英語書信的基本常識

由之前英語常用應用文的分類來看，基本上我們接觸的常用應用文主要是書信類。書信的具體寫法格式，中文同英文是有很大差別的。因此瞭解英文書信的一些常識性東西是十分必要的。(一)英文書信內容的組成部分英文書信不論是商業信、社交信或朋友間的通信，依據習慣，大體都有六部分組成。即：信頭(heading)信內地址(inside address)稱呼(salutation)正文(body)結尾語(complimentary close)簽名(signature)1.信頭(heading)英語書信的信頭包括髮信人的地址和發信的具體日期兩部分。信頭放在信紙的右上角，一般分行寫出。要先寫發信人地址，再寫發信的日期。寫發信地址時依據從小到大的原則，即：先寫門牌號碼、街道名或路名，再寫區(縣)及所在市名稱，然後是省或州、郡名稱，最後再寫上國家的名稱。日期的順序是先寫月份再寫哪一日然後是年份。需寫郵政編碼，郵政編碼寫在城市名稱後邊，用逗號隔開。信頭不能越過信紙中間而寫到信紙的左上面。另外需要注意的是，通常在寫地址時，第一行寫門牌號和街名，第二行寫地區名，第三行是日期。一般信頭每行末不用標點符號，但每行中間應用的標點不可少，城區名和郵政編碼之間，日月和年份之間要用逗號隔開。信頭一般不要寫得太高，信頭的上面要留些空白。信頭的書寫格式有兩種：並列式和斜列式。所謂並列式是指信頭各行開頭上下排列整齊。而所謂斜列式是下一行開頭較上一行的開頭向右移一至兩個字母的位置。如：並列式：6P Park York; NY 11215, mber 1， 1999斜列式：6P Park york, NY 11215, ember 1， 19932.信內地址(inside address)信內地址包括收信人的姓名稱呼和地址兩部分。社交的私人信件信內地址是省略的。信內地址的位置位於信頭的左下方，它的開始行低於信頭的結尾行，位於信紙中央的左邊。信內地址先寫收信人的頭銜和姓名，再寫地址，地址排列次序同信頭一樣。信內地址的書寫格式也有兩種：並列式和斜列式。一般來講，信頭和信內地址所用的格式總是保持一致的。標點符號的使用也與信頭一樣。關於信內地址對收信人的頭銜和姓名的稱呼一般有以下幾種情況：無職稱的男子用Mr.(加姓)已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓)未婚的女子用Miss婚姻狀況不明的女子用MS.博士或醫生用Dr.(Doctor)有教授職稱的用Prof.(Professor)總經理、校長、會長、總統用Pres.(President)3.稱呼(salutation)稱呼是對收信人的尊稱語，自成一行，與信內地址上下排齊。在美國用“My Dear”比用“D ear”還要客氣，而英國的用法恰巧相反。對於一個陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是稱呼後面用逗號。4.正文(body)正文是書信的核心部分。正文的寫作必須注意以下幾點：(1)正文從低於稱呼一至二行處寫起，每段第一行向內縮進約五個字母，轉行頂格。正文 也採用並列式的寫法，即每行都頂格，但段與段之間中間要空出兩三行表示分段。(2)對於非正式的書信，除客氣外，沒有什麼一定的規則。但究竟怎樣的措辭，也應事先 想好。(3)對於非常正式的書信，要知道開頭句是很重要的。另外，信的內容中的每個段落 ，只能有一箇中心思想，這樣看信的人可以清楚、明白你所要表達的內容。為了表達的清楚，還要儘可能地用短句，少用長句、難句。段落也宜短不宜長，尤其開頭和結尾兩段更應簡短。(4)潦草的字同不整潔的衣服一樣不雅觀，書寫一定要整齊規範。拼寫也不能出現錯誤。 對拿不準的詞一定要求助於字典。(5)凡正式的書信，我們應將該信的全部內容寫在一張信紙上。若一張不夠，可用同樣質 地大小的信紙繼續書寫，但若僅多出一兩行則設法排得緊些放在一張上，或平均分為兩頁也好。信要寫得美觀大方。(6)正式的書信，詞語要莊重，決不可用俗語和省筆字。5.結尾語(complimentary close)結尾語就是結尾的客套語。一般寫於正文下空一兩行後，從信紙中央處起筆寫，第一個字母大寫，末尾用逗號。結尾語措辭的變化依據情況而定，通常有以下幾種：(1)寫給單位、團體或不相識的人的信用：Yours (very) truly,(Very) Truly yoursYours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours, (2) 寫給尊長上級的信可用：Yours (very )respectfully，Yours (very )obediently，Yours gratefully，Yours appreciatively，也可以將Yours 放在後面。(3)寫給熟人或朋友的信可用：Yours，Yours ever，Yours fraternally，Yours cordially，Yours devotedly,也可以將Yours 放在後面。(4)給親戚或密友的信可用：Yours，Yours ever，Yours affectionately，Yours devoted friend，Lovingly yours， Yours loving son (father，mother，nephew……)，以上各種情況 yours 無論放在前面或是放在後面都行，但不可縮寫或省去。6.簽名(signature)簽名是在結尾客套語的下面，稍偏於右，這樣末一個字可以接近空白而和上面的正文一樣齊。簽名當用藍鋼筆或圓珠筆，不能用打字機打。簽名上面可以用打字機打出所在公司單位名稱，下面也可打出職位。寫信人為女性，則可在署名前用括號註明Mrs.或Miss。簽名的格式不能常變換。如一封籤G·Smith，另一封籤George Smith，第三封用G·B·Smit h。男子簽字前不可用Mr．、Prof.或Dr.字樣。(二)英文書信信封的寫法(superscription)英文書信信封的寫法同中文也不一樣。具體來講，英文書信應這樣安排信封內容。1.寄信人姓名地址寫在信封的左上角。 收信人的姓名地址寫在信封中間靠下或靠右地方。姓名要單獨成行。姓名地址的寫法同信頭(heading)和信內地址(inside address)一樣。所用格式(並列式或斜列式)也同信內的安排一致。注意寫上郵政編碼。2.信封左下角可以寫些説明語。如寫上General Delivery(平信)、Registered(掛號 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(親啟)、Please Forward(請較交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(圖書郵件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(內有照片)、Top Secret(絕密件)等。3.若信封通過郵局寄給第三者轉交給收信人，則需在收信人的姓名下面寫明轉交人的姓名，並在前面加上c/o(care of)。如：as GreenC／O iam Scott101 ence real 18，Canada。.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分別。中國人父子不同名，則沒必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。