行政辦公室文員職責大綱

一、辦公室工作職責

黨政工作辦公室是校區實施黨政各項工作的綜合辦事機構，統籌承擔校區的黨政事務、人事、信息、外事、宣傳、檔案、財務、辦公資產等各項管理工作，是學校黨委辦公室、校長辦公室、人事處、宣傳部、財務處、審計處、監察處、外事處、檔案館等部門工作職能的延伸。主要工作職責是：

（一）調研和信息工作

1．根據校區的建設和發展及校領導指定的調查任務，按規定的時間和要求開展調查研究。包括負責收集和聽取師生員工對校區建設和發展，對校區工作管理的意見和建議，並分析整理和上報校區黨委、管委和校領導，為領導決策提供信息依據；負責對校區全面情況進行基礎調研，參與制訂校區工作計劃。

2．收集、整理、儲存校區各方面信息、動態，反饋給校區黨委、管委和有關校領導；建立統計台帳，隨時向校領導和校區領導提供校區各方面的統計資料。

3．制訂校區管理信息系統的發展計劃並組織實施，保障管理信息系統的正常運轉。

4．組織協調校區各單位信息系統的應用，提供諮詢，為校領導和校區領導提供信息服務。

5．做好校區信息網上發佈工作。

6．組織、協調校區的統計工作，完成校區各項統計報表。

（二）協調和督辦工作

1． 根據校區黨委、管委的決定，具體安排黨委、管委的工作日程，有關會議和重要活動。

2． 組織、安排校區的有關會議，做好會議記錄，撰寫會議紀要，並檢查決議貫徹實施情況。

3． 負責檢查、督促校黨委、校長辦公會議以及校區黨委、管委關於校區工作的決議、決定的貫徹執行情況，並及時彙報。

4． 瞭解和催辦、督辦校領導和校區領導限期完成的工作任務。

5． 根據校黨委決定和校長指示，會同黨委辦公室、校長辦公室安排、籌備和組織校區主要會議、重大活動。

6． 協調校區各單位之間的關係，做好上情下達、下情上達的工作。

7． 負責組織協調校區外友鄰單位和校區內有關單位共同辦理的綜合性工作。

（三）文祕工作

1．根據領導的指示和要求，負責起草校區工作計劃、總結、報告、決議、通知等文件；組織起草校區規章制度。

2．負責校區公文、電子郵件的接辦和處理。

3．負責校區公文收發、傳遞、呈批、清退、歸檔工作。

4．負責校區各單位以校區黨委、管委名義上報、下發文件內容和文字的審核。

5．掌管校區黨委、管委、辦公室印章的使用。

6．根據辦公室領導的指示，組織與安排辦公室工作會議，做好會議記錄。

7．負責草擬校區節假日放假通知，編印校區節假日值班時間表。

（四）保密和機要工作

1．負責校區機要件的收發，做好校區文件的呈批、傳閲、公佈和管理，按有關規定及時分卷歸檔。

2．根據學校保密委員會的工作安排，在校區宣傳保密法規，制訂保密規章，督促和檢查各單位的保密工作。

（五）行政管理工作

1．負責草擬校區行政管理的規章制度。

2．負責組織安排或協助有關部門做好校區會議、慶典活動的會場佈置工作。

3．負責校區辦公樓、校領導辦公室和公共會議室的管理工作。

4．負責校區辦公設備、傢俱及辦公用品等物資的配備、管理和禮品製作管理工作。

5．負責校區傳真、收發、文印、複印工作。

6．負責校區車輛調度和管理。

（六）信訪和接待工作

1．負責接待、受理羣眾來信來訪和上級領導部門轉來的羣眾來信。

2． 督促和了解批交有關部門處理來信的情況，及時向校區黨委、管委報告。

