外貿信函的實例

例一：150 kensington roadbrooklyn，new york 12②，n．y．③june 10 1985例二：established 1900telephone：chicago envelope company cable address：calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicagoref．no．chicago，illinois codes used：march 16 1982 all codesrentley’s preferred注：實例中央上面established 1900是指該公司創立於1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被採用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字（telephone）是電話號碼，ref．no（等於correspondence reference no．）是“信件編號”，其用途是便於索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字（cable address）電報掛號，用於發收電報。這個公司只有“envelope chicago”二個字就夠了，其手續費和電報費均能節省。（codes used）即“使用電訊密碼簿”。（all codes，rentlev’s preferred）即“在所有密碼簿中，請選用（rentley）密碼簿”。例三：17．philpot lane，london，e．c．①3，25 april，1991寫信頭還需要注意的一點是，在寫日期時，要區分開英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日，按英國習慣，應寫為“2ndmay，1995”按美國習慣是“may 2，1995”。（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：messrs．allen ＆ son（1919）pty，ltd．，155，flinders lane，melbourne，c．①1．australiamarch 16，1991messrs．smith ＆ james，inc．500 norton bldg．seattle 4，washu．s．a寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。（4）稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這裏所指的稱呼，相當於中文書信“敬啟者”，例如：dear sir dear sirs，dear madam，dear ladies，gentlemen： dear mesdames，dear sir and madam，ladies and gentlemen：在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是gentlemen（美國式）和dear sirs（英國式）二種。可見，在商貿英文書信的稱呼中，由於在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫dear sirs或gentlemen即可。只有在雙方關係較為密切時，才加上人名，如dear mr．small。在這裏，dear sirs就相當於中文信件的“敬啟者”之類的禮節性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由於英、美習慣的不同，還要注意在“dear sirs”之後，通常用“，”號，而美國式“gentlemen”之後，則應用“：”號。（5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“c”，即禮貌（courtesy）、簡潔（conciseness）、明瞭（clarity）、正確（correctness）和完整（completeness），以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應有的齊整格式。同時，一封信要按內容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿英文書信原則上應符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內敍述，以利於所談事情能及時得到處理。（6）結束語。是指在正文之後，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最後一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：yours truly（你的真誠的），yours sincerely（你的忠誠的）yours faithfully（你的忠實的），等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質的信件中，還可用yours most cordially（你的最真誠的）或yours respectfully（你的恭順的）等。（7）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當於我國的簽字蓋章。在商貿英文書信中，簽名通常要佔三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用於個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易於辨認簽名；第三行常用於簽名人的頭銜。例如：yours truly，fidelity trading co．ing．（籤 名）h．b．haslehurstgeneral managervery truly yours，i．t．inpormation（籤 名）director hose m．netvery truly yours，united exporters company（籤 名）max de hesvery truly yours，lewers ＆ cooke，limited（籤 名）e．w．twelmeyerpurchasing departmentvery truly yours，stern，mcrgenthau＆ co．，inc．（籤 名）edward n．megaymachinery division在商貿英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名後打印上寫信人的職務是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。商貿英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結束語和簽名外，有的信還要註明收發信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閲信人、書信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖：發文編號收文編號信頭日期收信人名址特別指定閲信人稱 呼書信主題正 文結 尾籤 名附 件