會議的邀請應該怎麼辦？

不管什麼樣的會議，主辦者都希望適宜的對象(客户)參加，所以會議策劃者一定要重視會議的邀請。通常情況下，邀請包括3個程序：

a、信息發佈

b、回執處理

c、確認通知

信息發佈

從媒體上分，邀請有以下幾種形式：

印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)

電子郵件

印刷媒介公告

電子媒介公告

信息發佈的內容通常包括：

主題

時間

地點(暫定或者候選)

主要議程及安排

費用 標準等

有些還附送會議企劃書，目的是讓與會者瞭解參會的意義及對會議的期望。

回執處理

對於主辦者來説，回執是對會議策劃活動成功與否的判定標誌之一。

回執單的設計非常重要，應當做到合理、圓滿，通常包括如下信息：

a、明確的人數

b、職務

c、性別

d、聯繫方式

e、預計到達目的地時間

f、迎送要求等

回執收到後，通常需要統計、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標誌)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。

回執可以有多種形式，如：

a、傳真

b、信函

c、電子郵件

d、網路回執

e、電話

需要指出的是，如果會議和條件允許，應該在回執會考慮到與會者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。

確認通知

如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。

同時發出的應該還有：

a、會議的確切地點

b、時間

c、議程

d、簽到程序

e、會展注意事項等。

會議通知有哪幾種方式？

會議通知的方式各種各樣，其主要方式有：

a、口頭通知

b、電話（傳真）通知

c、書面通知

d、電子郵件

口頭通知

這種方式最突出的優點是快捷、省事，適合於參加人員少的小型會議。

電話（傳真）通知

大多數會議都採取這種方式通知。以電話（傳真）為媒介傳遞信息，快捷、準確、到位，一般情況下，成本也不高。當然，以這種方式傳達通知時，會務人員必須作通知情況書面記載。

書面通知

書面通知是一種傳統的方式，適合大型會議。如由於書面通知在傳遞過程中需要一定的時間，所以要提前準備，如果在預定的時間裏對方沒有收到，還需要及時採取補救措施。

電子郵件

它是信息時代的產物，綜合了上述三種方式的優勢——快捷、準確、低成本，而且內容清楚，一目瞭然。目前，通過電子郵件傳達會議通知的情況越來越多。但是，由於有的地方尚未普及網絡技術，所以這種方式目前還未被普遍採用。