涉外郵件社交禮儀

主題

不要空白標題但且不宜宂長，要能反映文章的內容和重要性;一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理;

回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要RE、 RE一大串，容易給人留下隨意不嚴謹印象。

稱呼與問候

恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。在清楚對方姓名的時候可稱呼：Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情況下稱呼：Dear sir/Madam.

開頭結尾都有問候語

最簡單的開頭寫一個“Hi”，結尾寫“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”

正文

Email正文應簡明扼要的説清楚事情，如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述;

正文行文應通順，條理清晰，準確清晰的表達;最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件;一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關信息全部説清楚，説準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

要避免拼寫錯誤，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發送之前，務必自己仔細閲讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

合理提示重要信息，但不要過多，否則會讓人抓不住重點，影響閲讀;對方採用什麼語言溝通，我們就用什麼語言。有的外國人中文很好，會採用中文發郵件，這個時候我們也應該用中文;選擇便於閲讀的字號和字體;

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。

電子郵件末尾加上簽名檔是必要的，也是宣傳自己公司一個途徑。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息也不宜過多，只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。

涉外郵件社交禮儀注意事項

你不得不知英文符號習慣：

稱呼後面用逗號(,);英文裏沒有頓號，把該用頓號的地方換成逗號(,);英文裏，某人説後面跟逗號和引號，且結束的符號放在引號裏面;兩個句子之間如果加上連詞符號and/or/for/but等，中間用逗號;英文裏沒有書名號，語句中有書、雜誌、電視劇等名詞時，用斜體字表示;

附件

如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件;附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理;正文中應對附件內容做簡要説明，特別是帶有多個附件時;附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中説明打開方式，以免影響使用。

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客户等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

簽名檔文字選擇

簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般選擇比正文字體小一些。

提醒對方查收

郵件發送過後，應該及時給對方打個電話或是發條短信，沒有人會等在電腦前專門查收郵件，所以提醒對方注意查收也是必不可少的，有助於事情的及時解決。

涉外郵件社交禮儀須知

回覆

及時回覆Email

收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆説”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

進行鍼對性回覆

當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。

回覆不得少於10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

不要就同一問題多次回覆討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這隻能説明交流不暢，説不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。

對於較為複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於宂長笨拙而不可閲讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

要區分Reply和ReplyAll(區分單獨回覆和回覆全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回覆給他一個人就行了。

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當着所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回覆全部”前，要三思而行!

主動控制郵件的來往

為避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回覆”。

正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、祕送人)

To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應。

而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

而BCC是祕送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象!

只給需要信息的人發送郵件，不要佔用他人的資源