3． 負責上級領導和兄弟院校領導以及國內外知名人士來訪的接待工作。配合有關領導安排好食、住、行等接待工作。

4． 為校領導到校區開會、工作安排交通車輛，做好接、送、通訊聯繫等工作。

5． 負責校區接待參觀的管理。

（七）宣傳工作

1．根據學校部署，協助學校宣傳部開展校區的理論學習和形勢政策教育。

2．根據學校的部署，開展校區的精神文明建設，建設文明校區，監督、指導校區內的文化活動，確保校園文化的健康發展。

3．配合學校宣傳部做好校區宣傳報道、新聞發佈等工作。

4．做好校區展覽、展示，校區宣傳品、宣傳刊物（專欄）的組稿，以及校區宣傳園地的規劃、建設工作。

5．做好《珠海校區大事記》的編寫工作。

6．負責協調校區各項重大活動攝影、攝像工作，收集新聞媒介對校區的報道、評價情況。

7．協調、管理外單位進校區進行廣告、影視拍攝活動。

8．負責校區郵政管理、公費報刊的訂閲。

（八）人事工作

珠海校區人事管理是學校人事管理工作職能的延伸，珠海校區與學校人事處共同管理校區人事工作。

1．根據珠海校區的建設與發展和總體任務的變化，進行編制計劃的管理。

2．負責校區職工的考核、獎懲、培訓，職工福利，公、事假審批。

3．負責校區職工特區補貼和合同制員工工資的管理。

4．負責校區合同制員工的日常管理。包括組織招聘、勞動合同簽訂、社會保險的投保、申領，工資審核和考核等。

5．協調校區人事與地方有關部門的關係。

6．建立、完善校區人事檔案的管理。

（九）財務工作

珠海校區財務管理是學校財務管理工作職能的延伸，學校財務與國資管理處工作職能延伸管理校區財務工作。

1．負責校區財務收入與支出管理，提高資金使用效益，減少資金成本。

2．參與校區基建項目投資計劃編制，落實資金，負責基建項目投資管理及效益分析。

3．負責校區基建項目工程款項的核算，定期編制基建投資報表。

4．負責財務收支的組織與審批，對會計報表的真實性、合法性和完整性負責。

5．參與校區各項建設的招投標工作，對資金的使用方向、合理性等作出監控。

6．負責校區企業化管理單位的會計核算、會計監督。

7．負責校園卡的管理和發放。

8．發放學生獎學金及校區學生學費催收工作。

（十）外事工作

1．負責與學校外事處的聯繫，協助外事處在校區的外事活動，是學校外事工作職能的延伸。

2．接待來訪的國外及港澳台的團體和個人。

3．協助外事處做好校區外國留學生的有關工作。

（十一）檔案工作

珠海校區檔案管理是學校檔案管理工作職能的延伸。學校檔案館工作延伸管理校區檔案業務工作。

1．負責校區建設、管理、運行中產生形成的檔案材料的收集、整理、立卷工作。

2．負責規劃、協調校區檔案工作，協助、檢查、督促校區各辦檔案管理的執行情況。

二、崗位設置與崗位職責

黨政工作辦公室管理幹部和工作人員由學校派出和屬地招聘。辦公室人事和財務工作是學校人事處、財務處工作職能的延伸。根據學校關於珠海校區管理機構設置要精簡機構、協調運作、按需設崗、一職多能的原則，結合辦公室的工作職責和工作實際需要，辦公室設主任、副主任和祕書、督辦、宣傳、人事、財務、行政管理、辦公室文員、司機崗位。

辦公室管理幹部和工作人員應樹立為高等教育事業服務的思想，要有為建設新校區服務的意識，在本職崗位上做好管理和服務工作，管理育人，服務育人。辦公室管理幹部和工作人員應履行如下共同職責：

