OA管理規定

辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。下面是本站小編為你整理的OA管理規定，希望對你有用!

OA管理規定

1.目 的

為適應公司業務發展的需要，更好地保證公司文件的傳遞，在方便工作實現無紙化傳輸、搭建交流和共享平台，着力提升辦公效率和公文質量，厲行節約的原則。

2.適用範圍

本規定適用於公司所有電腦及部門員工。

3.職 責

3.1網絡管理員負責對公司所有OA辦公系統用户信息進行統籌管理，對所有使用人員進行登記、造冊備案，並進行系統維護、升級、改造、更新。

3.2OA辦公自動化系統登錄密碼由使用者妥善保管，密碼不得告訴他人。

3.3在使用中發現OA辦公自動化系統漏洞與故障及時報網絡管理員由網絡管理員及時維修。對於發現系統漏洞未報網絡管理員，私自利用漏洞修改OA辦公自動化系統造成系統無法運行者追究其法律責任。

3.4公司各級領導及全體員工必須愛護和正確使用OA辦公自動化系統，保證OA辦公自動化系統和正常運行。(注：本規定適用於本公司所有OA辦公自動化系統的使用者)。

4.定 義

5.程 序

5.1 OA系統不能100%保證數據安全，公司員工在OA辦公系統上的數據必須在本機上留有備份。網絡管理員每週五對OA辦公系統進行備份。

5.2公司員工根據其工作性質允許申請管理權限，統一報行政部經理批准後由網絡管理員統一更改，私自修改、破壞、破解OA辦公系統權限追究其法律責任。

5.3 OA辦公軟件各部門必須每天早上8點前上線，網絡管理員不定期檢查，如發現沒有上線考核1-2分。

5.4 OA辦公系統具體管理要求

5.4.1“我的辦公桌與桌面”是把菜單中幾項比較常用的功能，醒目地列在操作區內，方便用户操作。 桌面上的所有模塊由網絡管理員統一設定，公司所有使用人員均可查看使用。

5.4.2桌面網絡硬盤代替原有共享文件夾內容，其主要內容包括制度、工作流程、表格、會議紀要、證書、工程通報共計六個文件。

5.5權限

5.5.1行政部網絡管理員統一管理，制度、工作流程、表格、會議紀要、證書上傳時必須經行政部經理審核後方可上傳。遇下發新文件時，半日內更新完畢。文件名稱統一規範為：序號+文件名全稱+年月日(例：01關於借款及各項費用報銷管理規定090515)。

5.5.2工程通報由銷售公司文員直接上傳，由銷售公司建立月份文件夾，按月上傳通報，文件名稱規範例：0905092(20xx年5月份第92號文件)，如有附件加-1分。銷售公司將簽字後通報20分鐘之內上傳OA辦公系統。，

5.6便籤

便籤為公共部分，所有使用者均可使用，目的是為了避免忘記或漏辦事宜。

5.7公告通知

5.7.1公告通知指公司內部及各部門下發各類通知，分為兩大類：一類為全體員工都可查看的，一類為指定人員查看。

①全體員工都可查看的，由行政部統一發布，由行政部經理審批後方可上傳。

②指定人員查看的，由各部門經理提出申請，經行政部經理審核批准後，共享查看權限後上傳，其文件方可顯示指定用户和全體用户公告通知欄中。

5.7.2內部郵件

①內部郵件全體使用人均可發佈，接收人只能查看，不能複製、修改。

②在發佈郵件時，針對發件人進行發佈，可添加一個收件人或多個收件人，依據實際需求選擇。郵件主題必須寫明郵件名稱，郵件內容一欄中要簡明扼要，內容清晰。

5.7.3由行政部網絡管理員統一管理企業、國內、外重大新聞，每天上午9：00前更新添加，其添加內容必須經行政部經理審批後方可發佈。文件名稱與標題相符。

5.7.4公共通迅簿是便於員工查詢的工具，直接輸入姓名便可查詢，財務、總經辦人員電話不顯示在公共通迅簿中。公共通迅簿由通迅管理員負責管理，及時更新、添加或刪除。

5.7.5今日計劃包含日、周工作計劃。

①由各部門經理審核後上傳。簡明扼要寫清計劃名稱、發佈範圍、日周工作計劃參與人員、負責人及批註人員，明確計劃開始與結束時間，在計劃類型中選擇正確計劃類型。在計劃內容中詳細填寫計劃參與人、參與時間、以及工作內容、時效等。並通過內部短息提醒工作計劃參與人員與批註人員。

②日工作計劃上傳時間為：每天上午9：00

③工作計劃查看權限，權限為可查看公司各部門工作計劃及工作計劃批註。

5.7.6內部短消息

內部短消息便於內部溝通的平台，所有使用者均可發佈，接收人可依據需求選擇一個或多個。

5.8辦公用品

辦公用品由行政部倉庫保管員統一管理，所有使用者隨時可查詢相關辦公用品現有種 類、數量，每週二由倉庫保管員統一發放所需物品，辦公用品信息錄入由行政部倉庫 保管員統一錄入，倉庫保管員及時更新信息。

5.9圖書管理

圖書管理由行政部統一管理，所有使用者隨時可查詢相關圖書信息，如需借用，可直接到相關部門直接辦理借閲手續。各類書籍錄入信息由行政部統一錄入，隨時更新，分類錄入。

5.10車輛

車輛管理由行政部經理統一管理，所有使用者均可查看車輛使用申請情況，如需申請使用車輛可提前半日在車輛申請欄填寫準備使用車輛車號、用車部門、用車人、起止時間、目的地、部門審批人以及車輛使用事由，先交給部門審批人審批，再由行政部經理審批。行政部經理根據車輛情況審批後發內部消息通知。部門經理用車可不填寫部門審批人一欄，直接交與行政部經理審批。公差外出用車5天以上者，部門審批人一欄填寫總經理由總經理審批後車輛管理員方可派車。

