公函寫作格式與要求

由於函的類別較多，從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

首部

主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。

正文

其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭

主要説明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用“現將有關問題説明如下：”或“現將有關事項函覆如下：”等過渡語轉入下文。覆函的緣由部分，一般首先引敍來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以説明發文的緣由。

2、主體

這是函的核心內容部分，主要説明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽談工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批准事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敍寫清楚。如果屬於覆函，還要注意答覆事項 的針對性和明確性。

3、結尾

一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。

4、結語

通常應根據函詢、函告、函或函覆的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

結尾落款

一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。

注意事項

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於覆函，則要注意行文的針對性，答覆的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是覆函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。