酒店行政管理條例

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呈文管理規定

為使酒店各部門行文規範化，提高整體辦公效率，特做如下規定：

一、 呈文文字表述應準確、簡練、通順、標點正確。

二、 呈文專題專用，一文一事，內容明確。開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領導酌定。

三、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經理負責核稿。並在部門領導意見一欄，寫出部門的具體意見。態度要明朗，簡明扼要，最後簽名並註明時間。

四、 呈文格式包括：呈文文號、呈文題目、主管領導批示。呈文內容書寫要符合規範。文號不得重複;呈文題目簡明扼要，高度概括;主管領導名稱不得襲用“酒店領導”的簡稱;在主管領導名稱後，另起一行書寫請示報告的主要內容;末尾簽署呈文部門及時間。

五、 各部門負責人作為核稿人，不僅要對呈文內容審核，而且要審查呈文格式是否規範，對呈文負全面責任。

六、 各部門呈取文，需嚴格辦理收發文手續，寫明收發文時間、文稿內容、收發人姓名。若手續不全，總經理辦公室有權不負責遞送。

七、 各部門送來閲批的文件，總經理簽發後兩個工作日內發出。

八、 呈文程序：

在呈文本上登記

各部門呈文 行政辦 主管領導

在收文本上登記

不按上述公文傳遞程序越級呈文，行政辦將予以退回。

行文管理制度

一、 以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經部門經理審閲後，送總經理辦公室核稿並請總經理簽發。

二、 繕印的文件均由擬稿人負責校對，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經理辦公室校對。打字、校對人均在原稿上籤注姓名、日期。

三、 經修改後的稿件，如字跡潦草，塗改較多，模糊不清的，應由原擬稿人謄清後再打印。

收發文管理制度

一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷燬等程序。

二、 酒店的收文，由檔案祕書籤收登記，總經理的收文由酒店總經理簽收，屬酒店領導親收件，一律交收件人親自拆封。

三、 公文登記後，由行政辦公室根據總經理的指示，轉交各位領導傳閲，如需轉交有關部門閲辦，應由檔案祕書送交，並經登記、簽收後才可送交。

四、 閲讀文件應按規定範圍，祕密級以上文件須到行政辦公室閲讀。因工作需要借閲文件應辦理手續，用完後及時退還，祕密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。

五、 各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

六、 公文辦完後，應根據文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年文件應於第二年第一季度移交完成。

七、 各級管理人員調動時，應將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送行政辦公室登記保管。

八、 沒有存查必要的公文，經過鑑別和主管領導批准，由行政辦公室定期銷燬，銷燬祕密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，祕密級以上文件，不準作廢品處理，一律集中按有關規定處理。

印章管理制度

一、印章刻制

刻制印章是印章管理工作的一個重要環節。酒店需刻制新印章須報總經理批准;酒店各部門需刻制新印章，要寫出報告，並附上新印章的名稱、式樣和規格，報經行政辦公室批准，方可到當地公安部門申請刻制。新印章要做好戳記，並留樣保存，以便被查。啟用新印章，應選擇好時間，並提前向有關單位發出正式啟用印章的通知。

二、印章保管

酒店的行政印章和總經理的私章，由總辦統一保管，並有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管。未經領導批准，印章保管人不得委託他人代管印章，並不得攜帶出辦公室使用。

三、印章使用

印章使用要做到：嚴格手續、認真審閲、詳細登記、蓋章正規。印章使用必須經批准，其權限可分級掌握。使用部門的印章，需經部門領導批准;使用酒店印章，須認真填寫用印申請表，並附有關材料，經主管店領導審批後，方可使用印章，並進行登記，店領導不在時，授權總辦主任核准。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請並附有關材料，經部門經理批准並報酒店領導審批。

四、印章停用

由於機構變動或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用，按規定進行清理，並將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統一保管，同時辦好移交手續。屬於個人的印章應退給本人。經報請總經理批准後，按規定將停用印章存檔或銷燬。

檔案文件借閲管理制度

一. 借閲檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閲登記手續，祕密級以上檔案文件必須經酒店領導批准方能借閲。

二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閲看，未立卷的文件及資料可借出。

三. 文件、資料借閲期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。

四. 借閲檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、複印、攝影、轉借或損壞，否則按違反《保密法》追究當事人的責任。

