行政部工作流程大綱

行政事業部事務工作流程 一、 辦公用品領用 1、領用人根據有關辦公用品清單及實際需要（見附表1），向本部門兼職內勤提出申請，由內勤統一向行政部簽字領取。 2、辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請後統一採購，特殊物品採購由部門領導及主管副總簽字同意後另行購買。 3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放辦公用品，並在下一期預算中扣除超出部分。 4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單並簽字。 5、公司辦公用品每月1日、15日發放2次，其餘時間如急需領取辦公用品須部門經理簽字確認。 二、 印籤管理 1、公司印章刻制均須報總裁批准，由行政部憑公司介紹信統一到公安機關辦理刻制手續。 2、下屬企業和部門根據實際需要申請刻制內部或對外用章，但須經總裁批准。 3、各部門印章由各部門指定專人負責保管；印章使用及保管須有記錄，不能委託他人代管。 4、用印人填寫用印登記簿，註明用印事由、數量、申請人、批准人、用印日期。 5、經分管副總裁在該表上籤批後方可蓋印。 三、 複印 1、公司所有複印文檔工作原則上由行政部統一負責，未經行政部確認，各部門不得私自拿到公司外複印。 2、複印操作人應自覺在行政部複印管理台帳上登記。 3、複印用紙、用墨費用根據實際用量每月隨辦公用品攤銷，複印機維修費用根據比例每季度攤銷。 4、如行政部發現複印操作人未填寫複印數量或數量不符，除責成其重新填寫外，將限制該部門使用複印機,直至落實責任及相關處罰。 5、任何人不得利用公司機器複印與工作無關文件，行政部一經發現，有權根據公司有關規章制度,通知人事部進行處罰。 四、 傳真收發 1、公司與外界聯繫需對方發送傳真時，儘量要求對方註明本公司具體收件人，以便行政部及時分發。 2、行政部收到傳真後，在傳真接收台帳上登記，並負責通知收件人及時領取及簽字確認。 3、行政部每月或每季度根據傳真使用比例攤銷費用至各部門。 五、 信件收發 1、 公司所有收發管理工作均由行政部統一負責。收發業務範圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發送、登記，以及特殊文件資料的遞送。 2、 收發人員須根據相關文件資料填寫收件登記簿、發文登記。 3、 收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。 4、 對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，並及時通知個人簽字領取。 5、 對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。 六、 名片管理 1、 公司名片格式統一化，由公司行政部依據企業形象規劃並聯系印刷業務。 2、 印製名片申請者填寫名片印刷申請單，經部門領導簽字後交由行政部負責印製。 3、 名片印製前需確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯繫辦法等需確認無誤。 4、 公務、客户名片須在公司內作為共享資源。 5、 自確認名片內容起，一週內到行政部領取。 6、 名片印製費用每季度攤銷一次。 七、 公司設備申請流程 為加強我公司固定資產管理，規範管理工作程序，提高資產的使用效率，杜絕浪費；參照《行政事業單位國有資產管理辦法》（國管財字【XX】32號）規定，結合我公司實際情況，特制定我公司設備申請流程： （一）原則： 講究計劃性和成本效益，以物質資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成： 1. 配發過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據，而不是單純的級別； 2. 要考慮實際可能的收益（對工作的推動），而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上； 3. 要使庫存保持合理的限度（基本上無閒置的資產），注意提高資金的有效利用率。 （二）、具體流程: 1．各部門根據各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求（內容具體翔實、理由充分），經部門經理和分管副總簽字同意後，抄送給行政部。 2．行政部根據各部門現有的設備資產情況對申請進行核實，並對各部門要求從真正的客觀需求出發，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見（調撥或購買）。 3．如果採取“ 調撥 ”程序，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認後實施； 4．如果採取“ 購買 ”程序，行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財務審批流程暫行規定”（蘇股財字〖02〗第003號）有關規定具體執行。 5．採購由行政部統一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節約。設備採購結束後統一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產登記後，由各部門登記領用，責任到人。 6． 所有資產在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，並在部門設備管理員處登記。 八、

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