1． 在辦公室主任的領導下，負責本職崗位管理工作，做好校區與學校相關部門之間各項工作的上下聯繫。

2． 隨時掌握本職崗位工作的情況，提出改進工作的意見和建議，解決工作中的實際問題，本職崗位工作中的一些重大問題及時向主管領導和學校有關部門反映。

3． 根據工作需要，完成校領導、校區領導和辦公室領導交辦的其他各項工作任務。

（一）主任崗位職責

1．主持辦公室全面工作，負責制訂辦公室的工作計劃，領導並組織完成辦公室各項工作任務和檢查執行情況。

2．搞好辦公室的科學管理，貫徹實施有關規章制度，負責辦公室工作人員的考核工作。

3．定期檢查、總結辦公室的工作，開展評比活動。

4．分管人事、財務、外事、信訪和接待，協調和督辦工作。

5．負責辦公室分管經費的管理和審批。

（二）副主任崗位職責

1．根據領導的指示和要求，負責起草校區工作計劃，總結、報告、決議、通知等文件；組織起草校區規章制度。

2．負責校區調研和信息工作。

3．分管文祕、行政管理、宣傳、檔案、保密和機要工作。對分管的工作提出工作計劃和建議，並組織實施和檢查執行情況。

4．協助辦公室主任搞好辦公室科學管理、貫徹實施有關規章制度。

（三）祕書崗位職責

1．負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作。

2．協助學校檔案館開展校區檔案工作，做好辦公室檔案收集、整理和立卷工作。

3．協助學校國際合作與交流處在校區的工作和活動。

（四）督辦崗位職責

1．負責校區主管校長、校區黨委和管委會祕書的工作。

2．負責校區督辦工作，瞭解和督辦校領導和校區領導限期完成的工作任務。

3．為校領導在校區工作和活動安排交通車輛，做好接、送、通訊聯繫和活動安排。

（五）宣傳崗位職責

1．依照宣傳工作職能延伸管理的原則，協同學校宣傳部做好校區宣傳工作。

2．根據校區工作實際，做好各項宣傳工作。

3．負責校區郵政管理和公費報刊的訂閲。

（六）行政管理崗位職責

1．負責辦公室行政管理工作，做好校區各項活動的會場佈置、辦公樓管理工作。

2．負責校區辦公設備、傢俱及辦公用品等物資的配備、管理和禮品製作管理工作。

3．負責校區傳真、收發、文印、複印工作，車輛調度和管理工作。

（七）人事崗位職責

1．根據校區人事工作職責，做好日常管理工作。

2．隨時掌握和及時彙報校區人事工作的情況，提出工作的意見和建議。

3．建立、完善校區人事檔案的管理，提供編制、人事、勞資、考核等有關材料供領導工作參考，按時彙總完成要求報送的各種統計資料和書面材料。

4．負責校區信訪和接待工作。

（八）財務崗位職責

1．財務室主任：負責珠海校區財務管理工作，編制會計報表；定期向校區領導提供會計信息資料，參與經濟管理、經濟政策制定、財務會計制度修訂、珠海校區預算草案工作；與校區其他各部門的協調工作。

2．財務室副主任：負責日常業務協調工作，及時解答各部門及財務日常事務問題；兼任審核工作。主任離崗時，履行主任崗位職責。

3．審核崗位職責：負責校區基建、事業會計核算工作。嚴格遵守《會計法》，按高等學校會計制度及國家有關經濟政策、法律、法規處理會計事務，做到準確無誤。

4．複核崗位職責：負責審核記帳憑證，檢查記帳憑證是否正確及所付憑證是否齊全，發現錯誤及時改正；負責裝訂會計憑證及會計檔案保管工作；兼任催收學費工作。

5．出納崗位職責：負責每日現金收付，做到每天帳款相符；負責銀行帳收付，包括開支票，登記支票備查簿，定期與銀行對帳，每月初編制銀行調節表。

6．校園卡管理崗位職責：負責校園卡的發放、報失登記；每日核算一卡通聯網各單位收入數，並打印彙總表給審核崗作為記帳憑證附單；負責電算化的培訓、財務軟件開發及計算機維護工作。

（九）文印文員崗位職責

1．及時、準確地完成文字打印、複印、速印工作，認真履行登記制度。

2．負責打印文件、資料的臨時保管，有機密性要求的嚴守機密。

3．負責文印設備的清潔衞生和日常維護保養工作。

4．保持文印室日常環境的乾淨、整潔，有權禁止無關人員進入工作場所。

5．負責辦公用品的保管、發放、登記工作。

（十）辦公室文員崗位職責

1．負責領導辦公室和公共會議室的管理，做好會議、來訪接待的服務工作。

2．負責校區公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送和登記工作。

3．負責傳真件的收發工作。

4．負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。