五. 借閲的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告領導。

六. 外單位借閲檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批准後方能借閲，但不能帶離行政辦公室。

七. 外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審核、簽章後才能帶出。

介紹信管理制度

一.介紹信種類

1.信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達較為複雜內容。

2.存根介紹信：用這種介紹信主要是用於介紹某人到何處辦何事的一個憑證。這種介紹信的存根要歸檔，保存期五年。

3.證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經歷或者有關事件的真實情況的專用書信。

二.介紹信保管與使用

酒店介紹信一般由人事部祕書負責保管和開具，開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜需由部門領導簽署意見後，報經主管店領導審批;一般事宜需由部門經理簽字，人事部經理審批，方可開具介紹信。嚴禁開出空白介紹信。

辦公用品(設備)領用管理辦法

為了進一步加強酒店辦公用品(設備)的申購領用管理，降低辦公成本費用，根據有關財務規定和本酒店當前實際情況，特制訂如下辦法：

一、 酒店辦公用品(設備)由總經理辦公室統一購買及發放。

二、 各部門領用辦公用品(設備)需填寫“辦公用品領用單”，經部門經理簽字認可後，到人事行政部領取。

三、 人事部根據各部門領用情況，對無庫存的辦公用品(設備)進行申購，填制酒店申購單，列明品名、規格型號及數量，並向供應商詢價。經財務部經理審核、總經理批准後，方可購買。

車輛管理規定

( 暫 行 )

一、 公司辦公用車由總辦統一調派。

二、 各部門每日上午9時，將當日用車計劃填寫“用車申請單”，註明目的地、事由等，由部門經理簽字後，交總辦統一安排。臨時用車也應填寫“用車申請單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請單如無部門經理簽字，總辦有權不予做派車安排。特殊情況除外。

三、 總辦接到申請單後，開具“派車單”給相關駕駛員。駕駛員在接到“派車單”後方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。

四、 駕駛員完成出車任務回到單位後，應立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。

五、 駕駛員在無出車任務時，應在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。

檔案管理制度

一、 酒店檔案

酒店檔案是酒店在經營管理活動中形成的，具有保存價值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。

酒店檔案管理機構

總經理

總辦文員

各部門兼職檔案管理員

1. 文件立卷

1.1文件立卷

即對酒店在工作中具有存查價值、處理完畢的文件材料，系統、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時調用參考。

1.2文件立卷的原則

按照文件形成的自然規律，保持文件之間的歷史聯繫，反映酒店工作活動特點和真實面貌，以利於加強酒店文件的保管和參考利用。

1.3文件立卷的範圍

1.3.1 重要的會議材料，包括會議通知、日程安排、工作報告、重要講話、會議記要或決議、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等;

1.3.2上級發來的與酒店業務有關的決議、決定、指示、條例、辦法、計劃、規劃、批覆等;

1.3.3 酒店向上級單位的正式發文，包括請示、報告、計劃、各類統計報表等;

1.3.4 酒店及各部門在接待賓客工作中的各類重要計劃、安排、記錄、總結，以及營業收入、創匯等統計材料等;

1.3.5 酒店與有關單位及不相隸屬單位協商工作的往來文書，以及簽訂的各類契據，如合同、協議書等;

1.3.6 酒店各級管理人員的任免書，職工勞動、工資、福利、教育培訓、考核及獎懲等方面的材料等;

1.3.7 酒店財產、物資、檔案交接的憑證等;

1.3.8 酒店籌建或更新改造、設備設施大修一系列工程往來的文件、資料等;

1.3.9 酒店的大事記錄，反映酒店重要活動的剪報、錄音、錄像、照片等;社會有關部門、單位發來的要求酒店共同貫徹執行和橫向協作的有關文件、材料等;

1.3.10 重要投訴及其他信訪工作的材料等;

1.3.11 重要的業務電報、電傳、傳真及有關經營管理而撰擬的各類條據等;

1.3.12 其他與酒店有關的重要書面材料或資料等。

2. 檔案的收集

2.1 各部門隨時收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經檢查齊全後，整理歸檔。

2.2 各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文書檔案的日常收集、管理、監督及檢查。

2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。

2.4 電腦檔案分別於電腦硬盤和軟盤內保存，機密文件加設保護密碼。

3. 檔案的分類

3.1 按事宜分類：即按文件內容所涉及的具體事宜或工作進行分類。

3.2 按時間分類：即按文件形成的時間進行分類。

3.3 按收、發文單位分類。

3.4 按酒店部門設置分類。

4. 檔案的編號

4.1文件編號

各部門對本部門發出的文件(發文、會議紀要等)，採用部門代碼+文件類型+日期+序號進行編號：XXXXXXX。機密文件還應按密級標明“機密文件”、“絕密文件”。

酒店部門設置及代碼如下：(英文開頭字母)