5.11人事(培訓、在線考試、人事檔案)

5.11.1人事檔案為公司員工電子備檔資料，包含員工入職、轉正、離職等重要人事資料由人力資源專員專人管理。其他人員均無權查看。

5.11.2培訓信息管理由人事專員統一管理錄入培訓信息，所有使用者均可查看學習培訓信息。

5.11.3在線考試試題由人事專員統一管理錄入，可實現在線考試。所有使用者均可在制定時間參加在線考試。

5.12信息交流內部討論區為公司OA辦公系統公共使用討論區由網絡管理員統一管理供所有員工討論、學習、交流的平台。

5.13 簽字印章

由網絡管理員統一製作，簽章密碼由使用人自己設定，可實現日常辦公審批、簽字。簽章密碼由使用人自行保管泄露由簽章使用人自行負責。

5.14銷售管理

銷售管理為銷售公司專用欄目包含客户信息管理、銷售信息管理。客户信息由銷售內勤錄入管理。銷售信息由銷售主管錄入管理。

5.14.1權限

①客户信息、銷售信息可查看人員(銷售內勤、銷售主管、銷售經理)，可查看人員如需對外公佈需經銷售公司經理批准後方可對外公佈。

②除以上共有權限外常務副總、總經理擁有權限。

③人事檔案查看權限。權限為可查看公司全體員工人事檔案。

5.15工作日誌查看權限，權限為可查看公司各部門日常工作日誌及工作日誌點評。

OA的五大特性

易用性——沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

健壯性——必須具備超大用户、高併發應用的穩定性。

管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟件必須具備超大用户、高併發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。

堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用併發數的並不是軟件平台本身，而是硬件和網絡速度;也就是説，從理論上講，類似的軟件平台沒有嚴格的併發數限制。

開放性—能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。

管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，並完成必要的關聯性整合應用。 　從技術上看，採用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。

嚴密性——必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。

企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平台，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用户、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用户、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門户功能。

實用性：80%標準化+20%個性化的絕配

實用性——軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理髮展的要求。

現實中，企業一方面需要軟件盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷髮展的過程，所以，企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平台化。

OA軟件設計九大特點

1. “可行性和適應性”

所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衞星!

所謂適應性，是指產品的實施條件和應用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是註定要失敗的。

核心需求的吻合度，是OA價值兑現的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

2. “前瞻性和實用性”

OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統今後功能擴展、應用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目週期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

3. “先進性和成熟性”

先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命週期，但同時，任何創新都意味着小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟件系統、硬件設備、開發工具、軟件產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

4. “開放性和標準性”

數據孤島、信息孤島、應用孤島，已經成為多年信息化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。

如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種操作系統、中間件、數據庫、業務系統及工具軟件進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

5. “可靠性和穩定性”

OA系統裏流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

我們曾對Think系統組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時在線時，系統登陸(包括整個主界面加載)不大於8秒。數據瀏覽不大於8秒;數據查詢不大於8秒;數據統計不大於15秒。

我們還對Think產品，運行在IBM服務器上的穩定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障運行時間：大於10000小時;可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上;穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行

6. “安全性和保密性”

OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此係統應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的權限控制等以確保系統的安全性。

其中，採取的措施包括但不限於以下

平台安全：架構設計考慮安全性要求，平台軟件達到安全設計標準。

應用安全：權限控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。

數據安全：支持文檔安全軟件整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，並且可以等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的應用。

容災備份：支持各種容災的軟硬件設備的使用等。

管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統應用的安全

密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

系統網卡MAC和IP的綁定;支持CA認證、數字簽名加密技術;支持電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支持安全套接(SSL)技術;軟件系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據範圍授權結合;

系統有整體的用户/權限管理體系，可統一進行用户/權限的管理，實現到字段級的查詢、修改、管理權限控制;系統提供用户認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。

7. “可擴展性和易維護性”

為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟件系統的擴展和維護擴展。

因此，在OA軟件系統的開發設計中，需要考慮到應用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的應用與服務模塊。一方面當應用量增加，用户數增加時系統可以平滑增加服務器的方式來支撐新的壓力要求發;一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用户的使用;另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過插件和模塊定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。

在設備選擇及網絡方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬件設備的互連互通;在軟件上支持跨平台和開放數據接口，便於與其它系統軟件互相集成，未來支持與業務系統、門户等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的應用、門户、數據等各層面上無縫連接。

系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，如Think產品設置了系統管理、應用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用户自行進行客户化功能改造，方便用户自行定製界面數據項的顯示;同時在網絡或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網絡系統的抗干擾能力。

8. 八思：“美觀性和易用性”

系統用户界面的設計採用Web2.0用户界面設計技術，界面根據用户需求靈活更改(增強標籤分類特性)，注重用户體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

作為全員應用系統，易用性和用户體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，用户界面簡潔、美觀、友好，易於用户掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。

嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏着度; 提供統一的訪問地址，便於用户使用。在登錄頁為用户提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用户以後快速訪問系統;具備風格一致的友好的用户界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化;

美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。

9. “大併發能力支撐”

作為集團化、多組織、大用户的單位，OA軟件系統的開發設計，應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務器和數據庫服務器分離技術，從而支持數萬用户同時在線和同時操作的能力，不會因為用户數的增長或者信息量的增長，而導致系統響應能力下降。

系統併發能力：通過集羣方式，在技術上沒有併發上限，因此能完全保障用户未來的人員擴張需要。