在會議實施過程中禁忌事項大綱
- 祕書基礎
- 關注:2.65K次
首先,要創建一個工作進度表,這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面:
1、邀請的貴賓及確認其成行;
2.舞台設計、場地搭建、燈光音響佈置的完成;
3.文書工作、會議資料的準備;
4.房間分配表;
5.用餐(餐標、菜單、主桌、台卡);
6.交通安排;
7.各項工作的負責人及聯絡方式;
8.支付各項定金的時間表;
9.表演者的邀請及確認;
10.禮品、胸花、指示牌、胸卡;
11.會務照片及錄像資料的製作和贈送。
在檢查準備工作的時候,關鍵點是:圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客户年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結算環節,關鍵是在活動進行過程當中,要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言,酒店的各項預定都有保證人數的要求,在預計人數的5-10%以內,酒店是可以靈活處理的。總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的,預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。
會議接待流程
一.會前:
1.與我社洽談
2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。並制定完備的會
議預案書給會議方
3.確定方案,簽訂合同,預付定金。
二.會中
1.會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺
放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到台、指示牌等。
2.會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。
3.會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。
6.會議旅遊:旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。
7.會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8.會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文祕服務及相關服務。
三.會後
1.結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及説明,專人與客户進行核對並結帳。
- 文章版權屬於文章作者所有,轉載請註明 https://wjfww.com/wenmi/mishu/q04j3m.html