行政辦 EO

財務部 FC

營業部 MS

人事部 HR

工程部 EN

保安部 SE

前廳部 FO

房務部 HK

餐飲部 FB

4.2案卷編號

對已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進行編號。

5. 檔案的整理

5.1 檢查文件

認真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。

5.2 文件排序

每類文件可按文件形成時間順序、重要程度或工作程序等進行排序。系統排列後，應用阿拉伯數字統一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。

5.3 編寫案卷標題

5.4案卷標題反映該類文件的自然聯繫與共同特徵，要求嚴謹，文字通順、扼要。

5.5 填寫案卷目錄

案卷目錄包括順序號、文件標題、文件編號和日期等。

5.6 填寫案卷封皮

案卷封皮的項目包括單位名稱、案卷標題、卷內文件材料張數、起止日期和保管期限等。

5.7 案卷裝訂

案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和複製;裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。

5.8 案卷歸檔

裝訂後的案卷，應按照年度進行排列，統一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。

6. 檔案的保管

6.1 涉及經濟的檔案，如合同、協議書、保證書等(原件)檔案由財務部統一保管;硬件設施使用説明書或操作手冊(原件)檔案由工程部統一保管，其餘檔案由總辦統一管理。

6.2 檔案室應做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高温、防強光等措施。

6.3 每年對檔案進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案的安全。

6.4 對於已失去作用的檔案要進行銷燬。銷燬檔案要經過認真鑑定，確定銷燬的檔案材料必須列冊登記，送總經理審批後銷燬。

6.5 銷燬檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。

7. 檔案的借閲

7.1 借閲檔案，必須在檔案借閲登記簿登記後方可借閲;機密級以上的檔案文件須經總經理批准方能借閲。

7.2 借閲期限不得超過兩週，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。

7.3 借閲檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、複印、複製、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。

7.4 借閲的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告檔案管理負責人。

7.5 外單位借閲檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批准後方能借閲。但不能帶離檔案室。

7.6 外單位摘抄檔案材料，應經總經理同意;檔案管理負責人應對其摘抄的材料進行審查、簽章。

各辦公室操作手冊

1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理(商務中心)

1.1. 傳真操作

1.1.1. 打入的傳真/電子郵件

必須要記錄接收日期及時間、傳真機或電子

郵件地址，以便收件人直接簽收。

1.1.2. 因公務而發出的傳真/電子郵件：

1.預備消息內容。

2.校對訊息內容及資料，確保以最短時間發出準確的消息。

3.查明對方(接收者)姓名、職位、機構、地域(國家或城市)名稱、傳真機號碼或郵件地址。

4.待部門經理批閲簽字後，方可發出。

5.跟催有關消息發出後打印副本，作為存檔之用。

1.2. 電話操作

員工在電話裏的良好談吐、得體應對是替酒店建立良好形象的重要一環。

1.2.1. 接聽外來電話

1.聽到電話鈴聲，立即接聽。説出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。

2.表現友善及樂於幫忙的態度。

3.不可使用俚語，更不可粗言穢語。

4.通話內容均須保密不可外涉。

5.不要讓對方等候太久，必要時請他(她)留言以便回覆。

6.應隨時預備筆及記事簿。

7.當你不在辦公室時，應通知總機或其他同事代為接聽。

8.要找尋資料而須對方等候，應通知對方所需的時間，讓對方決定繼續等候抑或稍後再聯絡。

9.若對方因任何理由被轉錯電話，應儘量幫助他(她)轉到正確的部門、內線，

轉回總機。

10.若談話中斷，應把聽筒放回，等待對方再來電。

11.若對方要找的人不在，應詢問對方：

A)可否轉到辦公室中其他同事處理;

B)記下對方姓名、電話、公司名稱，有待回覆;

C)請對方稍後再來電。

12.確保上司不會被不必要的電話騷擾。

記錄留言的要點：

A)接聽日期及時間

B)被電訪的人是誰

C)對方的姓名、電話號碼(及內線)及公司名稱

D)留言(消息)內容

E)複述一遍有關資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息

F)最後，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來後能即時知道。

1.2.2.打出電話

1.認定電話號碼無誤。

2.接不通電話應稍後片刻再打。

3.對方接聽後，你應説出要找誰人或內線號碼。

4. 若屢次接不通，而你的電話機操作正常，應將接通工作交予下屬初級員工負責，以免浪費你寶貴時間。此外，可透過電話房查詢對方電話是否失靈。

5.在打出電話前，應記下通話內容要點，以免遺漏某一部分而要重打，對方也會欣賞你的工作效率。

6.談話中斷，應由你負責重打電話，繼續通話內容。

2. 辦公室文件處理

2.1.檔案系統、分類、取閲

檔案儲存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時第一時間可找尋得到。

2.1.1.設立檔案系統必需合乎下列七大原則：

1.操作簡單、快捷

2.必須易於翻查

3.考慮文件的數量、大小及性質

4.只存放最新的資料

5.能配合日後擴充的需要

6.所佔空間大小適中

7.防火及防盜(例如存放法律文件)

2.1.2.分類大致可分為：

1.按筆劃、字母來分類(優點：可作無限的擴充)。

2.按項目來分類，而項目的先後次序也用筆劃來區分。

(優點：同類型的事情集中一起，方便查閲)

3.按地區(國家、城市)來分類。

4.以編號(代碼)代替名稱存檔。

5.採用索引卡可快捷準確地找出資料，以找尋編號檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。

2.1.3.順序存檔

適用於每個檔案之中，按日期先後存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面。

2.1.4.檔案儲放的形式

1.直立式

2.橫放式

3.圖表

4.盒裝

5.待處理文件

6.微型膠捲

2.1.5.取檔記錄卡

為省卻追尋被取出或外借檔案的時間，“取檔記錄卡”可協助索回檔案。

每次取出文件後，把該卡放入填補空位。卡有：借件人姓名、部門、借

出日期、答允歸還日期、借件人及經辦人簽署，方便日後追尋。取檔記

錄卡宜用鮮明顏色紙製成(例如紅色)，卡紙標題應高出其他檔案，令

人一目瞭然，容易跟催。

** 每次外借檔案均須獲得直屬上級同意才可辦理

2.1.6 跟催檔案

為確保按時處理任務，而且不會有所遺漏，這個檔案非常有效。檔案以

一年十二個月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成

字條，放在預定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這

檔案，便可作出當天應做的“跟催”工作。

2.1.7 存檔的一般守則

1.按檔案系統把文件分類、集中。

2.把文件放在正確的檔案內。

3.存檔時按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。

4.為避免檔案堆積，應將過時的或現時不需要的文件與其他的分隔。考

慮將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔

案中記下那些文件所屬的舊檔編號、名稱或存放位置。“舊檔案”也

須按放妥當及分類，方便日後翻查。

5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在

取去文件的位置。甚至整個檔案亦須使用此卡。

6.如無足夠資料來建立新的檔案，應把這些文件集中在“雜項”檔案中。

7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個途徑，應把有關資料分別記在不同的

索引卡上，加快翻查速度。

例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS”，應記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS

(即C，B，及J字)索引卡上。

8.每天存檔令你的檔案儲有最新的資料。

9.放置檔案或索引卡應遵守下列原則：

A)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。

B) 若公司名稱包含姓名，例如LEONARD WHITE AND COMPANY，

應將此檔案放在“W”(WHITE)檔中。

C) 若公司名稱包含多個人名，取其第一個。例如： “MESSERS MAY，JONES AND JENKINS”應放在“M” 檔中。

D)若公司名稱包含“THE”字，可省去。例如：“THE HIGH PRESSURE TOOLS LTD”應放在“H”(HIGH)檔中。

文件應在存檔前作分類，一個分類架(或分類盒)實在合用。它可以是按筆劃多寡(或英文字母先後)來分成多格，幫助應付大量文件存檔。

10. 酒店內部各部門間的溝通，其中一個主要方式為來往之備忘錄，所

有經行政部發出之信件，備忘錄應有一影印本存放於獨立的總檔案

內，此外，亦須影印一份存放於有關該事項或該部門的檔案內。

3. 處理郵遞文件

3.1.1外來的信件

處理外來信件需要系統並有效率，以求儘快送到收件人手中。

1. 把商業信件與“私人”信件及“機密”文件分開。

2. 用開信刀或開信機拆信，並確保文件完整。

3. 打開信件，如有附件，將它一併釘裝。

4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。

5. 到掛號郵件，須在郵局的收據上蓋印、簽署。

6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財務部進一步工作。

7. 把信件連同信封分發到各收件人。

8.“私人”及“機密”信件應原封送往收件人。

9. 收到資料不全的郵件，例如沒有註明部門，或只寫上人名及地址等，應向前廳部或人事部查詢。

3.1.2 行政辦祕書必須把其上司的信件細閲，然後指出重要的部份，節省其上司的閲讀時間。信件中會提及幾個有關事項而需要知會不同部門，則可以下列方法處理：

1. 把文件傳閲各有關部門

2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負責傳給其他。

3. 影印該文件送交各部門

3.1.3 發出的信件

由祕書預備好發出的信件：

1. 交給其上司簽署。

2. 檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)

3. 核對信件與信封所寫的收件人是否無誤。

4. 摺起文件放入信封內並封口。

5. 由於酒店部門眾多，應在信封上當眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號，方便信差計算各部門郵費及日後退件處理。

6. 集中所有發出的郵件，交由商務中心統一寄出。

7. 計算信件重量，記錄郵費。

8. 將一般信件與掛號、特快、航空郵件、包裹等分開，並且填妥所需的表格或報關表等。

3.1.4 中央信箱

1. 設置在各辦公室職員容易到達的地方。

2. 信箱尺碼宜於可放置標準信件。

3. 每部門一格，設一格較大的來放置寄出的信件。

3.1.5內部信封

使用內部信封,可節省傳送內部文件的成本。

4. 複印文件

4.1 複印

複印操作的要點：

1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費。

2. 各部門自帶複印紙張。

3. 正確地擺放正本，使影印之副本(無論文件或圖形)合理工整。

4. 按需要可將文件縮印，節省儲存空間。

5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。

6. 勿浪費不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機密文件，應立刻銷燬。

5. 出外公幹的安排

5.1 出外公幹主要涉及公幹人員的交通、住宿的安排。

1. 查詢預計出發、回程日期、目的地、公幹人員正確姓名。

2. 查詢航班時間表及到達時間，以配合預計行程。

3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯繫。

4. 若不能符合預計中的安排，應儘快知會公幹人員並落實修改行程與否。

5. 當所有安排確實後，儘快安排付款及取票。

6. 準備明細行程表給公幹人員備用。

5.2. 住宿安排

在訂房之前，應考慮酒店地點是否接近探訪的機構,交通方便,價格適中。

酒店訂房應提供的事項：

1. 入住公幹人員的姓名

2. 入住及離店日期

3. 入住人數及房間數量(基本為雙人標準客房)

4. 到達及離開時使用的交通工具及詳細資料

5.若正值旅遊旺季，應在訂房時確保房間的預定。

6. 説明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進一步聯絡。

5.3. 行程表

行程表是預先對公幹期間的安排及把需確認的事項列明，使其上司能利用有限的時間作出最大的利益。當編制行程表時請注意以下各點：

1. 行程表應方便隨身攜帶及翻閲。

2. 大城市通常有多個火車站(機場或碼頭)，儘可能安排在同一地方進出境。

3. 留意交通工具的時間表，隨時更新資料。

4. 留意各地時差，正確説明離境及到達目的地的當地時間。

5. 在公幹期間，應花最短的時間在交通上。

5.4. 計劃海外公幹

蒐集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作

時間等。入境方面則查詢有關護照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習慣等;酒店及餐廳;郵務、電話及電訊設施;經濟發展、進出口貿易條例、政府及工商機構、商務法則等。

1.公幹費用：按已批准預算案向財務部申請公幹費用，兑換目的地流通貨幣。

2.其它事項：

-預備當地的地圖或交通圖

-確認交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情

-製作行程表，內容包括酒店、約會、會議日期、時間、地點、聯絡電話等。

-若其上司出外公幹，出發前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。

6. 辦公室文儀器材

6.1.計算機

操作計算機須先練習指法。

1. 保持機器清潔，用幹抹布擦試。

2. 清潔鼠標內壁。

3.將計算機移走時應先關掉電源，並以機背為重心。

4.切勿把計算機放近熱源。

5.切勿把計算機放進通道，容易被人碰倒。

6.計算機操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當調正。若修正無效或理由不明，應停止使用及通知維修人員。

6.2.碎紙機

舊檔案或機密文件初稿不適合留存在辦公室內，應利用碎紙機第一時間把它們毀滅，將紙張放在機內切成條狀或碎屑。

6.3.訂裝機

為配合大型工商機構的需要，例如內部預算、計劃書，可能有數十頁紙之多，小型訂裝機便甚為全用。由於訂裝機款式形形種種，操作按個別種類而定。

7. 輔助記憶材料

為求部門運作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須採取下列輔助工具作記錄及跟催。

7.1.日誌

使用日誌要點：

1.不確定之項目可用鉛筆記下，方便更改。待確定後可用原子筆、墨水筆記下。

2.在有關日期之欄內記下時間，會面者之姓名(及公司名)、地點及話題。

3.遇上西式社交場合，應記下酒會時間及有關衣着服飾提示之類。

4.每天約會須按時間先後(分上、下午)記下。

5.一天工作開始，應先看日誌，預備其上司的約會、備好會議所需要的文件。

6.一天工作完畢，確定日誌上每一事項都已辦理，沒有遺漏。

從日誌談到安排約會應注意的事項：

1.記着其上司日常的工作，避免與會面重疊。

2.當其上司須外出會客，預留一些花在交通上的時間。

3.若來訪者約會在其上司參加會議之後，應先向前者解釋有可能延遲散會。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會議的進行。

4.約會通常以電話聯絡，掛線後應補發信確認談話內容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日誌內。

5.記下來訪者的姓名、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會可與他(她)聯繫。

6.遇上社交場合須攜伴出席，確定其上司的伴侶(女伴)是否有空才作回覆。

7.2.約會卡

其上司可能一整天在外會面及拜訪，不方便攜帶日誌，這時便可替他預備一張約會卡。把當天約會卡連同有關文件放在他的桌上。

7.3.任務表

綜合所有工作的清單，內容包括：記錄日期、任務內容、預計完成日期、實際完成日期等各項。

7.4.年志

一頁年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計。便於全年事項一目瞭然，易於系統籌備。

8. 會議

會議是一個機構內不可缺乏的溝通方式。

8.1.議程

議程是有次序地列出會議中所要進行的項目。此外還有會議日期、星期、時間、地點。議程在會議前七至十四天發給出席者，令他們早作準備。每次會議日期在每一年度開始便已決定，並在上一次會議終結時重申。

議程由行政辦經理製作，內容除了包括上次會議仍未解決之項目外，行政辦經理應諮詢其上司其他新的事項。

會議主席議程

會議主席議程有別於一般議程，它包括會議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點。

8.2.在會議前後總辦主任的工作：

會議以前

1.諮詢會議主席，預備議程並分發各與會者。

2.預備會議主席議程

3.預留會議場地(會議室、會客室或其他指定地點)

4.與會者若有任何動議或對議程中項目有重點意見，但因任何理由不能出席，應預早以書面列明有關事項，讓行政辦祕書轉交會議主席在會上提出。

5.集中各項用品：

1.文具、紙張

2.議程副本

3.上次會議記錄

4.有關議題的文件、檔案

5.出勤記錄

6.名牌

開會當天

1. 提早到達會場，帶備文具、文件、出勤記錄等。

2. 若有需要，在會場通道放置指示牌。

3. 安排座位，放上名牌。

4. 派發紙張。

5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。

6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。

7. 讀出上一次會議記錄、缺席者通知書及其他信件。

8. 提供討論事項的文件。

9. 詳細記錄會議過程內容、動議者、和議者及投票結果。

8.3.會議結束

1. 確保所有文件已帶回辦公室。

2. 草擬會議記錄待會議主席批閲。

3. 將批閲後的記錄整理，並分發各出席者。

4. 預備議決後的跟催文件。

5. 把第4項及會議中使用的文件存檔。

6. 把下次會議日期記在日誌中。

8.4會議記錄

會議記錄必須小心保存，每一項議決都是日後執行及參考的依據。它是一項永久的記錄，亦有其法律效力。

會議記錄包括跟催上次會議內容、是次會議事項、下次會議的日期、時間及休會時間各項。